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Présentation générale de la solution

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Sociétés clientes
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Utilisateurs
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Documents dématérialisés par an
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Documents édités par an

Présentation

Mintdoc est un logiciel de dématérialisation de documents clé en main qui permet de gérer tous types de documents (dématérialisation de factures clients, dématérialisation de factures fournisseurs, dématérialisation du bulletin de paie, dématérialisation du contrat de travail, etc). La solution Mintdoc permet aussi de gérer la diffusion de documents électroniques, la gestion du courrier, la gestion électronique des courriers. Mintdoc intègre des modules d’archivage électronique  et de signature électronique de vos documents, le stockage s’effectue dans des datacenters de type tier 3 situés en France.

  • Solution indépendante de vos applicatifs
  • Offre hébergement SAAS : pas d’investissement logiciel et infrastructure
  • Mise en oeuvre rapide de votre solution dématérialisation ou signature électronique
  • Données hébergées en France
  • Documents dématérialisés accessibles partout 24H/24 7j/7

Principe de fonctionnement

Envoi des courriers sortants en quelques clics depuis votre poste

  • Une offre adaptée spécifiquement pour les PME
  • Dématérialisation des courriers sortants
  • Signature de contrats par SMS à valeur probante
  • Envoi Recommandé Électronique Sécurisé
  • Centres éditiques pour l’impression et la remise en poste
  • Portail sécurisé de partage et d’archivage des documents

À chaque besoin sa solution avec Mintdoc

  • Diffuser et recouvrer les factures
  • Dématérialiser les bulletins de paies
  • Envoyer une lettre recommandée électronique
  • Signature électronique de document
  • Intégration automatique de fonds de pages

Chorus Pro

Le connecteur Chorus Pro de Mintdoc est un module de l’imprimante virtuelle Mintdoc.

Depuis votre applicatif de facturation, il vous suffit simplement de lancer l’impression de vos factures vers l’imprimante virtuelle Mintdoc. Cette dernière détecte automatiquement le critère que vous avez défini pour orienter les factures à déposer sur le portail Chorus Pro et oriente le flux vers le workflow « Chorus ».

Principe de fonctionnement

Mintdoc vous permet d’envoyer vos documents, directement depuis votre logiciel (ERP, facturation, gestion commerciale,…) de manière automatique et sans changer votre façon de travailler.

Vous gagnez en efficacité et réduisez vos coûts de traitement.

Mintdoc est une solution qui s’installe sur le poste de l’utilisateur aussi simplement qu’un pilote d’impression (Fichier/Imprimer).

Une fois l’envoi validé, le document est signé numériquement (PDF/A) et crypté pour être envoyé au serveur Mintdoc. Selon son contenu, le document est transmis soit par email, soit publié sur le portail sécurisé Mintdoc, soit transmis au centre éditique pour être imprimé et remis en poste.

L’imprimante virtuelle

C’est une imprimante virtuelle avec laquelle les documents, papier et électronique, cohabitent parfaitement.

Par la simple action « Fichier -> Imprimer » depuis votre logiciel, Mintdoc identifie le destinataire du document et applique le bon mode de transmission : envoi par email, diusion sur le portail, envoi au centre éditique, impression ou dématérialisation locale.

L’imprimante virtuelle Mintdoc a la possibilité d’ajouter des fonds de pages, d’extraire des données, d’ajouter des annexes et de signer numériquement le document (PDF/A).

Module éditique

Depuis Mintdoc, vous pouvez envoyer directement vos documents à l’un de nos centres éditiques partenaires. Fini la corvée de pliage, mise sous pli et d’affranchissement. De plus, grâce à la fonction de formatage de l’adresse, vous pouvez bénéficier des tarifs d’affranchissement les plus avantageux.

  • Gain de temps important
  • Pas de quantité minimum
  • Profitez des meilleurs tarifs d’affranchissement

Signature de contrats en ligne

Faîtes signer vos contrats commerciaux ou de travail avec Mintdoc. Lors de la génération du document, associez à celui-ci les adresses e-mail et les numéros de téléphones mobiles des signataires; chacun recevra un mail avec un lien lui permettant de se connecter à la plateforme de signature. Après consultation du document et s’il accepte de le signer, le signataire recevra un SMS lui permettant de valider sa signature. Les preuves, intégrant un jeton d’horodatage, sont conservées 10 ans auprès de la Caisse des Dépôts et Consignation et permettront, à tout moment, de prouver l’identité et la date de signature.

Scanner virtuel

Au même titre que l’imprimante virtuelle, des documents peuvent être scannés à partir de votre copieur multifonction puis, ajoutés aux dossiers d’archivage dans le portail : facture fournisseur, PV de recette, BL signé, Bon de commande signé,…

Portail de visualisation et d’archivage

Le portail web de Mintdoc permet de rechercher, distribuer, enrichir, classer, gérer les documents stockés.
Les fonctions de classement sont paramétrables par société, site, date,…

L’ensemble des métadonnées extraites des documents permet de créer une arborescence dans le portail ainsi que les critères de recherche. Chaque utilisateur choisit sa propre organisation documentaire.

Vos clients et collaborateurs peuvent y accéder avec une gestion précise des droits d’accès. La gestion des droits Mintdoc permet de gérer l’accès de tous vos documents archivés pour vos utilisateurs.

  • Réponse simple à des demandes d’EDI
  • Accès simple et sécurisé
  • Pas d’investissement d’infrastructure
  • Personnalisable par profil d’utilisateur

Serveur mintdoc

Le serveur Mintdoc est hébergé en France dans un datacenter TIER III. Il reçoit les documents des imprimantes virtuelles pour s’occuper de la distribution (dématérialisation ou éditique), de la publication ou de l’archivage. La mise en œuvre du service Mintdoc ne nécessite donc pas d’investissement logiciel et infrastructure, vous bénéficiez immédiatement des dernières évolutions et d’une totale disponibilité.

Envoi Recommandé Electronique Sécurisé

L’Option ERES (Envoi Recommandé Electronique Sécurisé) de Mintdoc est la version électronique de la traditionnelle lettre recommandée avec Accusé Réception (LRAR), mais en faisant jusqu’à 70% d’économie.

Dans le cadre de la conclusion ou l’exécution d’un contrat, alors que l’envoi d’un courrier en recommandé avec avis de réception est exigé pour constituer une preuve de l’envoi, il est possible d’effectuer cette formalité par voie électronique. Avec Mintdoc, vous associez à votre courrier l’adresse mail et le numéro de téléphone mobile du destinataire. Un bon de dépôt est émis et horodaté à la réception du document par Mintdoc.

Un avis de mise à disposition est transmis au destinataire avec un lien lui permettant de le signer. Il reçoit alors un e-mail lui permettant de télécharger le(s) document(s) objet(s) du recommandé.

Envoi dématérialisé et portail web sécurisé

Mintdoc dématérialise vos documents en captant vos flux d’impression via une imprimante virtuelle. Vos documents sont envoyés aux destinataires par la plateforme Mintdoc, en pièce jointe d’un email ou par l’intermédiaire d’un email avec un lien sur le portail web. Le message de l’e-mail est personnalisé automatiquement, le document est signé numériquement (Code Civil, article 1316-1), les doubles sont archivés et le tableau de bord permet de garantir une parfaite traçabilité des envois.

Connecteur Chorus Pro

Le connecteur Chorus Pro de Mintdoc est un module de l’imprimante virtuelle de Mintdoc. Depuis votre applicatif de facturation, il vous suffit simplement de lancer l’impression de vos factures vers l’imprimante virtuelle Mintdoc. Cette dernière détecte automatiquement le critère que vous avez défini pour orienter les factures à déposer sur le portail Chorus Pro et oriente le flux vers le workflow « Chorus ». Confrontées aux contraintes de l’annuaire des structures publiques, l’exactitude des données est garantie dès cette étape. Ces données seront une nouvelle fois contrôlées lors du dépôt sur le portail Chorus.

Dématérialisation des Factures clients

Mintdoc utilisera le moyen que vous aurez défini pour le destinataire de la facture. Plus de tri, plus de mise sous pli, ni d’affranchissement, plus de classement. Tout est fait de manière transparente, sans intervention de l’utilisateur. Depuis votre logiciel de facturation, vous lancez l’impression de vos factures, individuellement ou en masse, vers l’imprimante virtuelle Mintdoc en lieu et place de votre imprimante actuelle. A partir de là, sans aucune intervention de votre part, toutes les opérations s’enchaînent automatiquement : découpage du flux par destinataire, fusion d’un fond de page et/ou de conditions générales de vente au verso, association de pièces jointes, enregistrement sur un espace disque du réseau ou impression locale pour classement, envoi dématérialisé, envoi au centre éditique pour impression, mise sous pli et affranchissement, remise à La Poste pour une distribution postale classique.

La qualité de l’impression est conservée, la relation client est préservée. Au-delà des économies directes, vous pourrez sans doute économiser sur vos équipements d’impression : plieuses, affranchisseuses, etc…


Adaptez-vous facilement aux nouvelles demandes clients ou internes.

Mintdoc vous accompagne tout au long de l’évolution de vos besoins. Vous adaptez facilement les configurations de traitement en rajoutant, au choix :

  • L’apposition d’une signature électronique
  • La distribution par courriel en pièce jointe ou avec un lien de téléchargement
  • L’archivage dans notre cloud privé, accessible via un portail web sécurisé
  • L’envoi de fichiers XML à destination de votre applicatif métier ou de votre portail
  • La mise en œuvre d’un workflow de validation avant envoi
  • Etc…

Maîtrisez le circuit de distribution de vos factures

Grâce aux outils de configuration, vous contrôlez à tout moment les traitements associés aux factures. Vous pouvez créer autant de configurations que vous le souhaitez, pour s’adapter, par exemple, à un environnement multimarques, ou à des demandes client spécifiques. Le portail web sécurisé, vous permet de suivre et d’intervenir sur l’avancement des workflows associés à vos factures, de gérer les cessions et les droits des utilisateurs, de gérer le classement et les critères de recherche des factures archivées, et bien sûr de les consulter depuis tout lieu connecté à internet.

Dématérialisation des bulletins de paies

Mintdoc se charge de tout : Fini l’impression, la mise sous pli, l’affranchissement et l’archivage de vos bulletins de paie.

Jusqu’à la « loi travail », l’entreprise devait obtenir l’adhésion du salarié pour distribuer son bulletin par voie dématérialisée. A compter du 1er janvier 2017, la dématérialisation est admise « sauf en cas d’opposition »


Il faut tenir compte des choix du salarié, et pour ça Mintdoc se charge de tout : en fonction d’informations portées sur le bulletin (généralement issues de la fiche du salarié) le bulletin sera automatiquement mis à disposition du salarié :

  • Par téléchargement à partir d’un lien transmis par mail
  • Par distribution postale, en faisant appel à un centre éditique agréé
  • Par impression locale et distribution manuelle

Depuis votre système de paie, vous lancez l’impression des bulletins en choisissant l’imprimante « Mintdoc». C’est tout ! Le système suivra les instructions qui auront été définies dans la configuration, à savoir :

  • Association d’un fond de page
  • Association de pièces jointes (feuilles de temps, attestations, notes internes, etc…)
  • Extraction des métadonnées
  • Apposition d’une signature électronique & cryptage
  • Distribution par mail (pièce jointe ou téléchargement), courrier (via un centre éditique agréé ou manuelle)
  • Stockage local et/ou archivage dans le cloud privé

Signature électronique des contrats

La signature des contrats commerciaux nécessite encore bien souvent la présence simultanée de l’ensemble des signataires en un même lieu. La signature en ligne des contrats commerciaux dématérialisés MINTDOC vous affranchit de cette contrainte. Chaque signataire peut apposer sa signature électronique depuis n’importe quel appareil connecté et à tout moment. Tout en conservant, bien sûr, la valeur légale du contrat.

Lors de la signature de contrats commerciaux dématérialisés, chaque signataire transmet au rédacteur du contrat son adresse e-mail ainsi que son numéro de téléphone mobile. Ces informations seront reportées, ou non, sur le contrat selon les désirs de chacun.



Le rédacteur imprime le contrat à travers l’imprimante virtuelle MINTDOC, laquelle va collecter les coordonnées des signataires et transmettre le contrat à la plateforme de signature sécurisée. Chaque signataire reçoit un e-mail avec un lien de connexion à la plateforme ; Chacun pourra alors consulter le document dématérialisé, refuser de signer en demandant un correctif ou accepter de signer. Dans ce dernier cas, il reçoit par SMS un code qui lui permettra de valider sa signature électronique. A l’issue du process, chaque signataire reçoit un exemplaire du contrat signé. Le rédacteur peut suivre à tout moment l’avancement de la signature ; le système prévoit un délai maximum de signature, l’émission de relances, etc…

L’article 1316-1 du Code Civil précise que « L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. ».



La contractualisation en ligne MINTDOC permet cette identification forte du signataire. De plus, l’intégrité du document dématérialisé est garantie par l’apposition de signatures électroniques horodatées par un Tiers de Confiance. L’ensemble est archivé pendant 10 ans auprès de la Caisse des Dépôts et Consignation.

Envoi de Recommandé Électronique Sécurisé

Fonctionnement

Depuis votre applicatif métier ou votre outil bureautique, vous demandez l’impression vers l’imprimante virtuelle MINTDOC. accepter de signer.



S’il le refuse, il aura la possibilité de recevoir le courrier par voie postale « classique » (uniquement pour les destinataires particuliers, et si vous avez autorisé cette option). S’il accepte, il recevra par SMS (ou par mail en l’absence du numéro de téléphone portable) un code lui permettant de valider sa signature électronique, puis un mail avec un lien de téléchargement du document. L’avis de réception est alors généré. Enfin, une preuve d’envoi horodatée est aussi générée lors du téléchargement du document dématérialisé par le destinataire.

Garanties

Cette méthode est totalement conforme aux prescriptions du Courrier Recommandé en garantissant l’anonymat de l’expéditeur et la .



liberté de choix du destinataire particulier grâce à l’envoi par voie postale en cas de refus
L’enregistrement jusqu’à 3 étapes (dépôt, refus ou réception, envoi), avec horodatage certifié de chacune d’elle, garantie le respect des règles d’acheminement. Elles sont stockées pendant 3 ans (1 an pour le document et ses éventuelles pièces jointes), et consultables par l’expéditeur à travers le portail d’administration MINTDOC.

Option d’archivage

Chaque pièce est, sur option, archivée dans un cloud privé dédié et accessible 24H/24 7j/7 par le portail web sécurisé MINTDOC.



Les Envois Recommandés Électroniques Sécurisés archivés et classifiés selon vos critères seront faciles à rechercher, à consulter ou à télécharger, leur intégrité étant garantie par les signatures électroniques.

Assurez vous une tranquillité grâce à cette option de conservation et de traçabilité de vos courriers recommandés

Externalisez vos envois de courriers

Faites des économies avec notre plateforme d’envoi

Pour beaucoup, le passage à la dématérialisation de documents est une révolution, entrainant des changements d’habitudes conséquents, nécessitant une communication lourde auprès des partenaires commerciaux et sociaux. Avec MINTDOC Editique, évoluez progressivement, sans changer les habitudes des utilisateurs et en respectant les aspirations de vos clients et salariés.

L’option éditique d’MINTDOC est la garantie d’une évolution douce et réussie vers la dématérialisation de vos documents commerciaux et la dématérialisation de vos documents RH tout en générant des économies substantielles et rapides.

Fonctionnement

MINTDOC est interconnecté avec un Centre Editique Industriel qui reçoit le document, l’imprime et le met sous pli. Ces courriers prêts à envoyer peuvent vous être retournés par transporteur (par exemple pour une distribution interne) ou affranchis et confiés à La Poste.



Nul besoin de choisir à chaque envoi : en se basant sur une donnée prédéfinie par vos soins (adresse mail ou autre info contenue dans le document, liste externe de clients ayant demandé l’envoi postal, etc…), le système orientera le document soit vers la dématérialisation soit vers l’éditique.

Economie

Grâce à la fonction de MINTDOC permettant le respect du format de l’adresse postale (sans aucune intervention sur vos fichiers) et les volumes traités par le Centre Editique, nous pouvons vous faire bénéficier de prix d’impression et d’affranchissement extrêmement attractifs.



De plus, si votre propre volumétrie vous permet d’obtenir un Contrat Grand Compte auprès de La Poste, nous garantissons l’application de ce tarif. Ainsi, sans aucune intervention de l’utilisateur, sans changer aucune habitude (ni les vôtres, ni celles du destinataire), vous pouvez faire jusqu’à 50% d’économie.

Distributeurs et grossistes

  • Les activités des distributeurs et grossistes exigent un échange important de documents contractuels. La signature de contrats de distribution ou de bons de commande doit être agile et efficace afin qu’ils soient pris en compte dans les meilleurs délais. Lacheminement rapide et précis de vos factures est une condition fondamentale à la santé financière de votre entreprise. De plus, vous recevez un nombre non moins important de factures de la part de vos fournisseurs qui demandent un traitement parfois complexe.
  • Signature de contrats et de bons de commande
  • Acheminement des factures clients
  • Intégration des factures fournisseurs
  • Centre d’archivage

Agences immobilières et syndics

  • La gestion d’un parc locatif et de copropriétés génère une grande quantité de documents et d’échanges avec les copropriétaires et les locataires. La solution Mintdoc Dématérialisation pour agences immobilières et syndics immobilier propose une solution complète couvrant l’ensemble des documents contractuels (ordre du jour, rapport de gestion, compte d’exploitation, devis, courrier, etc…). Pour chacun d’eux l’acheminement est automatisé sous forme dématérialisée ou postale, selon le choix exprimé par votre interlocuteur.
  • Signature de contrats
  • Convocations et PV d’assemblées générales
  • Quittances, relances, notes …
  • Portail d’accès aux documents

Ressources humaines et intérim

  • Avec la solution Mintdoc pour la gestion des ressources humaines, vous diminuez drastiquement les échanges au format papier avec les salariés, les intérimaires et les clients employeurs. Contrats de travail dématérialisés, avenants, bulletins de paie dématérialisés, documents sociaux, informations, Envois Recommandés Électronique et Sécurisés, confiez-les tous à Mintdoc. Notre solution prendra en charge leur édition, distribution, et archivage, dans le respect de votre politique de dématérialisation de documents et des choix de vos partenaires.
  • Gestion des contrats
  • Gestion des bulletins de paie
+ Présentation générale

Présentation générale de la solution

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Sociétés clientes
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Documents dématérialisés par an
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Documents édités par an

Présentation

Mintdoc est un logiciel de dématérialisation de documents clé en main qui permet de gérer tous types de documents (dématérialisation de factures clients, dématérialisation de factures fournisseurs, dématérialisation du bulletin de paie, dématérialisation du contrat de travail, etc). La solution Mintdoc permet aussi de gérer la diffusion de documents électroniques, la gestion du courrier, la gestion électronique des courriers. Mintdoc intègre des modules d’archivage électronique  et de signature électronique de vos documents, le stockage s’effectue dans des datacenters de type tier 3 situés en France.

  • Solution indépendante de vos applicatifs
  • Offre hébergement SAAS : pas d’investissement logiciel et infrastructure
  • Mise en oeuvre rapide de votre solution dématérialisation ou signature électronique
  • Données hébergées en France
  • Documents dématérialisés accessibles partout 24H/24 7j/7

Principe de fonctionnement

Envoi des courriers sortants en quelques clics depuis votre poste

  • Une offre adaptée spécifiquement pour les PME
  • Dématérialisation des courriers sortants
  • Signature de contrats par SMS à valeur probante
  • Envoi Recommandé Électronique Sécurisé
  • Centres éditiques pour l’impression et la remise en poste
  • Portail sécurisé de partage et d’archivage des documents

À chaque besoin sa solution avec Mintdoc

  • Diffuser et recouvrer les factures
  • Dématérialiser les bulletins de paies
  • Envoyer une lettre recommandée électronique
  • Signature électronique de document
  • Intégration automatique de fonds de pages

Chorus Pro

Le connecteur Chorus Pro de Mintdoc est un module de l’imprimante virtuelle Mintdoc.

Depuis votre applicatif de facturation, il vous suffit simplement de lancer l’impression de vos factures vers l’imprimante virtuelle Mintdoc. Cette dernière détecte automatiquement le critère que vous avez défini pour orienter les factures à déposer sur le portail Chorus Pro et oriente le flux vers le workflow « Chorus ».

+ Les fonctionnalités

Principe de fonctionnement

Mintdoc vous permet d’envoyer vos documents, directement depuis votre logiciel (ERP, facturation, gestion commerciale,…) de manière automatique et sans changer votre façon de travailler.

Vous gagnez en efficacité et réduisez vos coûts de traitement.

Mintdoc est une solution qui s’installe sur le poste de l’utilisateur aussi simplement qu’un pilote d’impression (Fichier/Imprimer).

Une fois l’envoi validé, le document est signé numériquement (PDF/A) et crypté pour être envoyé au serveur Mintdoc. Selon son contenu, le document est transmis soit par email, soit publié sur le portail sécurisé Mintdoc, soit transmis au centre éditique pour être imprimé et remis en poste.

L’imprimante virtuelle

C’est une imprimante virtuelle avec laquelle les documents, papier et électronique, cohabitent parfaitement.

Par la simple action « Fichier -> Imprimer » depuis votre logiciel, Mintdoc identifie le destinataire du document et applique le bon mode de transmission : envoi par email, diusion sur le portail, envoi au centre éditique, impression ou dématérialisation locale.

L’imprimante virtuelle Mintdoc a la possibilité d’ajouter des fonds de pages, d’extraire des données, d’ajouter des annexes et de signer numériquement le document (PDF/A).

Module éditique

Depuis Mintdoc, vous pouvez envoyer directement vos documents à l’un de nos centres éditiques partenaires. Fini la corvée de pliage, mise sous pli et d’affranchissement. De plus, grâce à la fonction de formatage de l’adresse, vous pouvez bénéficier des tarifs d’affranchissement les plus avantageux.

  • Gain de temps important
  • Pas de quantité minimum
  • Profitez des meilleurs tarifs d’affranchissement

Signature de contrats en ligne

Faîtes signer vos contrats commerciaux ou de travail avec Mintdoc. Lors de la génération du document, associez à celui-ci les adresses e-mail et les numéros de téléphones mobiles des signataires; chacun recevra un mail avec un lien lui permettant de se connecter à la plateforme de signature. Après consultation du document et s’il accepte de le signer, le signataire recevra un SMS lui permettant de valider sa signature. Les preuves, intégrant un jeton d’horodatage, sont conservées 10 ans auprès de la Caisse des Dépôts et Consignation et permettront, à tout moment, de prouver l’identité et la date de signature.

Scanner virtuel

Au même titre que l’imprimante virtuelle, des documents peuvent être scannés à partir de votre copieur multifonction puis, ajoutés aux dossiers d’archivage dans le portail : facture fournisseur, PV de recette, BL signé, Bon de commande signé,…

Portail de visualisation et d’archivage

Le portail web de Mintdoc permet de rechercher, distribuer, enrichir, classer, gérer les documents stockés.
Les fonctions de classement sont paramétrables par société, site, date,…

L’ensemble des métadonnées extraites des documents permet de créer une arborescence dans le portail ainsi que les critères de recherche. Chaque utilisateur choisit sa propre organisation documentaire.

Vos clients et collaborateurs peuvent y accéder avec une gestion précise des droits d’accès. La gestion des droits Mintdoc permet de gérer l’accès de tous vos documents archivés pour vos utilisateurs.

  • Réponse simple à des demandes d’EDI
  • Accès simple et sécurisé
  • Pas d’investissement d’infrastructure
  • Personnalisable par profil d’utilisateur

Serveur mintdoc

Le serveur Mintdoc est hébergé en France dans un datacenter TIER III. Il reçoit les documents des imprimantes virtuelles pour s’occuper de la distribution (dématérialisation ou éditique), de la publication ou de l’archivage. La mise en œuvre du service Mintdoc ne nécessite donc pas d’investissement logiciel et infrastructure, vous bénéficiez immédiatement des dernières évolutions et d’une totale disponibilité.

Envoi Recommandé Electronique Sécurisé

L’Option ERES (Envoi Recommandé Electronique Sécurisé) de Mintdoc est la version électronique de la traditionnelle lettre recommandée avec Accusé Réception (LRAR), mais en faisant jusqu’à 70% d’économie.

Dans le cadre de la conclusion ou l’exécution d’un contrat, alors que l’envoi d’un courrier en recommandé avec avis de réception est exigé pour constituer une preuve de l’envoi, il est possible d’effectuer cette formalité par voie électronique. Avec Mintdoc, vous associez à votre courrier l’adresse mail et le numéro de téléphone mobile du destinataire. Un bon de dépôt est émis et horodaté à la réception du document par Mintdoc.

Un avis de mise à disposition est transmis au destinataire avec un lien lui permettant de le signer. Il reçoit alors un e-mail lui permettant de télécharger le(s) document(s) objet(s) du recommandé.

Envoi dématérialisé et portail web sécurisé

Mintdoc dématérialise vos documents en captant vos flux d’impression via une imprimante virtuelle. Vos documents sont envoyés aux destinataires par la plateforme Mintdoc, en pièce jointe d’un email ou par l’intermédiaire d’un email avec un lien sur le portail web. Le message de l’e-mail est personnalisé automatiquement, le document est signé numériquement (Code Civil, article 1316-1), les doubles sont archivés et le tableau de bord permet de garantir une parfaite traçabilité des envois.

Connecteur Chorus Pro

Le connecteur Chorus Pro de Mintdoc est un module de l’imprimante virtuelle de Mintdoc. Depuis votre applicatif de facturation, il vous suffit simplement de lancer l’impression de vos factures vers l’imprimante virtuelle Mintdoc. Cette dernière détecte automatiquement le critère que vous avez défini pour orienter les factures à déposer sur le portail Chorus Pro et oriente le flux vers le workflow « Chorus ». Confrontées aux contraintes de l’annuaire des structures publiques, l’exactitude des données est garantie dès cette étape. Ces données seront une nouvelle fois contrôlées lors du dépôt sur le portail Chorus.

+ Nos offres

Dématérialisation des Factures clients

Mintdoc utilisera le moyen que vous aurez défini pour le destinataire de la facture. Plus de tri, plus de mise sous pli, ni d’affranchissement, plus de classement. Tout est fait de manière transparente, sans intervention de l’utilisateur. Depuis votre logiciel de facturation, vous lancez l’impression de vos factures, individuellement ou en masse, vers l’imprimante virtuelle Mintdoc en lieu et place de votre imprimante actuelle. A partir de là, sans aucune intervention de votre part, toutes les opérations s’enchaînent automatiquement : découpage du flux par destinataire, fusion d’un fond de page et/ou de conditions générales de vente au verso, association de pièces jointes, enregistrement sur un espace disque du réseau ou impression locale pour classement, envoi dématérialisé, envoi au centre éditique pour impression, mise sous pli et affranchissement, remise à La Poste pour une distribution postale classique.

La qualité de l’impression est conservée, la relation client est préservée. Au-delà des économies directes, vous pourrez sans doute économiser sur vos équipements d’impression : plieuses, affranchisseuses, etc…


Adaptez-vous facilement aux nouvelles demandes clients ou internes.

Mintdoc vous accompagne tout au long de l’évolution de vos besoins. Vous adaptez facilement les configurations de traitement en rajoutant, au choix :

  • L’apposition d’une signature électronique
  • La distribution par courriel en pièce jointe ou avec un lien de téléchargement
  • L’archivage dans notre cloud privé, accessible via un portail web sécurisé
  • L’envoi de fichiers XML à destination de votre applicatif métier ou de votre portail
  • La mise en œuvre d’un workflow de validation avant envoi
  • Etc…

Maîtrisez le circuit de distribution de vos factures

Grâce aux outils de configuration, vous contrôlez à tout moment les traitements associés aux factures. Vous pouvez créer autant de configurations que vous le souhaitez, pour s’adapter, par exemple, à un environnement multimarques, ou à des demandes client spécifiques. Le portail web sécurisé, vous permet de suivre et d’intervenir sur l’avancement des workflows associés à vos factures, de gérer les cessions et les droits des utilisateurs, de gérer le classement et les critères de recherche des factures archivées, et bien sûr de les consulter depuis tout lieu connecté à internet.

Dématérialisation des bulletins de paies

Mintdoc se charge de tout : Fini l’impression, la mise sous pli, l’affranchissement et l’archivage de vos bulletins de paie.

Jusqu’à la « loi travail », l’entreprise devait obtenir l’adhésion du salarié pour distribuer son bulletin par voie dématérialisée. A compter du 1er janvier 2017, la dématérialisation est admise « sauf en cas d’opposition »


Il faut tenir compte des choix du salarié, et pour ça Mintdoc se charge de tout : en fonction d’informations portées sur le bulletin (généralement issues de la fiche du salarié) le bulletin sera automatiquement mis à disposition du salarié :

  • Par téléchargement à partir d’un lien transmis par mail
  • Par distribution postale, en faisant appel à un centre éditique agréé
  • Par impression locale et distribution manuelle

Depuis votre système de paie, vous lancez l’impression des bulletins en choisissant l’imprimante « Mintdoc». C’est tout ! Le système suivra les instructions qui auront été définies dans la configuration, à savoir :

  • Association d’un fond de page
  • Association de pièces jointes (feuilles de temps, attestations, notes internes, etc…)
  • Extraction des métadonnées
  • Apposition d’une signature électronique & cryptage
  • Distribution par mail (pièce jointe ou téléchargement), courrier (via un centre éditique agréé ou manuelle)
  • Stockage local et/ou archivage dans le cloud privé

Signature électronique des contrats

La signature des contrats commerciaux nécessite encore bien souvent la présence simultanée de l’ensemble des signataires en un même lieu. La signature en ligne des contrats commerciaux dématérialisés MINTDOC vous affranchit de cette contrainte. Chaque signataire peut apposer sa signature électronique depuis n’importe quel appareil connecté et à tout moment. Tout en conservant, bien sûr, la valeur légale du contrat.

Lors de la signature de contrats commerciaux dématérialisés, chaque signataire transmet au rédacteur du contrat son adresse e-mail ainsi que son numéro de téléphone mobile. Ces informations seront reportées, ou non, sur le contrat selon les désirs de chacun.



Le rédacteur imprime le contrat à travers l’imprimante virtuelle MINTDOC, laquelle va collecter les coordonnées des signataires et transmettre le contrat à la plateforme de signature sécurisée. Chaque signataire reçoit un e-mail avec un lien de connexion à la plateforme ; Chacun pourra alors consulter le document dématérialisé, refuser de signer en demandant un correctif ou accepter de signer. Dans ce dernier cas, il reçoit par SMS un code qui lui permettra de valider sa signature électronique. A l’issue du process, chaque signataire reçoit un exemplaire du contrat signé. Le rédacteur peut suivre à tout moment l’avancement de la signature ; le système prévoit un délai maximum de signature, l’émission de relances, etc…

L’article 1316-1 du Code Civil précise que « L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. ».



La contractualisation en ligne MINTDOC permet cette identification forte du signataire. De plus, l’intégrité du document dématérialisé est garantie par l’apposition de signatures électroniques horodatées par un Tiers de Confiance. L’ensemble est archivé pendant 10 ans auprès de la Caisse des Dépôts et Consignation.

Envoi de Recommandé Électronique Sécurisé

Fonctionnement

Depuis votre applicatif métier ou votre outil bureautique, vous demandez l’impression vers l’imprimante virtuelle MINTDOC. accepter de signer.



S’il le refuse, il aura la possibilité de recevoir le courrier par voie postale « classique » (uniquement pour les destinataires particuliers, et si vous avez autorisé cette option). S’il accepte, il recevra par SMS (ou par mail en l’absence du numéro de téléphone portable) un code lui permettant de valider sa signature électronique, puis un mail avec un lien de téléchargement du document. L’avis de réception est alors généré. Enfin, une preuve d’envoi horodatée est aussi générée lors du téléchargement du document dématérialisé par le destinataire.

Garanties

Cette méthode est totalement conforme aux prescriptions du Courrier Recommandé en garantissant l’anonymat de l’expéditeur et la .



liberté de choix du destinataire particulier grâce à l’envoi par voie postale en cas de refus
L’enregistrement jusqu’à 3 étapes (dépôt, refus ou réception, envoi), avec horodatage certifié de chacune d’elle, garantie le respect des règles d’acheminement. Elles sont stockées pendant 3 ans (1 an pour le document et ses éventuelles pièces jointes), et consultables par l’expéditeur à travers le portail d’administration MINTDOC.

Option d’archivage

Chaque pièce est, sur option, archivée dans un cloud privé dédié et accessible 24H/24 7j/7 par le portail web sécurisé MINTDOC.



Les Envois Recommandés Électroniques Sécurisés archivés et classifiés selon vos critères seront faciles à rechercher, à consulter ou à télécharger, leur intégrité étant garantie par les signatures électroniques.

Assurez vous une tranquillité grâce à cette option de conservation et de traçabilité de vos courriers recommandés

Externalisez vos envois de courriers

Faites des économies avec notre plateforme d’envoi

Pour beaucoup, le passage à la dématérialisation de documents est une révolution, entrainant des changements d’habitudes conséquents, nécessitant une communication lourde auprès des partenaires commerciaux et sociaux. Avec MINTDOC Editique, évoluez progressivement, sans changer les habitudes des utilisateurs et en respectant les aspirations de vos clients et salariés.

L’option éditique d’MINTDOC est la garantie d’une évolution douce et réussie vers la dématérialisation de vos documents commerciaux et la dématérialisation de vos documents RH tout en générant des économies substantielles et rapides.

Fonctionnement

MINTDOC est interconnecté avec un Centre Editique Industriel qui reçoit le document, l’imprime et le met sous pli. Ces courriers prêts à envoyer peuvent vous être retournés par transporteur (par exemple pour une distribution interne) ou affranchis et confiés à La Poste.



Nul besoin de choisir à chaque envoi : en se basant sur une donnée prédéfinie par vos soins (adresse mail ou autre info contenue dans le document, liste externe de clients ayant demandé l’envoi postal, etc…), le système orientera le document soit vers la dématérialisation soit vers l’éditique.

Economie

Grâce à la fonction de MINTDOC permettant le respect du format de l’adresse postale (sans aucune intervention sur vos fichiers) et les volumes traités par le Centre Editique, nous pouvons vous faire bénéficier de prix d’impression et d’affranchissement extrêmement attractifs.



De plus, si votre propre volumétrie vous permet d’obtenir un Contrat Grand Compte auprès de La Poste, nous garantissons l’application de ce tarif. Ainsi, sans aucune intervention de l’utilisateur, sans changer aucune habitude (ni les vôtres, ni celles du destinataire), vous pouvez faire jusqu’à 50% d’économie.

+ Mintdoc par métier

Distributeurs et grossistes

  • Les activités des distributeurs et grossistes exigent un échange important de documents contractuels. La signature de contrats de distribution ou de bons de commande doit être agile et efficace afin qu’ils soient pris en compte dans les meilleurs délais. Lacheminement rapide et précis de vos factures est une condition fondamentale à la santé financière de votre entreprise. De plus, vous recevez un nombre non moins important de factures de la part de vos fournisseurs qui demandent un traitement parfois complexe.
  • Signature de contrats et de bons de commande
  • Acheminement des factures clients
  • Intégration des factures fournisseurs
  • Centre d’archivage

Agences immobilières et syndics

  • La gestion d’un parc locatif et de copropriétés génère une grande quantité de documents et d’échanges avec les copropriétaires et les locataires. La solution Mintdoc Dématérialisation pour agences immobilières et syndics immobilier propose une solution complète couvrant l’ensemble des documents contractuels (ordre du jour, rapport de gestion, compte d’exploitation, devis, courrier, etc…). Pour chacun d’eux l’acheminement est automatisé sous forme dématérialisée ou postale, selon le choix exprimé par votre interlocuteur.
  • Signature de contrats
  • Convocations et PV d’assemblées générales
  • Quittances, relances, notes …
  • Portail d’accès aux documents

Ressources humaines et intérim

  • Avec la solution Mintdoc pour la gestion des ressources humaines, vous diminuez drastiquement les échanges au format papier avec les salariés, les intérimaires et les clients employeurs. Contrats de travail dématérialisés, avenants, bulletins de paie dématérialisés, documents sociaux, informations, Envois Recommandés Électronique et Sécurisés, confiez-les tous à Mintdoc. Notre solution prendra en charge leur édition, distribution, et archivage, dans le respect de votre politique de dématérialisation de documents et des choix de vos partenaires.
  • Gestion des contrats
  • Gestion des bulletins de paie