Dématérialisation des documents et le Cloud : une solution efficace pour le GED
À l’ère du digital, l’utilisation de documents numériques est devenue une pratique courante, voire indispensable, pour les entreprises et les organisations. Et pour cause, la gestion documentaire avec une solution logicielle dédiée offre de nombreux avantages pour les utilisateurs et les structures. C’est pourquoi il est dans l’intérêt de toute structure privé ou publique, d’effectuer un projet de dématérialisation des documents. Découvrez les bonnes raisons de dématérialiser vos données d’entreprise et d’utiliser le service Cloud.
Quels sont les avantages de la dématérialisation pour la GED ?
Découvrez comment la numérisation ou dématérialisation des documents impacte sur la gestion documentaire des entreprises, des administrations et collectivités territoriales.Optimisation du workflow documentaire
Sans la dématérialisation des documents, il n’est pas possible d’avoir une solution de gestion électronique de documents (GED) performante. Il faut savoir que la gestion documentaire électronique repose sur l’utilisation de documents électroniques. Ainsi, pour que votre GED soit opérationnel et efficace, une démarche de dématérialisation des documents est indispensable. Bien évidemment, en fonction du secteur d’activité de l’entreprise ou de l’organisation, les documents papier seront toujours utiles. Toutefois, pour assurer une meilleure gestion des documents d’entreprise, il est préférable de dématérialiser ou numériser l’ensemble des documents. Il faut savoir qu’il y a de nombreux avantages indéniables de la dématérialisation des documents comme l’augmentation de la productivité et le gain de temps.Simplification du processus de traitement des documents
Qui dit « dématérialisation des documents », dit également la dématérialisation des processus métiers. En effet, cette transformation numérique entraîne la mise en place de nouveau processus métier pour chaque tâche et service. À titre d’exemple, on peut évoquer le processus de traitement des documents comptables comme les factures fournisseurs. La dématérialisation des factures permet de faciliter le partage des documents entre le client, le prestataire et le service comptabilité. Avec des factures électroniques, il n’est plus nécessaire de passer par un réceptionniste en charge des courriers. Le temps de traitement est plus rapide, et ce, quel que soit le volume du flux documentaire. Ainsi, avec une solution GED et des documents dématérialisés, il y a automatisation des tâches chronophages comme la démarche de facturation.Archivage des documents et traçabilité
Certains documents d’entreprise possèdent une valeur juridique qui les rend précieux. Il est donc essentiel de stocker ces types de documents en lieu sûr. L’archivage électronique est très pratique pour assurer le stockage de données sensibles et confidentielles depuis un coffre-fort numérique. Les documents numérisés sont également plus intéressants en matière de traçabilité. En effet, grâce à une solution de gestion documentaire, il est possible de connaitre les modifications apportées à un document électronique. La traçabilité d’un document est donc essentielle afin d’en assurer son intégrité et sa fiabilité. Forte heureusement, en utilisant des solutions de GED, vous disposez d’un historique sur les documents dématérialisés. Ainsi, vous pouvez savoir qui a effectué une modification et quand cette action a été faite. Bien entendu, pour disposer d’une base de données numérique pertinente et efficace, il faut bien suivre les étapes d’une bonne dématérialisation de documents.
