Dématérialisation des documents : pourquoi passer à la facturation électronique ?
Dématérialisation des documents : pourquoi passer à la facturation électronique ?
septembre 19, 2022
Dématérialisation des documents : pourquoi passer à la facturation électronique ?
Depuis quelques années, la numérisation ou dématérialisation des documents est devenue une pratique courante pour les entreprises et les administrations. Il faut savoir que les documents numériques présentent de nombreux atouts par rapport aux documents physiques. Les avantages de la dématérialisation sont surtout visibles au niveau des documents comptables comme les factures. Pour vous aider à y voir clair, découvrez les raisons de procéder à la dématérialisation des factures de votre entreprise.
Qu’est-ce que la dématérialisation des documents ?
Pour faire simple, la dématérialisation des documents consiste à passer de l’usage des documents papier aux documents électroniques. En général, le document électronique est en format PDF simple, en PDF signé électroniquement ou en mode EDI (échange de données informatisées). Cette transformation digitale concerne tous les documents entrants et sortants de l’entreprise, y compris les factures. Pour passer du support papier à la version numérique, il faut utiliser un logiciel de dématérialisation des documents. Cet outil est communément appelé un logiciel de GED ou un logiciel de gestion électronique de documents. Outre la numérisation des documents, cet outil assure la gestion documentaire.
Pour dématérialiser vos factures, procurez-vous une solution de dématérialisation des documents auprès d’un fournisseur de confiance.
Pour quelles raisons dématérialiser les factures ?
Découvrez pourquoi il est dans l’intérêt d’une entreprise privée ou une organisation de procéder à la dématérialisation des factures fournisseurs et factures clients.
La facturation électronique pour respecter les normes en vigueur
Avant tout, sachez qu’une démarche de dématérialisation des documents d’entreprise est une obligation pour les professionnels. En effet, la loi des finances de 2020 prévoit de systématiser l’usage des factures électroniques ou e-factures ou factures dématérialisées. Cette digitalisation des factures vise principalement à lutter contre la fraude à la TVA. Elle concerne les relations commerciales B2B (entre deux entreprises), B2C (entreprise et particulier) et B2G (entreprise et administration publique). Les professionnels ont entre 2024 et 2026 pour effectuer la transformation numérique. Ensuite, toutes les entreprises sont dans l’obligation d’émettre et de recevoir des factures électroniques via des plateformes comme Chorus Pro.
Aussi, n’attendez plus pour réaliser les étapes de dématérialisation des documents afin de respecter les normes de votre activité.
Les factures électroniques pour faire des économies
L’un des principaux atouts des fichiers numériques face aux documents papier c’est la réduction des coûts liés à l’impression. On a tendance à l’oublier, mais les impressions et les copies représentent un coût considérable pour les entreprises. C’est d’autant plus vrai lorsqu’il y a gaspillage des consommables (ex : papiers et cartouches d’encre) à des fins personnelles. N’oublions pas non plus les coûts postaux, soit les coûts liés à l’envoi des courriers. Dans ce contexte, les facteurs numériques sont à privilégier pour supprimer les frais d’impression et les frais postaux. De plus, retenez que la dématérialisation des factures participe à une démarche éco-responsable en réduisant l’empreinte carbone de votre entreprise.
Aussi, faites des économies sur votre budget en priorisant les factures numériques.
La dématérialisation des documents pour gagner du temps
Le fait de numériser les documents implique la dématérialisation des processus métiers. C’est un avantage, car l’informatisation permet d’éviter les tâches chronophages. Effectivement, en adoptant les factures numérisées, vous profitez de solutions de stockage et d’archivage électronique. Cela peut être une solution de GED ou un coffre fort numérique. Ces outils SaaS permettent d’archiver, de trier, de classer et d’indexer les documents numérisés. Avec cette méthode de gestion documentaire, la recherche et la diffusion des documents sont optimisées. Le gain de temps en gestion des documents est donc considérable grâce à l’automatisation des processus métiers. C’est idéal pour raccourcir le temps de traitement des factures et éviter les retards de paiement.
Aussi, adoptez les factures électroniques pour optimiser le workflow documentaire et booster la productivité de votre entreprise.
Les factures électroniques pour la sécurité des données
Les factures sont des documents sensibles qui ne doivent pas tomber entre de mauvaises mains. Fort heureusement, la facturation électronique procure aux utilisateurs de nombreuses options de sécurisation. On cite notamment le chiffrement ou cryptage qui assure la confidentialité du document dématérialisé. À cela s’ajoutent les fonctionnalités que proposent les solutions de GED comme l’authentification. Cette fonctionnalité limite l’accès aux données en fonction du profil de chaque utilisateur. Bien entendu, les factures numériques doivent remplir des conditions ou critères pour être valables. En pratique, il faut assurer l’authenticité (identité de l’émetteur), l’intégrité (contenu non altéré) et la lisibilité du document électronique.
Le danger de perte ou de vol de données provient surtout d’internet. Aussi, familiarisez-vous avec les pratiques de sécurité internet.
À qui s’adresser pour un projet de dématérialisation des documents ?
Vous souhaitez dématérialiser vos factures et autres documents d’entreprise ? Faites appel à Bluemega, votre fournisseur de solutions de dématérialisation des documents. Nos services s’adressent à tous types de structure comme les entreprises privées, les administrations et les collectivités territoriales.
Bluemega met à votre disposition un panel de solutions logicielles pour dématérialiser et gérer vos documents électroniques. Nos solutions permettent de dématérialiser tous les types de documents comme les factures, les bulletins de paie, les contrats, les documents administratifs, etc.
N’attendez plus pour contacter Bluemega et profiter d’une solution de dématérialisation des documents adaptés à vos besoins.
Parce que j’ai grandi autant professionnellement que personnellement très proche d’Olivier, il m’a toujours demandé pourquoi je ne venais pas rejoindre l’équipe Bluemega.
J’ai voulu suivre mon chemin mais en 2019 j’ai enfin compris qu’au-delà de notre amitié, il y avait surtout ce petit truc qui nous lie : notre état d’esprit… et qui est aussi celui de Bluemega.
J’ai rejoint l’équipe commerciale en janvier 2020 et depuis ce jour pas une seule fois je ne regrette mon choix.
Sauf peut-être de ne pas l’avoir fait avant 😊
Je me sens à ma place ! Nous sommes travailleurs, solidaires, enthousiastes, attentifs aux autres et surtout nous ne nous prenons pas au sérieux. Le cadre idéal pour se réaliser !
Chaque individu de la BueTeam est l’ingrédient spécial d’une recette qui fonctionne, « Luminomagifantastic » ! J’ai gardé mon âme d’enfant, je crois que tout est possible, et ici encore plus !
Mon évolution va de pair avec celle que je vise pour chacun de mes clients-partenaires : notre croissance, notre réussite !
(Et petit message à mes collègues qui rient de ma précision lors de mon entretien d’embauche sur le fait que je ne suis pas « une conquête » : c’est Vous qui m’avez conquise ! Merci ! 😊)
Anne peg
Responsable partenaires
Our Spring Sale Has Started
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En 2010, Séb m’a proposé une mission en me précisant « bon ça peut faire pschit ».
On m’a confié la mission de « récupérer » et « poursuivre » l’activité de la société CNMB que nous venions de racheter.
En 2011, cette activité faisait X2.
En 2013, nous étions une poignée de salariés à reprendre les rênes de Bluemega.
En 2021 … quel chemin parcouru, quelle chance de participer à cette belle aventure professionnelle et humaine.
Damien
Responsable partenaires
A mon arrivée chez Bluemega, j’ai été chaleureusement accueilli pour mes compétences techniques et mes atouts personnels.Depuis, la culture du challenge, couplée à l’exigence de communications saines et productives, m’ont permis de m’épanouir professionnellement.
Mon évolution contribue à l’évolution de Bluemega, et cette concordance des destins génère une efficacité redoutable.
Etienne
Développeur web leader
Arrivé chez Bluemega en tant que première recrue externe, je me suis vite rendu compte que cette société était différente des autres quand, à la première réunion générale mon président était déguisé en « télétubbies » et mon directeur général en « bob l’éponge » (photo disponible).
Bluemega m’a d’abord permis d’évoluer du métier d’administrateur système et réseau à consultant avant-vente. Et ce nouveau challenge m’a donné la chance de parcourir la France pour installer et faire la promotion de ces solutions. Aujourd’hui pour développer le business KPAX, j’ai la chance de voyager et d’échanger avec gens dans le monde. Ils devaient être des collègues et se sont devenu des amis 🙂