Optimidoc Server

PRÉSENTATION GÉNÉRALE

Imprimez et numérisez simplement et en toute confidentialité

OptimiDoc Server est une solution innovante qui permet une gestion avancée des impressions et des numérisations et s’intègre aussi avec les infrastructures On-Premise et Cloud comme Office 365, G Drive, Dropbox, etc.

Elle améliore la productivité des utilisateurs en simplifiant les processus d’impressions et de numérisations tout en réduisant le temps d’administration.

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Avantages de la solution

S’intègre avec les infrastructures Cloud et On-Premise
Mobilité assurée avec les Apps Android et Apple IOS
Optimise les processus de traitement des documents
S’adapte à toute taille d’entreprise
Ergonomique et intuitif pour l’utilisateur
Simple à mettre en oeuvre et à exploiter pour les administrateurs

EN UN COUP D’OEIL

Principales fonctionnalités d’OptimiDoc Server

Gestion des impressions

OptimiDoc gère les impressions traditionnelles depuis les applications et permet d’imprimer les documents directement depuis des espaces de stockage Cloud ou On-Premise.

Imprimer en toute sécurité

En mode traditionnel ou par accès direct des documents depuis les espaces de stockage, les utilisateurs doivent s’identifier sur les équipements pour imprimer en toute confidentialité. Si besoin l’impression directe sans authentification est configurable.

Numériser en tout simplicité

De la simple numérisation d’un document à la gestion de processus métier complexe, OptimiDoc permet de créer des flux de numérisation pour simplifier la tâche des utilisateurs et réduire les temps de traitement.

Capturer tous vos documents

OptimiDoc traite les documents provenant d’un MFP, d’un smartphone, d’une tablette, d’un dossier, d’une boîte mail. Il est aussi possible de glisser/déposer vos documents dans une page Web, de quoi s’adapter à toutes les situations.

Travailler en mobilité

Les applications Android et Apple permettent de libérer les impressions, de s’authentifier sur les MFP et de numériser directement depuis les smartphones ou tablettes.

Authentification sur les MFP

Afin de contrôler et personnaliser l’accès aux MFP, les utilisateurs peuvent s’authentifier avec un code, un badge ou leur identifiant réseau.

Personnaliser les MFP

L’interface des MFP et du Portail Web peuvent être personnalisés : logo de l’entreprise, couleur des textes et des menus.

Suivre les usages

Des tableaux de bord graphiques sont disponibles en ligne. Des rapports personnalisables et programmables permettent de suivre les usages et de faire évoluer les politiques d’impression et de numérisation.

Maîtriser les accès

La gestion des droits permet de limiter les accès aux personnes autorisées et d’afficher aux utilisateurs les menus qui les concernent afin de garantir une sécurité et une facilité d’usage optimale.

Découvrir en vidéo

Présentation OptimiDoc Server (à venir)

POUR ALLER PLUS LOIN

Caractéristiques techniques d’OptimiDoc Server

Versions

OptimiDoc Server (à installer sur site)

Licences

Le nombre d’utilisateurs, de serveurs d’impression et de postes de travail est illimité par serveur principal incluant : OCR jusqu’à 500 pages/mois, 1 licence MFP complète, 1 licence imprimante réseau.
Pour augmenter la puissance de traitement ou la disponibilité, plusieurs serveurs peuvent être mis en place requérant chacun une licence.

Licence par équipements et par fonction :
- Licence MFP « Print » : gestion de l’authentification sur le MFP et sur l’application, impression sécurisée ou directe, règles d’impression, comptabilisation et rapport
- Licence MFP « Capture » : gestion de l’authentification sur le MFP et sur l’application, OCR OptimiDoc (nombre de page illimité), séparation lot de document, processus de numérisation
- Licence MFP « Capture&Print » : fonctionnalités « Print » et « Capture » ci-dessus
- Licence imprimante réseau « Network device » : comptabilisation et rapport, règles d’impression, impression sécurisée avec un boîtier externe (optionnel)
- Licence par source « Input source » : capture des documents depuis un dossier OU une boite mail OU un utilisateur de l’application mobile OU un utilisateur web. OCR OptimiDoc (nombre de page illimité), séparation lot de document, processus de numérisation

Extension OCR ABBY par volume de pages/mois (pour convertir vers des formats MS Office) :
- 5000, 10 000, 25 000 pages par mois

Principales fonctions

Synchronisation des utilisateurs avec une AD ou un annuaire LDAP
Authentification par code, badge et identifiant réseau
Client embarqué dans les MFP et imprimantes supportées
Lecteur de badge réseau externes pour les imprimantes et MFP sans client embarqué. Gestion des impression uniquement
Impressions directes et impressions retenues sécurisées (follow-me) depuis un serveur d’impression ou depuis un poste client Windows
Impressions sécurisées des documents :
- Depuis les espaces de stockage Cloud :
  - OneDrive for Business
  - OneDrive personnel
  - Google Drive
  - DropBox
  - Box
  - SharePoint Online
  - Partage WebDAV
- Depuis les espaces de stockage On-Premise :
  - Dossier locaux
  - Partage SMB
  - Partage WebDAV
- Depuis des boites mail (IMAP, POP3)
Impression mobile par e-mail, par soumission Web
Délégation d’impression
Gestion des flux de numérisation :
- Numérisation vers :
  - Email (smtp)
  - OptimiDoc (le document est stocké sur le serveur OptimiDoc, un lien est envoyé par e-mail aux destinataires)
  - OneDrive for Business
  - OneDrive personnel
  - Google Drive
  - DropBox
  - Box
  - SharePoint Online
  - Partage WebDAV
  - SharePoint
  - Dossier locaux
  - Partage SMB
  - Partage FTP/FTPS
  - Scripts (exécution de programme)
- Paramètres configurables (renseignés par l’utilisateur) :
  - Booléen (vrai, faux)
  - Chaîne de caractère
  - Date
  - Numéro
  - Liste CSV, JSON, XML
  - Liste des utilisateurs (récupération des attributs : email, Home Directory, identifiant)
  - Liste SharePoint
  - Dossier (pour parcourir des dossiers de la destination)
- Paramètres systèmes
  - Nom du Workflow
  - Nom de l’équipement source
  - Adresse IP du MFP source
  - Localisation du MFP source
  - Nom de l’utilisateur
  - Service de l’utilisateur
  - Login de l’utilisateur
  - E-mail de l’utilisateur
  - Home Directory de l’utilisateur
  - Date courante au format YYYYMMddHHmmss
  - Année courante au format YYYY
  - Mois courant au format MM
  - Jour courant au format DD
  - Heure courante au format HH
  - Minute courante au format mm
  - Seconde courante au format ss
  - Nom du fichier original
  - Extension du fichier original
Comptabilisation et rapports des usages
Allocation à des projets
Règles d’impression
Application Mobile Smartphone et Tablette Android et IOS :
- Libération des impressions
- Numérisation
- Identification sur les MFP
Portail utilisateur
Portail administration

Constructeurs supportés avec client embarqué

Nous contacter pour le détail des modèles et des prérequis nécessaires.

Canon
Epson
HP
Konica-Minolta
Kyocera
Triumph Adler
Utax
Lexmark
Ricoh
Xerox

Environnement et principaux prérequis techniques

Serveurs :
Windows 2012R2, 2016, 2019

Base de données :
Base de données par défaut Microsoft Localdb
Microsoft SQL Express 2012 ou supérieur

Clients :
Windows 8 64 bits et supérieur

Architecture :
Mono-serveur : Oui
Multi-serveurs : Oui
Sans serveur d’impression : Oui
Haute disponibilité : Oui, Network Load Balancer

Lecteur de badge

Lecteur de badge Inepro et Elatec

BÉNÉFICIEZ DE NOTRE EXPERTISE

Construire ensemble la solution la plus adaptée au besoin de votre client

Numerisation-de-documents-qu-est-ce-que-la-technologie-OCR

NOTRE ACCOMPAGNEMENT

1. Analyser la situation existante
2. Étudier les besoins et qualifier le projet
3. Préconiser les solutions adaptées
4. Assister à leur mises en oeuvre
5. Former les administrateurs
6. Former nos revendeurs

Contactez-nous !

Ils nous font confiance

Guy DSJ. Président

« Ce que nous apprécions particulièrement avec NEWDOC, c’est le professionnalisme et la compétence des équipes. Grâce à NEWDOC, nous pouvons répondre à des dossiers très techniques et ardus en toute confiance. Nous savons que le projet sera parfaitement mené et que la relation client sera préservée. »

Sébastien R. Responsable Solutions d'Impression

« Le partenariat avec NEWDOC est indiscutablement un atout pour ESI France. L’expertise et le conseil qu’apporte NEWDOC dans les dossiers d’impression est un vrai gage de confiance pour nous et nos clients. Toujours disponible et réactif, le service délivré est impeccable. Merci à Frédéric et toute son équipe. »

Vincent L. Responsable Technique

« Lorsque nous avons consulté NEWDOC la première fois en 2013, nous étions à la recherche d’un outil permettant de gérer ses impressions. A chaque étape, NEWDOC a su nous proposer des prestations personnalisées. L’équipe a toujours été à notre écoute afin de nous permettre d’atteindre nos objectifs. NEWDOC est un partenaire important pour LABEYRIE qui nous aide à gérer de manière intelligente nos systèmes d’impression. »

Mickaël T. Consultant Solutions d'Impression

« Je tenais à vous remercier de notre part et de celle du client pour votre implication, réactivité et la qualité de votre travail sur le projet de notre client. Chaque projet avec vous est l’occasion de se forger de l’expérience et acquérir de nouvelles compétences. Un grand merci à vous. »

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