Les entreprises ont beaucoup travaillé et travaillent encore sur la rationalisation totale ou partielle des moyens en y associant souvent une contractualisation et un paiement à l’usage.
Comme sur les équipements : imprimantes, télécopieurs, scanners, copieurs, MFPs… ou sur les outils : système de télécopie, messageries, stockage… pour ne citer qu’eux. Les méthodes de rationalisation s’appuient principalement sur des statistiques de consommation et des coûts d’exploitation.
Ainsi en s’appuyant sur le nombre d’équipements, leurs caractéristiques, les types et nombre de pages éditées une société se verra proposer un nouveau parc cible, avec un nombre de machines souvent réduit, adaptée à la consommation constatée avec une location et coût à la page.
L’optimisation des usages consiste à comprendre ce que les utilisateurs font réellement avec leurs documents et de leur proposer une solution leur permettant d’optimiser leurs tâches d’évoluer vers des comportements plus adaptés.
Un exemple simple, la même société prend en compte que les ressources humaines impriment et copient beaucoup de documents en multiple exemplaire pour les distribuer, les archiver et les classer de plus ils sont confidentiels, que la force commerciale édite souvent plusieurs fois la même proposition client mais n’utilise réellement que la dernière.
Une solution sécurisée de dématérialisation et d’archivage des contenus pourra-être proposée aux ressources humaines. Pour tous un système d’impression retenu avec libération des éditions aux pieds des équipements par une identification personnelle. Les avantages de ces solutions : plus de productivité utilisateurs, confidentialité des informations, réduction des pages imprimées, induisant des gains environnementaux et économiques.
La principale difficulté est que les entreprises connaissent peu et en tout cas pas de manière assez détaillée l’usage qui est fait des moyens de traitements de documents. Il faut démarrer par une analyse qui peut se réaliser sur deux axes :
Les résultats de l’analyse permettront de choisir les solutions et les fonctionnalités à implémenter.
C’est aussi le cas de cadres dirigeants, arrivant à un conseil d’administration d’une entreprise et qui doivent imprimer rapidement un document confidentiel reçu par e-mail.
C’est aussi le besoin d’employés travaillant depuis leur domicile ayant besoin d’accéder et de partager des informations comme s’ils se trouvaient au bureau.
Des services sédentaires administratifs, gestion, marketing qui ont besoin de partager ou de transmettre les informations rapidement à leur collaborateurs mobile, à leur partenaires, réseau de franchise.
Sur l’ensemble de ses besoins NEWDOC saura vous apporter du conseil des solutions pour augmente l’agilité, la productivité et les performances de votre entreprise.
Développer les arguments sur l’importance de suivre les usages d’impression pour
La mise en place des règles permet d’appliquer une politique d’impression préalablement définit, d’agir sur les coûts et l’impact sur l’environnement.
Exemple : bloquer l’impression des emails en couleur (Pas d’intérêt pratique à imprimer un email en couleur), mais autoriser l’impression des rapports en couleur, ou orienter l’impression en fonction du nombre de pages.
Le fait de pouvoir informer les utilisateurs du coût financier ou écologique de l’impression qu’ils s’apprêtent à lancer est un bon moyen pour sensibiliser les utilisateurs.
Le fait de pouvoir s’authentifier pour que l’impression se déclenche/nous suive sur n’importe quel appareil dans la société est sans doute la fonction de gestion des impressions qui se généralise le plus, car elle permet de répondre à de nombreux besoins. Répondre au besoin de confidentialité face à la suppression des imprimantes locales.
En s’authentifiant devant la machine pour récupérer son impression, aucun risque qu’elle soit récupérée par un autre. Lorsqu’ils sont jetés, ils sont susceptibles de contenir des informations confidentielles. Cette fonction intervient aussi sur la réduction des coûts puisqu’elle a l’avantage de supprimer toutes les impressions orphelines (les pages oubliées sur les copieurs partagés), on estime que cela représente 15% à 20% des volumes.
L’impression suivie permet aussi d’améliorer la disponibilité des équipements, si une machine est en panne, inutile de repasser par son poste pour relancer l’impression sur un autre équipement, il suffit de s’authentifier avec son code ou son badge sur un autre équipement à proximité. Cette fonction vous permet d’éviter de souscrire à des contrats de maintenance avec des SLA très courts mais souvent très onéreux.
Téléphone mobile, tablettes, … l’usage du BYOD device se généralise dans le secteur de l’éducation les lieux publics, mais aussi en entreprise et le besoin d’imprimer à partir de ces appareils en découle. L’impression à partir d’appareils mobiles est complexe à mettre en œuvre et implique des problèmes de sécurité.
Le RGPD (Règlement général sur la protection des données) (en anglais General Data Protection Regulation, GDPR) entrera en vigueur le 25 mai 2018, avec des pénalités très sévères en cas de manquement aux obligations relatives à la protection des données personnelles.
Les exigences de la GDPR s’appliquent également au système d’impression, la sécurisation de votre système d’impression passe par la sécurisation de bout-à-bout du flux d’impression. Un système d’impression non sécurisé est un facteur de vulnérabilité pour votre organisation, et cela pour les deux raisons suivantes : premièrement, il constitue un point d’entrée pour les « hackers » et deuxièmement, les documents imprimés eux-mêmes représentent un risque de perte de données. Selon le rapport Quocirca1 de 2017, plus de 80 % des entreprises sont préoccupées par la perte de données liées aux documents imprimés, et 61 % d’entres elles déclarent avoir subi des pertes au cours de l’année passée.
