De nos jours, l’impression mobile représente une grosse part dans la façon d’imprimer des entreprises. Depuis n’importe quel terminal, une impression peut se faire sans problème sur une solution d’impression récente (imprimante / MFP) mais tout se complique quand on souhaite utiliser notre infrastructure d’impression existante (accès via serveur d’impression) ou que l’on souhaite obtenir des informations sur l’utilisation de l’impression mobile (qui/quoi/quand/comment). Aussi bien dans le secteur public que privé, les petites entreprises comme les grands groupes impriment et numérisent des milliers de pages de document à tout instant. Avec l’impression mobile, une grande révolution est en train d’apporter sa transformation dans la manière de modifier, de partager, de stocker et même d’imprimer la base documentaire. Mais pour des raisons de sécurité, les entreprises sont réticentes à autoriser les accès. Quels sont les enjeux de l’impression mobile pour les entreprises ?

Un regard sur le rôle de l’impression dans une entreprise

Depuis la crise de 2009, de nombreuses entreprises se sont mises dans une optique d’économie et de rationalisation des coûts. Ceci est fait dans le but d’accroître la rentabilité de l’entreprise. Tous les secteurs d’activités y passent : les frais généraux, la téléphonie, et autres. Un seul secteur n’a pas été touché. Il s’agit de la gestion des impressions. Ainsi, celle-ci continue d’occuper une belle part dans l’ensemble du budget de l’entreprise. Par exemple, une page imprimée en couleur coûte dix fois plus cher qu’une page imprimée en monochrome. De la même manière, 15 % des pages imprimées ne sont jamais lues (impression accidentelle) et plus de 20 % des impressions sont mises à la poubelle après lecture. Au final, plus de 90 % des entreprises ne maîtrisent pas les coûts de gestion de leurs impressions bien que celles-ci peuvent représenter jusqu’à 6 % du chiffre d’affaires de l’entreprise. L’impression dans l’entreprise est donc un secteur prépondérant qui ne doit pas être occulté dans le choix des politiques d’optimisation et de rentabilité de l’ensemble des secteurs d’activités de l’entreprise.  

Les technologies d’impression mobile existantes

Le développement technologique tant sur le plan matériel que logiciel a révolutionné les méthodes de gestion et d’optimisation des impressions. Cela se traduit par la mise en place d’outils qui va permettre de vérifier les comportements tout en apportant d’autres services complémentaires aux utilisateurs. Entre autres, il y a la numérisation simplifiée et intelligente et bien évidemment l’impression mobile. Dans un premier temps, l’impression mobile apporte un atout majeur qu’est la mobilité et dans un second temps un aspect qualitatif et optimisant de l’impression des pages.

• L’impression mobile : elle représente une grande et belle évolution dans le secteur, car elle apporte une solution adaptée aux besoins des utilisateurs. L’impression mobile est aussi bien utile pour les particuliers que pour les entreprises. Mais concrètement, l’impression mobile ne signifie pas que l’impression en elle-même est mobile. C’est plutôt la prise en compte des terminaux mobiles pour effectuer des impressions où que vous vous trouviez. Ces terminaux mobiles vont des ordinateurs portables jusqu’aux tablettes en passant par les smartphones. Pour ce faire, les systèmes d’impression traditionnelle doivent intégrer des améliorations logicielles pour permettre un échange de données qualitatif avec les différents périphériques mobiles et les équipements d’impression.
• L’optimisation de l’impression des pages : compte tenu du gâchis observé par le passé en ce qui concerne l’impression des pages, l’optimisation est de rigueur. Ainsi, ne doit être imprimé que ce qui est nécessaire. De nouvelles applications voient le jour, avec de nouvelles interfaces. De nos jours, elle représente une grande opportunité technologique pour les acteurs et un marché en plein essor.

 

L’impression mobile : une source de productivité

Pour les entreprises, l’usage à grande échelle des solutions de mobilité est une opportunité pour accéder à un système d’impression mobile. Même à distance, imprimer sera possible pour tous les collaborateurs, ce qui est source d’efficacité et de productivité. Les ressources de l’entreprise seront ainsi accessibles, et des documents peuvent être imprimés lorsque cela s’avère nécessaire. Quatre fonctions essentielles sont nécessaires pour une gestion optimale des documents dans un cadre d’impression mobile. Il s’agit de :

• L’impression des documents depuis un terminal mobile (smartphone ou tablette) ;
• L’impression des pages internet qui ont été consultées sur le terminal ;
• L’envoi des documents par courriel ou leur stockage dans le Cloud ;
• La numérisation des documents et leur enregistrement sur le terminal (depuis le système d’impression multifonction).

Pour certaines solutions, cela dépasse même la simple impression pour s’étendre à l’indexation, au partage et aussi à l’archivage des documents depuis son mobile. Il en ressort alors un énorme gain de temps et de productivité. Toutefois, de telles solutions doivent répondre au respect de certaines normes de sécurité, car il ne s’agira pas d’accéder aux documents professionnels comme l’on veut.  

Les implications de l’adoption d’une politique d’impression mobile

La solution de l’impression mobile, en plus d’apporter de l’efficacité et de la rentabilité à l’entreprise, soulève certaines interrogations en ce qui concerne la sécurité. Bon nombre de fournisseurs de solutions d’impression mobile l’ont bien compris et proposent aux entreprises un environnement hautement sécurisé. Différents niveaux d’accès à l’imprimante sont alors définis. Il en est de même pour la numérisation des documents. Ainsi, ce nouveau mode de travail et de collaboration peut être perçu sereinement par les collaborateurs pour de plus belles avancées technologiques.