Dans une école ou une université, les besoins en impression de documents sont nombreux et grandissants selon la taille de l’établissement. Le personnel pédagogique, les étudiants et les élèves ont pris l’habitude d’utiliser facilement les imprimantes et les photocopieurs, parfois avec excès. Cela entraîne alors une surconsommation, voire du gaspillage en impression de documents. Cela a des impacts certains sur l’écologie, et surtout sur le budget « impression » de l’établissement scolaire. Il est alors indispensable pour les collaborateurs en charge de la gestion de l’impression de trouver un moyen fiable qui permet de gérer facilement l’impression. Comment y arriver ? Existe-t-il des outils spécialisés à cet effet ?

Définir une politique d’impression dans votre école / université

En effet, il existe des logiciels de gestion d’impression pour les photocopieurs et les imprimantes dans le milieu de l’éducation (école, université…). Si vous décidez de vous tourner vers cette solution 2.0, il est indispensable d’adopter une politique d’impression au sein de votre établissement. Ces règles seront des piliers pour la mise en place de la solution logicielle et serviront aussi de règles pour que les utilisateurs (dont le personnel pédagogique ainsi que les élèves) prennent les bonnes habitudes vis-à-vis des impressions et des copies. Voici ce que Bluemega vous propose de faire :

• Choisir les « bons » appareils en fonction des pratiques
• Faire comprendre aux utilisateurs le coût écologique
• Imposer les impressions sur recto-verso
• Définir une liste des dossiers et documents pouvant être imprimés
• Limiter l’utilisation de l’impression couleur
• Demander une identification de chaque utilisateur à chaque impression
• Mettre en place des quotas pour les impressions grands formats
• Faire payer les impressions au-delà des quotas alloués

Afin d’obtenir des résultats encore plus probants, vous pouvez également vous référer aux techniques de gestion d’impressions et de copies, sur cette page. (article sur « gérer les impressions et les copies »)

S’équiper d’un logiciel de gestion d’impression dans votre école / université

Pour surveiller et contrôler efficacement l’impression, tout en réalisant des économies, des milliers d’écoles et d’universités à travers le monde se tournent vers les logiciels spécialisés à cet effet. PaperCut MF est la solution universelle pour suivre et contrôler les impressions et les copies dans les domaines de l’éducation (école, université…). Les fonctionnalités En utilisant le logiciel de gestion d’impression PaperCut MF, vous aurez accès à 7 principales fonctionnalités : 1- Suivre l’utilisation de l’imprimante Vous pouvez voir de manière instantanée qui imprime, ce qu’il imprime, quand et sur quel périphérique il imprime. Il suffit de se rapporter au tableau de bord pour avoir une réponse à toutes vos questions et reconnaitre facilement les utilisateurs qui n’utilisent pas l’imprimante à bon escient. 2- Faire respecter les politiques d’impression Mettez en place des règles pour limiter le comportement abusif des utilisateurs et pour les permettre d’adopter les bonnes habitudes d’impression. Ajoutez, pour cela, des filtres prédéfinis pour encourager, par exemple, l’impression recto verso ou l’impression en noir et blanc. 3- Gérer les impressions sur toutes les plateformes et les différents appareils Grâce à ce logiciel de gestion d’impression, il est plus simple d’imprimer à partir des appareils de l’utilisateur : smartphone, tablette, ordinateur portable, etc. Les étudiants peuvent ainsi facilement profiter des moyens d’impression avec leurs propres appareils (Bring Your Own Device). 4- Sécuriser L’application « Find Me » permet aux utilisateurs d’imprimer leurs documents en toute sérénité et dans la plus grande sécurité possible. Comme chaque utilisateur a besoin de s’identifier avant de libérer son impression, ainsi la confidentialité est assurée. 5- Contrôler les coûts Chaque personne qui utilise l’imprimante doit payer pour les impressions. Très facilement, vous aurez la possibilité d’allouer des quotas d’impression aux utilisateurs. Ils auront un solde d’impression. Dès que le quota est épuisé, ils ne peuvent plus imprimer. L’utilisateur peut acheter des crédits d’impression en s’appuyant sur le système de paiement de son choix comme la carte IZLY ou PayPal. 6- Encourager l’impression responsable Grâce au tableau de bord environnemental, l’utilisateur pourra mesurer en temps réel l’impact environnemental de son impression. 7- Numériser Les utilisateurs peuvent numériser leur document directement à partir des scanners des multifonctions et les récupérer directement sur leurs emails ou sur un répertoire réseau.. Les avantages Pourquoi se tourner vers cette solution ?

• Réduction des coûts
• Sécurisation des données
• Préservation de l’environnement
• Amélioration des habitudes d’impression
• Contrôler et gérer les copies et impressions

Pour en savoir davantage sur notre logiciel de gestion d’impression PaperCut MF, rendez-vous sur notre page ou contactez-nous sur notre formulaire de contact ou par téléphone au 01 69 35 46 46.