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Gérer les impressions et les copies

Suivre les usages

Pour envisager le remplacement des équipements et afin de préparer la mise en place d’une politique d’impression il est nécessaire de connaître l’usage qui est fait des copieurs et des imprimantes. La mise en place d’une politique d’impression permet de tendre vers un usage optimisé afin d’adapter les équipements en conséquence.

Un usage maîtrisé permet aussi de réduire l’impact sur l’environnement de l’impression qui a une empreinte carbone importante : l’industrie du papier et des encres sont très polluantes. La compréhension des usages permettra aussi de maîtriser et de réduire les coûts, à titre d’exemple, une impression en couleur coûte 8 à 10 fois plus cher qu’une impression en noir et blanc.

Mettre en place des règles

En s’appuyant sur un logiciel dédié, sur une charte ou tout simplement sur la configuration des pilotes d’impression, la mise en place de règles permet d’appliquer la politique d’impression et ainsi d’agir sur la réduction des coûts et ainsi minimiser l’impact sur l’environnement.

À titre d’exemple, l’impression d’un email en couleur peut être basculé en noir et blanc car la couleur ne représente que peu d’intérêt pour son auteur contrairement à un rapport qui comporte des graphiques et des tableaux. Autre exemple, une impression peut être orientée sur telle ou telle machine en fonction du nombre de pages, afin d’agir sur la rentabilité. Autre levier d’optimisation : il est possible d’impliquer les utilisateurs dans la démarche d’optimisation en les informant facilement et automatiquement du coût écologique ou financier de l’impression qu’ils s’apprêtent à lancer.

Authentification et impression suivie

Pouvoir s’authentifier afin de libérer l’impression sur n’importe quel appareil de la société est sans doute la fonction de gestion des impressions qui se généralise le plus. Cette fonction permet de répondre à de nombreuses attentes des utilisateurs et des administrateurs face à la suppression des imprimantes locales.

Ainsi, en s’identifiant devant le copieur ou l’imprimante pour récupérer son impression, l’utilisateur n’a aucun risque que celle-ci soit récupérée par un tiers ou jetée alors qu’elle est susceptible de contenir des informations confidentielles. La fonction d’impression suivie intervient aussi sur la réduction des coûts puisqu’elle permet de supprimer les impressions « orphelines » qui représentent 15% à 20% des volumes.

L’impression suivie permet d’améliorer la disponibilité des équipements. Si une machine est en panne, inutile de repasser par son poste pour relancer l’impression. Il suffit de s’authentifier avec son code ou son badge sur une autre machine qui se situe à proximité, ainsi il est toujours possible d’imprimer pour les utilisateurs, il est donc inutile de souscrire à des contrats de maintenance ayant des délais de résolution (SLA) très courts et qui sont aussi très onéreux.

Impression mobile et BYOD

Smart phone, tablettes, … l’usage du Bring Your Own Device se généralise dans le secteur de l’éducation, dans les lieux publics et aussi en entreprise. Les utilisateurs veulent pouvoir imprimer à partir de ces appareils. L’impression à partir d’appareils mobiles est complexe à mettre en œuvre et nécessite de prendre en compte de nombreux problèmes de sécurité. La mise en place d’un logiciel de gestion des impressions indépendant des constructeurs de systèmes d’impression permet de répondre à ce besoin tout en s’inscrivant dans une stratégie à long terme.

Système d’impression et conformité RGPD

Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données – GDPR en Anglais), entrera en vigueur le 25 Mai 2018 avec des pénalités très sévères en cas de manquement aux obligations relatives à la protection des données personnelle. Les exigences de la RGPD s’appliquent également aux systèmes d’impression. Le guide RGDP vous aide à vérifier que votre environnement d’impression répond aux critères.

Par ailleurs, la protection du système d’impression passe par la sécurisation de bout en bout du flux d’impression. Un système d’impression non sécurisé est un facteur de vulnérabilité pour votre organisation car d’une part il constitue un point d’entrée pour les « hackers » et d’autre part, les documents imprimés eux-mêmes représentent un risque de perte des données. Le guide sur la sécurité d’impression disponible dans notre hub média vous aide à vérifier si vos systèmes d’impression sont bien sécurisés.

Pour répondre à ces besoins, Bluemega vous propose la solution

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