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Mettre en forme les documents

Suppression des imprimantes matricielles et des imprimantes dédiées

L’impression à partir d’applications métier de type ERP, nécessite parfois l’utilisation d’imprimantes dédiées ou d’imprimantes matricielles, cette situation ne permet pas de mutualiser l’usage des équipements et d’optimiser pleinement les coûts. La mise en place d’un logiciel de capture et de transformation du flux d’impression permet de produire les pages sur des imprimantes bureautiques traditionnelles. Cette solution permet aussi de disposer d’un pilotage évolué des fonctions du système d’impression afin d’utiliser des papiers différents (pilotage des bacs) ou de simplement trier les documents.

Mise en forme dynamique et personnalisée

Les documents de vente (factures, bons de livraison, devis, …) doivent transmettre une image irréprochable de l’entreprise, ils peuvent aussi être utilisés pour relayer des communications ciblées : On parle de mise en forme dynamique et personnalisée. Les logiciels de mise en forme peuvent ainsi intercepter le flux généré à partir de l’ERP pour mettre en forme le document en respectant les logos et les couleurs, les documents peuvent aussi être personnalisés en fonction de critères. Par exemple, une facture pour l’Italie aura automatiquement ses conditions générales de vente en Italien ou une publicité sera associée au document en fonction de l’âge du destinataire.

La Mise en forme valorise votre image

Les ERP, CRM et les autres applications métiers ne sont pas des spécialistes pour mettre en forme correctement les documents qu’ils émettent. Pourtant, le document métier (factures, bons de livraison, devis, …) est le premier document de communication de l’entreprise. Il est nécessaire de pouvoir mettre des logos, des polices, des couleurs qui respectent la charte de l’entreprise. Il est aussi nécessaire de pouvoir facilement adapter le document en fonction du contexte du moment : changement de capital social, de numéro de siret ou d’adresse.

Pour produire un document de qualité en impression, il est nécessaire de bien piloter les options de l’imprimante pour choisir le bac qui contient un papier spécifique ou basculer l’impression en recto verso.

Imprimer des lettres chèques

Les entreprises utilisent encore fréquemment les règlements par lettres chèques. Mais stocker et remplir des lettres chèques numérotées génère des contraintes aussi bien dans la sécurité autour du stockage des documents vierges que dans l’énergie à déployer pour les renseigner.

Pour écarter ces inconvénients, les entreprises peuvent disposer de leurs propres stations de lettres chèques en partant de fonds de chèques vierges (Pas de numéro de chèque, pas de ligne CMC7) cela permet de s’affranchir des contraintes de sécurité du stockage. Cette solution qui utilise une imprimante bureautique laser « traditionnelle » répond aux exigences de la réglementation (normes NF K11-111, K11-112 et Q14-004). Pour ce faire, l’imprimante doit disposer d’un kit lui permettant d’imprimer le code CMC7, d’une cartouche d’encre magnétique et de papier amagnétique.

Le numéro de chèque et la ligne CMC7 sont imprimés lorsque le chèque est complété. Ainsi, les traitements manuels sont supprimés, un contrôle d’intégrité peut-être effectué et des moyens de protection contre la falsification peuvent être ajoutés.

Imprimer des codes barres

L’utilisation des codes à barres s’est développée de façon considérable depuis les années 70 et leurs utilisations offrent une méthode efficace pour lire des données.

Il existe une multitude de types de codes à barres qui sont souvent spécifiques à chaque secteur d’activité : le secteur industriel, le secteur de la santé, le secteur logistique, … En impression, la génération d’un code à barres à partir d’un logiciel métier est souvent complexe. La solution la plus simple et la plus souple est d’ajouter directement un programme de création du code à barres au niveau de l’imprimante : en plus d’améliorer la vitesse d’impression, ce programme embarqué évite d’avoir à faire du développement spécifique dans l’application métier.

Pour répondre à ces besoins, Bluemega vous propose la solution

MegaForm ou  Code à barres ou lettres chèques