Respectez-vous les obligations relatives au bulletin de paie électronique ?

Dans le cadre d’une prestation de service, l’employeur et son employé doivent au préalable signer un contrat de travail qui les assujettit à des obligations qu’ils sont tenus de respecter. Parmi ces obligations figure le salaire. En effet, en contrepartie du service rendu, l’employeur est tenu de verser une rémunération à son employé à une période régulière définie dans le contrat. L’obligation du versement du salaire doit être accompagnée d‘une délivrance de bulletin de paie au travailleur. Ce bulletin de paie devra être remis en main propre, par courrier ou par voie électronique. Toutefois, il faut noter que la transmission de ce document par voie électronique s’est vulgarisée. De nouvelles réglementations régissent donc cette manière de procéder.  

Qu’est-ce qu’un bulletin de paie ?

Le bulletin de paie ou la fiche de paie est une pièce justificative délivrée par l’employeur à son employé lors du versement de son salaire. Sur cette pièce, on retrouve principalement le salaire net, les heures supplémentaires, les absences éventuelles, les congés, les diverses cotisations ou tout autre évènement survenu au cours de la période de paiement ayant une incidence sur le salaire. Ce document matérialise donc tout le travail rendu par le salarié chaque mois (ou la périodicité de paiement défini). Le bulletin de paie revêt donc une importance particulière. Pour ce faire, il doit donc être rédigé et envoyé selon des normes bien définies afin de rendre fidèlement compte de la relation de travail existant entre le chef d’entreprise et son salarié. Sa transmission peut se faire :

• en main propre contre décharge ;
• par courrier ;
• ou par voie électronique.

Cette dernière option est soumise à de nouvelles règles qu’il est essentiel de connaître afin d’éviter des litiges.  

La dématérialisation du bulletin de paie

À l’ère du numérique, de plus en plus d’employeurs transmettent le bulletin de paie par voie électronique. Depuis mai 2009, le bulletin de paie électronique est donc autorisé par la loi. Toutefois, l’accord du salarié était obligatoire pour la télétransmission. Une nouvelle loi datant de janvier 2017 a fait du bulletin de paie la règle. Cette loi facilite ainsi la transmission de la fiche de paie par voie électronique et fixe les règles afférentes. Dorénavant, l’employeur n’a plus besoin de l’accord de son salarié avant de lui envoyer sa fiche de paie par voie électronique.  

Le droit de veto du salarié

Malgré les nombreux avantages partagés (entre l’employeur et le salarié) liés à la transmission de la fiche de paie par voie électronique, le salarié peut toujours s’y opposer. En fait, la loi stipule à ce propos que l’employé est tenu d’informer son employeur de son droit d’opposition, un mois avant la première émission du bulletin de paie électronique. Ce dernier pourra exercer ce droit à tout moment, avant ou après l’émission du premier bulletin de paie électronique. Cette demande doit être prise en compte dans les meilleurs délais. Le délai ne devra pas dépasser les trois mois après la notification. Le salarié pourra donc continuer à recevoir ses bulletins de paie sous format papier. Son droit de s’opposer à la dématérialisation de son bulletin de paie est donc toujours d’actualité.  

Les mentions devant figurer sur une fiche de paie électronique

Un nouveau modèle de fiche de paie est à respecter. Les informations qui doivent y figurer sont celles-ci :

• des renseignements sur l’employeur : nom de l’employeur, adresse, désignation de l’entreprise, numéro d’immatriculation des cotisations sociales, code APE, le numéro d’inscription de l’employeur au répertoire national des entreprises et établissements ;
• des renseignements sur le salarié : nom, adresse, intitulé de l’emploi, position du salarié ;
• des renseignements sur la législation applicable ;
• des renseignements liés à la paie du mois : période, nombre d’heures de travail, salaire brut, salaire net, heures supplémentaires, date de paiement, les exonérations, cotisations diverses et indemnités ;
• la date de paiement ;
• la mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie sur le portail ;
• la mention indiquant au salarié de conserver son bulletin de paie pour une durée illimitée ;
• la modalité de paiement (virement ou chèque) ;
• la nature du contrat (CDD ou CDI) ;
• l’intitulé de la convention collective de branche applicable au salarié.

 

Autres réglementations relatives au bulletin de paie électronique

Il y avait déjà des règles de base préalablement définies par le Code du travail concernant l’établissement et la délivrance du bulletin de paie. Ces règles ne changent pas, mais de nouvelles réglementations régissent tout particulièrement le bulletin de paie électronique. En effet, après avoir fixé les règles dans lesquelles le bulletin de paie sera disponible pour son employé, le chef d’entreprise doit garantir la disponibilité, l’intégrité et la confidentialité des informations relatives à ce document. L’employeur doit dans ce cadre conserver le bulletin de paie dématérialisé pendant 50 ans, soit jusqu’à ce que son salarié ait l’âge de 75 ans. Le document devra également être accessible dans le cadre du service associé au compte d’activité (CPA). Ainsi, le salarié pourra consulter à tout moment sa fiche de paie sur cet espace personnel qui lui est réservé. Nul n’est censé ignorer la loi. Donc pour ne pas tomber sous le coup de pénalités et des sanctions relatives au non-respect de la transmission du bulletin de paie électronique, prenez connaissance de toutes les réglementations.