8 façons d’introduire l’impression sans contact sur votre lieu de travail

« Aplatir la courbe »- vous avez sans doute déjà entendu cette expression, tant elle est utilisée dans les médias : «…aplatir la courbe » des contaminations de Covid-19 sera l’enjeu des jours et des semaines à venir… ».

Si nous souhaitons tous que le COVID-19 soit une chose du passé, la réalité est que cette pandémie est loin d’être terminée.

Et au cœur de l’initiative « aplatir la courbe » se trouve une stratégie cruciale pour lutter contre cette maladie : la réduction des risques. 

Nous avons tous la responsabilité individuelle et collective de faire tout notre possible pour réduire le risque que nous nous posons à nous-mêmes, à nos proches et à la communauté dans son ensemble.

Dans les espaces de travail professionnel, dans lesquels fourmillent les collaborateurs, la réduction des risques est un sujet important pour les organisations depuis l’apparition du virus.

Pour vos usages d’impression de documents professionnels, que vous soyez encore au bureau ou que vous soyez sur le point d’y retourner, une méthode efficace de réduction des risques est l’« impression sans contact ». A ce jour, il n’existe pas de meilleurs moyens pour les utilisateurs d’imprimer sans toucher les surfaces partagées. Et ce bénéfice est actuellement fort apprécié par nos clients !

Savez-vous que la solution de gestion d’impression PaperCutNG/MF que nous distribuons permet huit méthodes différentes d’impression sans contact. 

Avant de continuer, quelques remarques préliminaires.

Tout d’abord, ces options d’impression s’appliquent à un environnement d’impression « Find-Me » (suivez-moi).

Deuxièmement, ces options ne concernent pas la photocopie, le balayage et les autres utilisations d’appareils multifonctions où une expérience sans contact est par logique impossible.

Cependant, nous avons écrit un article de blog qui détaille les instructions de nettoyage des fabricants pour diverses marques d’appareils de multifonctions. (faire le lien vers l article à valider)

Pour l’instant, nous allons simplement nous pencher sur les huit méthodes différentes d’introduction de l’impression sans contact sur votre lieu de travail.

Une dernière remarque, cet article est une version grand public ; certaines de ces options ont des implications spécifiques propres à des environnements d’impression particuliers. Si une fonctionnalité vous interpelle, avant de la mettre en œuvre, veuillez nous contacter sur info@bluemega.com afin d’obtenir tous les détails complémentaires.

1. Carte magnétique à déblocage automatique – PaperCut MF uniquement

Il s’adresse aux utilisateurs de PaperCut MF équipés de lecteurs de cartes. 

Qu’ils soient intégrés à votre imprimante ou qu’ils y soient fixés de manière externe.

Si vous utilisez déjà des lecteurs de cartes pour vous authentifier auprès de PaperCut, vous pouvez simplement activer une solution sans contact pour vos utilisateurs d’impression Find-Me.

Il vous suffit d’activer l’option « libération automatique des travaux à la connexion » via l’interface web d’administration de PaperCut MF. Lorsque cette option est sélectionnée, les travaux d’impression seront automatiquement libérés après que les utilisateurs aient glissé leur carte dans l’imprimante.

2. Terminaux à déblocage rapide

Celle-ci est similaire à la précédente option de carte magnétique. Les utilisateurs peuvent faire glisser leur carte sur le terminal Fast Release pour libérer instantanément leurs travaux d’impression.

Les terminaux Fast Release sont généralement utilisés sur des imprimantes qui ne sont pas capables d’installer l’application PaperCut embarquée, mais ils peuvent être utilisés sur n’importe quel type d’imprimante.

3. Mobile Print Release (QR Codes)

Notre fonction d’impression mobile permet aux utilisateurs de s’authentifier avec leurs appareils mobiles. Cette fonction peut être optimisée avec un code QR pour l’option sans contact la plus vraie.

Cela transforme essentiellement les appareils mobiles des utilisateurs en stations de libération où vous pouvez voir tous les emplois occupés. Sélectionnez le travail d’impression à libérer, désignez une imprimante de sortie…

Pour plus de facilité, vous pouvez joindre un code QR à vos imprimantes pour que les utilisateurs scannent simplement et lancent automatiquement l’application Mobile Print Release.

4. Interface utilisateur web de la version d’impression

Si les options ci-dessus ne s’appliquent pas à votre environnement d’impression, l’option de libération de l’impression de notre interface utilisateur web pourrait vous être utile.

Il s’agit d’une page web disponible sur votre réseau à laquelle les utilisateurs peuvent accéder avec leurs comptes PaperCut MF pour sélectionner l’imprimante qu’ils souhaitent utiliser.

Sachez que si vous accédez à la page web avec un appareil mobile et non un appareil fixe à proximité de l’imprimante désignée, il peut y avoir des implications en matière de sécurité, il est important d’évaluer si cette option est adaptée à votre environnement.

5. Autorisation d’impression déléguée

La libération déléguée des impressions permet à certains utilisateurs d’autoriser la libération des travaux d’impression au nom d’un autre utilisateur. Cette option signifie qu’une personne sélectionnée peut collecter des travaux d’impression et ainsi limiter le nombre de passages au point d’impression.

Cette option peut être combinée avec l’option d’interface web utilisateur afin que la personne en charge de collecter les travaux d’impression n’ait pas besoin de toucher l’imprimante. Cette fonction peut ne pas convenir en fonction de la sensibilité des documents et peut être assortie de délais, veuillez donc l’évaluer en conséquence.

6. Stations de sortie

Celui-ci est un peu délicat, car les stations de diffusion ont de multiples usages, alors veuillez noter que nous nous concentrons ici sur la fourniture d’une expérience d’impression sans contact.

Cette fonction est similaire à la fonction d’impression déléguée, en ce sens que vous pouvez configurer votre station de libération de manière à ce que seuls les responsables de la libération disposent d’un accès.

Là encore, comme la libération déléguée d’impression, cette option a des implications sur la sensibilité des documents ainsi que sur les délais possibles.

7. Station de libération de l’interface web d’administration

Ce sera le dernier recours si l’une des options ci-dessus ne convient pas à votre environnement d’impression « Find-Me » (suivez-moi). La station de libération de l’interface web de l’administrateur permet de visualiser, de libérer et de supprimer les travaux d’impression en attente.

Vous pouvez attribuer des droits d’administration aux utilisateurs, ce qui leur donnera accès à l’ensemble de la section « Imprimantes ». Ils peuvent ensuite accéder à la page « Jobs Pending Release », annuler ou imprimer des travaux en attente et sélectionner l’imprimante qui doit libérer les travaux d’impression.

Cette option peut avoir des implications en matière de sécurité si un utilisateur ne se trouve pas directement à proximité de son imprimante désignée. Elle donne également aux utilisateurs des droits d’administration.

8. Supprimer l’impression « Trouve-moi » (Find-Me)

C’est la dernière option si l’une des caractéristiques ci-dessus ne convient pas à votre environnement d’impression.

Si l’impression sans contact est une nécessité absolue et que vous n’êtes pas en mesure de créer une expérience sans contact dans votre environnement d’impression « Find-Me » avec les options discutées, alors votre seule option est de revenir à l’impression directe sur votre imprimante.

Pour cette option, les clients de PaperCut MF devront s’adresser à leurs revendeurs PaperCut.

Et voilà ! 8 méthodes différentes pour créer une expérience d’impression sans contact sur votre lieu de travail. Un rappel pour les appareils de numérisation, de copie et autres appareils multifonctions de lire notre blog sur les recommandations de nettoyage des appareils spécifiques à la marque.

Vous avez besoin d’aide ?

Rendez-vous sur notre page (https://www.bluemega.com/papercut-mf/;

contactez-nous sur notre formulaire de contact (https://www.bluemega.com/contacter-bluemega/ ) ou par téléphone au 01 69 35 46 46.

Source PaperCut

Inspiré et traduit de l’article de Kieron Byatt – Journaliste technique de renom

https://blog.papercut.com/8-ways-to-introduce-contactless-printing-to-your-workplace/