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Capturer et archiver les documents

Enjeux de la capture du papier et du stockage numérique

Le véritable enjeu de la numérisation d’un document papier réside dans l’analyse de son contenu et son utilisation de manière numérique.

Après un démarrage au cours duquel la reconnaissance des caractères a permis l’automatisation de l’indexation et du classement des documents, la numérisation, aujourd’hui complètement démocratisée, consiste à lire, analyser, capter et ré-injecter des données initialement “papier” dans un système d’information.

Ce qui permet, outre le gain de temps d’optimiser la sécurité mais aussi l’intégrité des données concernée.

Quel matériel pour numériser un document papier ?

La première étape dans la numérisation reste de choisir le bon équipement. Outre les scanners traditionnels, le copieur multifonctions s’est largement développé ces dernières années. Ce dernier présente l’avantage de pouvoir réaliser des flux de capture spécifique (comme par exemple des factures) et ce grâce à une technologie intelligente intégrée.

Dorénavant, les smartphones proposent également cette fonctionnalité pour des tickets de caisse, ou des codes barre par exemple.

Automatiser les traitements

Le traitement d’un document se décompose en plusieurs étapes qui peuvent varier selon l’objectif :

  • Le vidéocodage (ou OCR : la reconnaissance optique de caractère), consiste à transcrire un texte sous forme de fichier texte.
  • La lecture automatique de documents, aussi appelée LAD, permet de récupérer de multiples informations sur un grand nombre de documents de type “formulaire” structuré ou semi structuré. Les informations ainsi extraites peuvent alors être utilisées comme métadonnées dans un système de gestion electronique de documents (GED)
  • La RAD (reconnaissance automatique de documents), permet de distinguer un type de document d’un autre en s’appuyant sur différents critères définis par la gestion électronique de documents.

Ces critères peuvent renvoyer à des logos ou encore des codes-barres présents dans le document. Cette technologie permet alors un classement efficace des informations.

Copie conforme

La numérisation des documents papier accroît la qualité et la rapidité d’accès à leur contenu mais aussi la sécurité́ de la conservation de l’information (confidentialité, intégrité, disponibilité, dématérialisation du stockage et pérennité).

On peut alors s’interroger sur l’opportunité de conserver les deux versions d’un document (papier et sa copie numérique) C’est pourquoi la norme NF Z 42-026 spécifie les conditions de numérisation des documents sur support physique afin de permettre une équivalence avec le document d’origine.

Pour répondre à ces besoins, Bluemega vous propose la solution

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