Vous souhaitez optimiser les performances de votre service d’impression ? Une bonne gestion des impressions est la réponse à votre requête. Grâce à une solution de gestion de l’impression, vous pouvez rationaliser le travail d’impression de votre entreprise ou organisation. Les avantages sont considérables comme la réduction des coûts d’impression et l’optimisation de la productivité. À cet effet, découvrez les critères pour choisir la solution de gestion des impressions (print management) adaptée à votre structure.

Dans quel secteur d’activité votre entreprise évolue-t-elle ?

Découvrez l’intérêt de choisir une solution de gestion des impressions adaptée à son activité.

Choisir un logiciel d’impression adapté à son activité

Les besoins d’impression sont différents en fonction de l’activité de l’entreprise. Voilà pourquoi, vous devez bien définir vos besoins en impression afin de sélectionner une solution d’impression sur mesure. Il faut savoir que certaines activités d’entreprise requièrent des fonctionnalités spécifiques. Par exemple, pour le secteur juridique, il faut un outil d’archivage électronique permettant l’organisation et le stockage des documents (contrats, bulletins de paie et factures).

Rechercher des fonctions d’impression répondant aux besoins

Si votre besoin concerne les gaspillages des fournitures d’impression, optez pour une solution avec suivi et contrôle des impressions et des copies. Ainsi, vous pouvez savoir qui effectue un travail d’impression, à quel moment et sur quel document. Notez que certaines solutions de gestion offrent plusieurs fonctionnalités d’impression qui peuvent répondre aux besoins de différents types d’activités. Aussi, prenez le temps de choisir une solution adaptée aux besoins des utilisateurs finaux. Adressez-vous à un fournisseur de solutions logicielles reconnu pour vous procurer une solution de gestion des impressions convenant à votre activité.

Quels sont les périphériques d’impression dans votre environnement de travail ?

Découvrez l’intérêt de choisir une solution logicielle adaptée à ses matériels d’impression.

Utiliser une solution logicielle capable de détecter tous les périphériques

Votre service d’impression dispose-t-il d’une seule imprimante ou d’un parc d’imprimantes ? En fonction du nombre de périphériques d’impression, le choix du logiciel de gestion est différent. Si vous disposez d’un parc d’impression, la tâche peut s’avérer plus complexe à cause des problèmes de compatibilité et de connectivité. C’est surtout à craindre pour les anciens modèles d’imprimantes professionnelles. L’achat d’une nouvelle gamme d’imprimantes multifonctions est donc à prévoir.

Faire l’inventaire des périphériques et des méthodes d’impression

Pour parer à toutes les éventualités, optez pour une solution universelle de gestion qui peut prendre en charge différents types de périphériques. On cite les photocopieurs, les scanners, les fax et les multifonctions (MFP et MFC). En outre, choisissez une solution de gestion centralisée prenant en charge tous les systèmes d’impression. Votre logiciel d’impression doit détecter les appareils connectés au serveur d’impression, les imprimantes réseaux et les imprimantes locales branchées sur les postes de travail.

Quel niveau de sécurité choisir pour les données d’impression ?

Découvrez l’intérêt d’utiliser une solution d’impression avec un haut niveau de sécurité.

Choisir une solution de gestion des impressions avec des mesures de sécurité

Quelle que soit la taille de votre entreprise ou votre secteur d’activité, la sécurité des informations est un enjeu majeur. Pour assurer la protection des données sensibles et des documents imprimés, optez pour une solution disposant de mesures de sécurité. L’utilisation d’un système de gestion électronique des documents (GED) vous est recommandée. Cet outil de gestion documentaire offre plusieurs fonctions de sécurisation pour les services d’impression ou Print services. À noter que pour profiter des avantages de cette solution logicielle, la numérisation ou dématérialisation des documents est à faire en amont.

Étudier chacune des fonctionnalités d’impression disponibles

Parmi les fonctionnalités permettant de sécuriser les données imprimées, on cite la mise en place d’accès individuel. En pratique, pour imprimer sur une imprimante multifonction ou une photocopieuse, chaque utilisateur doit disposer d’un identifiant et d’un mot de passe. Cette solution d’impression limite les travaux d’impression à l’essentiel. Elle permet également d’éviter le gaspillage des consommables d’impression comme les cartouches d’encre et les papiers.

Gestion des impressions en interne ou en externalisation ?

Découvrez pourquoi la gestion déléguée des impressions est une option à considérer.

Déterminer quelle méthode de gestion des impressions est la plus profitable

La gestion des impressions n’est pas une tâche aisée, surtout si le nombre de pages imprimées par votre entreprise est considérable. Deux solutions s’offrent à vous, soit vous intégrez le service d’impression au service informatique, soit vous optez pour une gestion déléguée. La seconde option est à considérer si vous ne disposez pas des effectifs et des compétences nécessaires pour gérer l’impression correctement. Pour cela, une solution logicielle accessible en ligne est recommandée.

Prendre en compte les avantages d’une gestion déléguée de l’impression

L’infogérance est une solution pratique à bien des égards pour les petites et les grandes entreprises privées. Confier la gestion de votre environnement d’impression à des experts est l’assurance d’une bonne prise en charge. Grâce à leur compétence dans le domaine, ils peuvent résoudre les problèmes d’impression rapidement, notamment en cas de panne. À cela s’ajoutent la mise en place de la politique d’impression et la formation des collaborateurs sur les processus d’impression. Pour en savoir plus, découvrez les 5 bonnes raisons d’externaliser la gestion de parc d’imprimante.

Bluemega, la référence pour les solutions de gestion des impressions

Vous ne savez pas où vous procurer un logiciel de gestion des impressions ?  La réponse est simple, faites appel à Bluemega, le spécialiste des solutions logicielles pour gérer l’impression. Nos solutions de gestion de l’impression permettent d’assurer le suivi et le contrôle de tous types de systèmes d’impression et de périphériques d’impression. À cela s’ajoutent des fonctionnalités pour faire une impression sécurisée comme le système d’authentification. Notre catalogue de solutions d’impression s’adresse à tous les types de structure, des petites startups aux grands groupes en passant par les PME. Nous proposons également des solutions pour le secteur public comme les administrations et les collectivités territoriales. N’attendez plus pour vous procurer chez Bluemega la solution de gestion des flux d’impression qui répond à vos besoins.

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