Les étapes clés pour réussir la dématérialisation des factures
Des effets de la mondialisation et de la révolution digitale que subit le monde des affaires, on ne retient qu’une chose : l’adaptation de l’organisation à son époque. Pour toute entreprise qui souhaite atteindre ses objectifs, il est crucial d’ores et déjà d’élaborer une méthode de dématérialisation pour ses factures. Cette action instaurée dans un souci de traçabilité permet à l’entreprise de gagner en temps et en argent. Pour réussir la dématérialisation de ses factures, voici les étapes clés à adopter.
Qu’est-ce qu’une facture dématérialisée ?
Une facture dématérialisée est à différencier d’une facture électronique. La première est un état de frais qui existe déjà en version papier et qui sera scanné ensuite pour des raisons de stockage. Par contre, la facture électronique est celle qui n’existe qu’en version numérique.Procéder à un état des lieux
Avant d’entamer tout projet de dématérialisation, il faut mettre en place un système d’audit. Ce n’est qu’un exercice simple qui vise à contrôler les process administratifs existants. Ainsi, les dirigeants devront au préalable déterminer comment est établi tout le processus papier existant des documents, ainsi que les émetteurs et bénéficiaires de ces documents. Ils devront dans une certaine mesure identifier aussi les contraintes administratives liées à chaque document.Se poser les bonnes questions
Une fois que vous avez identifié toute la procédure relative au papier existant, vous devrez vous poser quelques questions règlementaires. En tant que dirigeant, il vous faudra déterminer avec certitude la technique idéale de dématérialisation. Il peut s’agir de la Gestion Electronique des Documents (GED), de l’Échange de Données Informatisées (EDI), de solutions de scanning ou de système de Lecture Automatique de Documents (LAD). De plus, il serait préférable pour le manager de choisir la signature ou le certificat horodaté qui convient à son projet de dématérialisation. Enfin, le dirigeant devra aussi trouver la bonne méthode d’archivage maximal au regard de la durée légale de conservation. De ce fait, pour une facture entrante, l’entreprise aura pour obligation en vue de réussir la dématérialisation de ses factures, d’accompagner ses fournisseurs et de prendre en compte leurs contraintes. Et pour la facture sortante, il lui faudra communiquer avec tous les clients et faire usage de toutes les plateformes de communication pouvant faciliter la compréhension des différents acteurs.S’acquitter des détails techniques
Ceux-ci concernent la plateforme de réception des factures à dématérialiser. Souhaitez-vous donc choisir un système d’exploitation comme Windows, Linux, Mac OS ou des applications comme Sage ou ERP ? Préférez-vous des formats comme le PDF, le XML ou le Spool ? Telles sont les interrogations qui doivent animer votre démarche. L’un des autres détails techniques à prendre en compte est la manière dont vos destinataires pourront récupérer les factures de manière efficace.Sensibiliser ses fournisseurs
C’est une étape très importante. La dématérialisation des factures ne saurait être réalisée sans la participation de vos partenaires. Vous devrez donc en amont préparer des actions de sensibilisation et d’information pour ces derniers. En réalité, certains fournisseurs pourraient être réfractaires à ce changement. Il vous revient la tâche primordiale de leur faire accepter progressivement la dématérialisation de vos factures. On ne saurait également oublier le personnel qui doit aussi être l’un des premiers acteurs de ce processus nouveau à être informé. Ils doivent être convaincus du bien-fondé de votre initiative. Beaucoup redoutent en effet que l’automatisation des factures entrantes et sortantes ne soit une opération illégale et dont la preuve faible pourrait créer des litiges entre les entreprises. N’hésitez donc pas à mener des formations régulières pour expliquer en long et en large cette opération qui finira par se démocratiser à tous. Les services d’un consultant externe en la matière pourront même vous être utiles.Les avantages de la dématérialisation des factures
Numériser ses factures ou ses documents offre de nombreux avantages. Nous remarquons tout d’abord que le passage à une facturation essentiellement électronique permet de faire économiser au moins 60 % et 50 % des frais respectifs de gestion pour factures sortantes et entrantes. Cet avantage est énorme quand on sait qu’une facture sur papier coûte trois fois le prix d’un timbre. Par ailleurs, automatiser ses factures vous permet de :- respecter vos délais de règlement ;
- diminuer vos temps de traitement.
Dimitri Moreau
