Tout ce que vous avez toujours voulu savoir sur la gestion d’impression dans le cloud sans jamais oser le demander :

Et si nous parlions « cloud printing » ? 

Le « cloud computing » a changé la donne dans le paysage informatique des entreprises et ne cesse d’ouvrir de nouvelles perspectives.  Le cloud n’est pas quelque chose de nouveau, on s’y est peu à peu habitué. Il fait tellement partie de la technologie moderne que nous bénéficions parfois de ses services sans même nous en rendre compte. 

Mais pourquoi un concept vieux de plus de 20 ans est-il perçu comme un sujet sensible dans l’écosystème des logiciels de gestion d’impression ? Tout d’abord, la gestion d’impression en mode cloud a ses propres spécificités et n’est pas comparable aux services cloud standard. En effet, elle requiert un élément indispensable dans votre infrastructure sur site : l’imprimante multifonction ! 

En 2021, gérer ses impressions dans le cloud ne signifie pas remplacer l’intégralité de son infrastructure sur site.  L’objectif est d’améliorer les conditions d’impression grâce aux technologies cloud et IoT tout en réduisant les coûts d’infrastructure. Quant aux utilisateurs et aux administrateurs système, ils ne peuvent que se réjouir de bénéficier d’une expérience utilisateur moderne.

Le cloud, la nouvelle frontière en matière de gestion d’impression

Le « cloud computing » s’est généralisé ces dernières années et est porteur de changements. Les services cloud et les capacités offertes évoluent constamment. Le « cloud print management », la gestion d’impression dans le cloud, est toutefois une technologie particulière. En effet, elle est interdépendante des dispositifs sur site. À cet égard, la gestion d’impression dans le cloud soulève des questions intéressantes :

• Pourquoi envoyer dans le cloud des documents confidentiels alors que le dispositif MFD/MFP qui les imprimera se situe devant moi ?
• Comment exploiter les avantages du cloud sans sacrifier ceux d’un mode de fonctionnement on-premise (sur site) ?
• Les services cloud apportent-ils vraiment un plus ? Est-ce un effet de mode, comme le fait d’ajouter un “e” devant chaque mot (e-commerce, e-business, etc.) ?

Avantages d’une gestion d’impression dans le cloud : pensez amélioration

Du fait de la dépendance aux dispositifs matériels présents sur site, la gestion d’impression ne se fait pas totalement en mode cloud.

Certains promettent monts et merveilles en matière d’impression cloud et de gestion d’impression cloud. Nous n’aborderons pas ici ces promesses glorieuses, mais expliquerons plutôt les attentes suscitées.

La notion d’impression dans le cloud peut sembler confuse et ambiguë. La gestion d’impression dans le cloud est moins ambiguë, car dans ce cas il s’agit de gérer les périphériques et les utilisateurs dans le cloud.

Toutefois, la gestion d’impression en mode cloud ne consiste pas à remplacer votre infrastructure sur site si elle est adaptée à vos besoins. Pensez amélioration et non remplacement. 

Les risques de la gestion d’impression en mode cloud : confidentialité et sécurité, fiabilité et performance

Nous avons précédemment parlé d’amélioration, car la gestion d’impression sur site présente déjà de nombreux avantages.

Migrer la gestion d’impression dans le cloud peut susciter quelques inquiétudes surtout lorsque des activités stratégiques de l’entreprise sont liées à une approche sur site :

1. Confidentialité et sécurité – Dans la mesure où mes documents transitent par le cloud, la sécurité des informations est-elle menacée ? Alors que mes tâches d’impression s’effectuaient auparavant sur site, sont-elles « délocalisées » puisqu’elles transitent par le cloud ? Si mes données sont envoyées dans le cloud, suis-je davantage exposé à des menaces de sécurité ? Dois-je revoir mes obligations de conformité RGPD ? 
2. Fiabilité – Avec le cloud, les appareils acquièrent une nouvelle dimension. Toutefois, cette nouvelle autonomie peut engendrer des points de défaillance. Prenons le cas des systèmes IoT : s’il est pratique de modifier la température de son domicile via une application mobile avant de rentrer à la maison, il peut être extrêmement ennuyant de ne pas pouvoir le faire en cas de panne internet alors même que l’on est chez soi devant le thermostat. Et que dire des interrupteurs d’éclairage intelligents ? Imaginez qu’ils ne puissent pas fonctionner à la suite d’une panne internet. Dans une utilisation « on premise », tout dispositif présent sur site est opérationnel. La migration des flux d’impression dans le cloud peut-elle introduire de nouveaux points de défaillance ?  Si la conception a été bien pensée, cela ne devrait pas être le cas.
3. Performance – Vous l’avez sans doute constaté : les utilisateurs impriment des documents de plus en plus volumineux. Quelle en est la raison ? Grâce au développement de la technologie BYOD, les employés ont désormais accès à des logiciels sophistiqués et à des photographies haute résolution. Aujourd’hui, tout le monde peut créer des documents contenant des images haute résolution. Au fil des ans, les tâches d’impression sont ainsi devenues de plus en plus volumineuses. Il faut également prendre en considération que les utilisateurs disposent de connexions asynchrones : des téléchargements rapides en « download », mais lents en « upload ». Les imprimantes sont suffisamment lentes pour ne pas rallonger les délais d’impression !

La plateforme de gestion d’impression cloud idéale

Au-delà des préoccupations précédemment mentionnées, les plateformes cloud font l’objet de fortes attentes. 

Nous avons interrogé nos clients, revendeurs, partenaires internationaux sur leur conception de la plateforme cloud idéale. En regroupant leurs réponses et nos propres convictions, il en ressort que les points suivants sont les principaux critères plébiscités.

• Sécurité des documents : les données doivent être protégées en appliquant un niveau de sécurité et de conformité maximal.
• Utilisation mobile : face à la propagation des environnements hybrides (maison/bureau/BYOD mobile) et au développement du télétravail (lancement de l’impression depuis le domicile et récupération du document au bureau), les employés utilisent un nombre croissant de périphériques. L’utilisation mobile est devenue indispensable avec ce nouveau mode de fonctionnement.
• Durabilité et impression responsable : les utilisateurs doivent être sensibilisés et encouragés à adopter des comportements d’impression éco-responsables pour réduire l’impact environnemental de l’impression.
• Libération des ressources IT : les équipes IT doivent passer moins de temps à gérer l’infrastructure d’impression. Il va sans dire que ces économies de temps ne doivent pas se faire au détriment de la sécurité et de l’expérience utilisateur.
• Économies de coût : l’objectif est de réduire les dépenses d’impression et le gaspillage.
• Aspects intuitifs et ludiques : l’impression ne doit pas être perçue comme quelque chose d’ennuyeux. Rendez l’expérience agréable en vous assurant que les besoins des différents utilisateurs sont satisfaits.
• Fiabilité et performance : les risques liés aux pannes réseau et aux points de défaillance doivent être anticipés de façon à atteindre une performance optimale.
• Réduction de l’infrastructure :  moins de contraintes liées aux mises à jour et à la gestion de l’infrastructure sur site.

L’approche PaperCut : l’idée d’une plateforme cloud

Cela fait maintenant 20 ans que nous intervenons sur le secteur de la gestion d’impression. Notre marque s’est construite autour de notre produit phare,  PaperCut MF, une solution de gestion d’impression. Au fil des ans, elle a fédéré une communauté d’utilisateurs de 120 millions de personnes dans le monde.

Devant la progression puis l’adoption des services cloud (SaaS, PaaS, IaaS), nous avons choisi de faire évoluer PaperCut MF vers le cloud. Nous accompagnons nos partenaires et distributeurs internationaux pour qu’ils garantissent des options d’hébergement complètes dans les différents environnements (sur site, cloud privé, cloud public et cloud hybride). Désormais déployée dans le cloud, PaperCut MF est une solution complète de gestion de l’impression spécialement adaptée aux besoins des PME et au secteur de l’éducation.

L’essor des services proposés par des fournisseurs cloud tels que Amazon (AWS), Google (GCP) et Microsoft (Azure) a représenté une chance et un défi pour nos équipes.

En 20 ans, nous nous sommes forgés une vision et un objectif : améliorer l’expérience de nos utilisateurs en diversifiant les solutions proposées. C’est ainsi qu’est née l’idée de créer une plateforme adaptée aux environnements cloud publics.

Pendant plus de deux ans, nos développeurs ont réécrit le code de notre produit pour le transformer en plateforme de gestion d’impression cloud. Notre objectif était de créer une suite de produits adaptés aux besoins des utilisateurs sur un horizon de plus de 20 ans.

Nous avons voulu conjuguer les avantages du cloud à ceux d’une infrastructure MFD/MFP sur site. En d’autres termes, disposer des avantages d’une gestion d’impression dans le cloud sans les inconvénients inhérents au cloud : point de défaillance unique, notamment dans les environnements sujets à ces problèmes de connexion internet, fiabilité, largeur de bande, sécurité.

Nous avons examiné les différentes problématiques sous tous les angles : comment s’affranchir des problèmes de sécurité, confidentialité et performance lors d’une migration vers le cloud ? 

Le « edge computing » : tirer parti des avantages de l’IoT

Les dispositifs IoT (Internet of Things) ont eux aussi dû surmonter des contraintes pour fonctionner correctement en alliant les aspects hardware et internet. Des solutions ont été trouvées. Nous nous sommes intéressés aux bonnes pratiques du monde de l’IoT et les avons transposées à la gestion d’impression dans le cloud.

À ses prémices, l’IoT a connu quelques ratées, notamment en matière de sécurité. C’est d’ailleurs un aspect qui perdure, car les objets connectés sont réputés pour être en dessous des normes de sécurité. Les connexions Internet ont introduit des points de défaillance supplémentaires qui les rendent moins fiables. Toutefois, de nombreux systèmes stratégiques basés sur des technologies IoT ont su faire face à ces problématiques. Prenons le cas des systèmes de contrôle d’éclairage intelligents. Vous vous êtes peut-être demandé quel était l’objectif d’Apple avec ces objets connectés. Quelle est l’utilisation des systèmes d’éclairage déployés à grande échelle ?  Comment fonctionne leur technologie ? Comment transposer cette technologie à un système de gestion d’impression cloud ?

Dans le paysage de l’IoT, deux approches différentes mais complémentaires ont émergé pour résoudre les problématiques précédemment citées.

La première est ce qu’on appelle communément le « Edge computing ». De nos jours, un Raspberry Pi basique a une puissance de calcul supérieure à celle d’un portable de la dernière décennie. La prolifération des CPU à faible coût et de faible puissance a permis aux petits appareils (BYOD et autres) de réaliser localement des tâches informatiques relativement complexes, évitant par là même la dépendance au cloud.

La seconde approche est plus récente et se rapporte à la technologie Mesh (aussi appelée « réseau maillé » ou « maillage en réseau »). Plusieurs dispositifs peuvent fonctionner ensemble de façon coordonnée pour une plus grande fiabilité et assurer une meilleure redondance. Les systèmes IoT modernes tels que les systèmes de contrôle d’éclairage (via Zigbee, par exemple) ou le Wi-Fi Mesh sont des exemples.

Pour certains services non essentiels, les systèmes IoT 100% cloud conviennent tout à fait. Pour les services essentiels, il est recommandé d’utiliser des systèmes IoT basés sur les technologies Edge et/ou Mesh.

L’IoT a surmonté les problèmes de fiabilité avec Mesh, les conceptions « fail open » et le « edge computing ».  Le monde de l’IoT ne dépend pas exclusivement du cloud. Il tire parti du cloud, notamment pour la configuration et les extensions, mais n’en dépend pas pour ses fonctionnalités essentielles.

Nous avons donc la solution aux problèmes que pose la gestion d’impression dans le cloud : recourir à la technologie Mesh. Nous sommes pour cela partis du principe que vous obtiendrez davantage de performance avec plusieurs appareils qu’avec un seul serveur, et une plus grande fiabilité du fait que ces appareils sont plus tolérants aux fautes. 

Avec les systèmes cloud modernes, lorsque le trafic d’un site web augmente, nul besoin de migrer vers un serveur plus puissant, il vous suffit de répartir la charge du trafic sur plusieurs petits serveurs.

En nous appuyant sur le concept du réseau maillé et en considérant que plusieurs petits systèmes forment ensemble un système plus performant et plus fiable, nous avons donné naissance à PaperCut Edge Mesh, notre plateforme de gestion d’impression cloud.

Pourquoi migrer la gestion d’impression dans le cloud ?

Depuis que nous avons orienté nos efforts de développement vers le cloud, l’intérêt envers les solutions de gestion d’impression dans le cloud n’a cessé de croître. 

Selon l’étude Quocirca Global Print 2025 :

1. D’ici 2025, 73 % des entreprises envisagent de migrer la gestion de leurs impressions vers le cloud.
2. 49 % des personnes interrogées affirment avoir déjà déployé une gestion d’impression dans le cloud.
3. 35 % des répondants confirment leur intention de migrer la gestion de leurs impressions dans le cloud

La maintenance des serveurs est un point épineux pour de nombreuses entreprises, notamment pour les PME. Les grandes entreprises qui réalisent des économies d’échelle peuvent plus facilement peser le pour et le contre d’une solution de gestion d’impression.

Pour les PME, la maintenance de l’infrastructure on-premise est un fardeau. Nombre d’entre elles ont déjà mis un pied dans le cloud avec Office 365, One Drive, ou G-Suite. D’ailleurs, en matière de cloud, les premiers adoptants sont les PME (pour les services cloud, on parle même d’adoption massive).

Le changement est en marche. Les petites entreprises choisissent de ne pas héberger leurs propres serveurs et recherchent des solutions d’impression ne reposant pas sur des serveurs. La prochaine étape sera la migration du serveur d’impression dans le cloud.

Notre plateforme cloud native apporte cette flexibilité recherchée, et offre des solutions souples adaptées aux besoins des clients.

Passer d’une gestion d’impression sur site à une gestion cloud : un pas en avant, deux pas en arrière

Tout comme le cloud, la gestion d’impression cloud vous ouvre de nouveaux horizons. Mais à l’image du cloud, c’est un domaine en perpétuelle évolution. Les attentes sont élevées mais les déceptions peuvent aussi être grandes.

Il en va de même pour la gestion d’impression dans le cloud.  Il faudra attendre des années avant d’atteindre le niveau de fonctionnalités apporté par les solutions on-premise. Notre plateforme de gestion d’impression est source d’une grande fierté, mais nous savons qu’il nous faut continuer à la faire évoluer sans cesse pour relever les défis du cloud. 

La gestion d’impression cloud continue à tenir ses promesses et semble être la solution d’avenir pour les environnements cloud. Toutefois, comme pour la plupart des transitions technologiques, son adoption ne suit pas un schéma linéaire, c’est plutôt un pas en avant, deux pas en arrière.

Lorsque nous sommes passés des écrans CRT aux écrans LCD, la nouvelle technologie présentait de nombreux avantages (un écran plus fin et une moindre consommation d’énergie), mais aussi des inconvénients comme un manque de netteté de l’image. Comme souvent, il a fallu alors peser les avantages et les inconvénients.

Pour déterminer les éléments non négociables de votre environnement d’impression, vous devez préparer votre stratégie et être conscient qu’il faudra parfois faire deux pas en arrière après avoir fait un pas en avant. C’est pourquoi nous avons pris en compte ces considérations pour répondre aux craintes liées à la confidentialité, à la fiabilité et aux performances.

Une offre dédiée aux natifs cloud

Toutes les entreprises n’ont pas le même niveau d’adoption du cloud. Pour certaines, cela se limite à utiliser les services cloud pour leur messagerie, pour d’autres comme les PME, elles ont exclusivement recours à des hébergements SaaS, IaaS et PaaS, leur seule infrastructure étant une connexion Wi-Fi.

Face au constat que certains clients PaperCut MF utilisaient déjà MF dans le cloud via des services comme Azure, WAS, etc., nous avons décidé de concentrer notre plateforme de gestion d’impression sur le marché des PME, cette clientèle « née dans le cloud » et ayant adopté massivement le cloud public. Ces entreprises acceptent facilement que la gestion de leurs systèmes soit externalisée.

Nous avons donc lancé notre plateforme de gestion d’impression cloud native en intégrant une version de PaperCut Pocket dédiée aux PME. Cela nous a permis de peaufiner notre plateforme cloud native et de proposer une mise à l’échelle pour les plus grandes entreprises et le secteur de l’éducation avec PaperCut Hive, notre nouveau produit.

Migrer vers le cloud : une approche à long terme

La gestion d’impression dans le cloud marque un tournant dans le paysage des entreprises. Les protocoles et les pratiques sont en constante évolution. L’industrie de l’impression dans son ensemble est encore en phase d’apprentissage. La gestion d’impression dans le cloud est en passe de devenir la nouvelle norme. Ce nouvel environnement sera plus efficace, mieux préparé et tout à fait adapté aux besoins des clients avec des atouts indéniables : une forte valeur ajoutée et un modèle beaucoup plus économique.

C’est une évolution au long cours. Selon les secteurs, la migration vers le cloud va se faire à différentes vitesses, à différents moments et répondra à des exigences différentes.

Il ne s’agit pas de remplacer les infrastructures existantes, mais plutôt de passer à l’échelle votre environnement d’impression avec des technologies cloud.

Nous allons continuer le développement et le déploiement de notre produit phare, PaperCut MF. Nos solutions PaperCut Pocket et PaperCut Hive, sont quant à elles développées autour du concept de plateforme cloud avec le futur en ligne de mire.

Nous pouvons affirmer avec certitude que le « cloud computing » va s’imposer comme le modèle dominant dans le domaine de l’impression et de la gestion d’impression au cours des prochaines années. 

Seules les entreprises qui ont des exigences élevées en matière de conformité et de confidentialité s’orienteront vers des environnements d’impression auto-hébergés et auto-contrôlés. Une large majorité des entreprises se tournera vers des solutions cloud natives.

Chez PaperCut, nous ne pouvons qu’encourager l’adoption d’une gestion d’impression cloud et souhaitons offrir à nos clients des solutions d’impression adaptées à tous leurs environnements.

Nous avons à cœur de laisser nos clients libres de leurs choix. C’est pourquoi, nous leur proposons des solutions auto-hébergées et des solutions de gestion d’impression cloud natives entièrement hébergées. Nous nous projetons constamment vers le futur et privilégions la pérennité de notre entreprise aux résultats financiers à court terme, avec pour ambition de devenir une entreprise centenaire.

Source PaperCut

Inspiré et traduit de l’article https://www.papercut.com/about/beyond-the-product/printing-in-2020-and-beyond/printing-and-cloud/