01 69 35 46 46

Dématérialiser les documents

Dématérialisation des factures

La dématérialisation de factures consiste à faire passer des documents du support papier au support électronique. Depuis quelques années, les factures (factures clients et factures fournisseurs) sont dématérialisables tout en gardant leur valeur fiscale. La dématérialisation des documents permet des gains multiples pour les entreprises et les administrations : réduction des coûts (impression et affranchissement), de l’espace de stockage, du temps de conservation, de l’empreinte carbone, des manipulations, des temps de traitement, des délais dans les échanges et de la traçabilité des échanges. Le processus de dématérialisation des factures peut devenir un réel avantage pour l’entreprise, faisant intervenir, en plus de l’aspect pratique et économique, un atout écologique qui contribue à votre notoriété.

La Loi de Modernisation de l’Économie impose que l’ensemble de la sphère publique (État, collectivités territoriales, organismes et établissements publics) bascule progressivement vers l’usage de la facturation électronique. Ainsi, en 2020, toutes les entreprises devront être en mesure de transmettre leurs factures au travers du système Chorus Pro.

Le bulletin de paie dématérialisé

Là encore, pour des raisons évidentes de coût, d’espace de stockage de documents, de sécurité, de qualité et de durée de conservation des documents, les bulletins de paie sont de plus en plus souvent dématérialisés. Le bulletin de paie électronique se généralise aussi car la législation permet le déploiement de nouvelles solutions d’archivage des documents. Depuis Janvier 2017, l’employeur est autorisé à remettre aux salariés un bulletin de paie électronique, sauf opposition de la part du salarié. Pour ce faire, l’employeur doit respecter certaines règles afin d’assurer la remise du bulletin de paie dans des conditions qui garantissent l’intégrité des informations, la confidentialité ainsi que la durée.

La transformation numérique est la meilleure solution pour optimiser votre productivité et pour garantir un service de qualité à vos clients et vos collaborateurs. La numérisation des documents permet, entre autres, de gagner du temps et de mieux gérer les documents dématérialisés. La voie électronique fournit également une meilleure sécurisation des documents. Outre le bulletin de paie, vous pouvez numériser d’autres document comme les documents comptables, les certificats, les factures électroniques, etc.

Signature électronique des contrats

Comme pour la signature manuscrite d’un document papier, la signature électronique permet de garantir l’intégrité d’un document électronique et d’en authentifier l’auteur. Elle offre un gain de temps et une efficacité en évitant l’impression d’un support papier, son transport ainsi que la présence simultanée de tous les signataires. Son mécanisme doit présenter certaines propriétés : garantir l’identité du signataire, être infalsifiable, ne pas être réutilisable, ne peut être modifiée et ne peut être niée. Aujourd’hui que ce soit pour des contrats commerciaux , des bons de commande, des contrats de travail, ou tous documents administratifs, la signature électronique s’est étendue et simplifiée. Grâce aux appareils mobiles, chacun peut apposer sa signature à distance depuis n’importe quel appareil connecté, sans perdre pour autant sa valeur légale.

Si vous avez des projets de dématérialisation, nous pouvons vous aider. Peu importe les types de documents, nous vous offrons la meilleure solution de dématérialisation. Avec Bluemega, vous bénéficiez d’une transition numérique en toute sécurité.

La lettre recommandée électronique

La LRE ou lettre recommandée électronique, a pour but de tout simplement remplacer la lettre recommandée postale (tout en conservant sa valeur légale) en réduisant les coûts, les délais, et simplifier les procédures.

Parfaitement encadrée aujourd’hui, la LRE est un nouveau service rigoureusement identique dans son principe à la version postale qui est admis dans le cadre de la conclusion, de l’exécution ou de la rupture d’un contrat. L’envoi recommandé électronique sécurisé (ERES) a une valeur légale dans le cadre de la conclusion ou l’exécution d’un contrat.

Pour répondre à ces besoins, Bluemega vous propose la solution

 Mintdoc  ou Drivve Image