Gérer les impressions et les copies

Suivre les usages

Pour envisager le remplacement des équipements et afin de préparer la mise en place d’une politique d’impression il est nécessaire de connaître l’usage qui est fait des copieurs et des imprimantes. La mise en place d’une politique d’impression permet de tendre vers un usage optimisé afin d’adapter les équipements en conséquence.

Un usage maîtrisé permet aussi de réduire l’impact sur l’environnement de l’impression qui a une empreinte carbone importante : l’industrie du papier et des encres sont très polluantes. La compréhension des usages permettra aussi de maîtriser et de réduire les coûts. A titre d’exemple, une impression en couleur coûte 8 à 10 fois plus cher qu’une impression en noir et blanc.

Authentification et impression suivie

Pouvoir s’authentifier afin de libérer l’impression sur n’importe quel appareil de la société est sans doute la fonction de gestion des impressions qui se généralise le plus. Cette fonction permet de répondre à de nombreuses attentes des utilisateurs et des administrateurs face à la suppression des imprimantes locales.

Ainsi, en s’identifiant devant le copieur ou l’imprimante pour récupérer son impression, l’utilisateur n’a aucun risque que celle-ci soit récupérée par un tiers ou jetée alors qu’elle est susceptible de contenir des informations confidentielles. La fonction d’impression suivie intervient aussi sur la réduction des coûts puisqu’elle permet de supprimer les impressions « orphelines » qui représentent 15% à 20% des volumes.

L’impression suivie permet d’améliorer la disponibilité des équipements. Si une machine est en panne, inutile de repasser par son poste pour relancer l’impression. Il suffit de s’authentifier avec son code ou son badge sur une autre machine qui se situe à proximité, ainsi il est toujours possible d’imprimer pour les utilisateurs, il est donc inutile de souscrire à des contrats de maintenance ayant des délais de résolution (SLA) très courts et qui sont aussi très onéreux.

Système d’impression et conformité RGPD

Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données – GDPR en Anglais), entrera en vigueur le 25 Mai 2018 avec des pénalités très sévères en cas de manquement aux obligations relatives à la protection des données personnelles. Les exigences de la RGPD s’appliquent également aux systèmes d’impression. Le guide RGPD vous aide à vérifier que votre environnement d’impression répond aux critères.

Par ailleurs, la protection du système d’impression passe par la sécurisation de bout en bout du flux d’impression. Un système d’impression non sécurisé est un facteur de vulnérabilité pour votre organisation car d’une part il constitue un point d’entrée pour les « hackers » et d’autre part, les documents imprimés eux-mêmes représentent un risque de perte des données. Le guide sur la sécurité d’impression disponible dans notre hub média vous aide à vérifier si vos systèmes d’impression sont bien sécurisés.