À l’ère du digital, la dématérialisation ou la digitalisation est un levier incontournable pour booster la productivité de son entreprise ou de son organisation. C’est également une nécessité pour rendre le processus métier moins complexe et plus performant. Plusieurs services sont sujets à cette transformation digitale, y compris le service d’impression. La question étant : « quels sont les avantages de la dématérialisation des documents ? ».

Dématérialisation des documents : définition

Avant de parler des atouts de ce concept, comprenez en premier lieu de quoi il retourne. Pour faire simple, la dématérialisation des documents consiste à remplacer le support papier par le support électronique.  Appelée aussi digitalisation ou informatisation, cette transformation numérique s’est développée avec l’ascension d’internet et du service cloud. Au fil des années, le fait de dématérialiser les documents est devenu une pratique courante au sein des entreprises (startup, PME, société de grande envergure). Aujourd’hui, le secteur public emboîte le pas pour rendre le service informatique et le service d’impression plus performants. C’est le cas des administrations, des établissements publics (écoles et bibliothèques), des collectivités territoriales, etc.

Top 5 des Avantages de la dématérialisation

Remplacer l’échange de documents papier par documents numériques est bénéfique pour la gestion documentaire. Découvrez les avantages de la dématérialisation des factures, bons de commande, bulletins de paie, devis et autres types de documents-papier.

La dématérialisation booste la productivité

L’intérêt principal de la numérisation des documents est sans aucun doute l’augmentation de la productivité. Le format électronique rend l’accès et le partage des documents plus facile et plus rapide. En effet, les solutions de dématérialisation actuelles offrent de nombreuses possibilités de manipulation des données en interne et entre plusieurs sites de travail. Dématérialiser les documents permet en premier lieu de s’émanciper des tâches chronophages comme l’impression et l’affranchissement. Désormais, le collaborateur peut avoir accès aux documents dématérialisés depuis un coffre-fort électronique. Avec cette solution de stockage et d’archivage électronique, les collaborateurs peuvent accéder aux données dématérialisées n’importe où et n’importe quand.

La digitalisation réduit les coûts d’impression

Les travaux d’impression impactent grandement les coûts d’une entreprise, d’une administration ou d’une collectivité. Plus les flux documentaires sont grands, plus les volumes d’impression le sont aussi. Par exemple, pour une facture papier (factures fournisseurs ou factures clients), il faut imprimer au moins 5 exemplaires. Ainsi, la dématérialisation des documents est parfaite pour faire des économies. En réduisant les travaux d’impression à l’essentiel, vous éliminez le gaspillage de fournitures bureautiques comme les papiers et les cartouches d’encre. Ce système de gestion documentaire électronique élimine également les dépenses comme les frais d’impression et la mise sous pli. Ces derniers sont assez coûteux dans le traitement des documents.

La dématérialisation optimise la gestion documentaire

L’optimisation de la logistique est l’intérêt pratique proposé par la numérisation des documents. Plus besoin d’une salle d’archive pour stocker les documents pour ensuite les égarer dans la pile de paperasse. Avec des documents dématérialisés, toute la documentation de votre entreprise ou de votre organisation peut tenir dans une clé USB ou un disque dur. Ce gain de place est très pratique pour les petites entreprises comme les startups et les PME. C’est également pratique pour les grandes entreprises puisqu’elle offre une meilleure gestion des documents. Le format numérique est plus facile à suivre et assure la traçabilité des documents. À cela s’ajoutent d’autres fonctionnalités pratiques qui sont disponibles sur une solution de gestion électronique de documents ou GED.

La dématérialisation améliore la sécurité des documents

La sécurité des documents numérisés suit une réglementation très stricte. Parmi les critères de sécurité, on cite la disponibilité, l’intégrité, la confidentialité et la traçabilité. En optant pour une GED, vous faites le choix d’une solution conforme et sûre pour gérer le flux documentaire de votre entreprise. À cet effet, plusieurs mesures de sécurité sont mises à disposition afin d’assurer la protection des documents numériques. Parmi les fonctionnalités proposées, on cite un système de sauvegarde contre une suppression accidentelle. Faire une transition numérique permet alors de limiter les risques de perte de données avec des solutions de récupération. En outre, la GED propose également des mesures de protection du réseau intranet contre les virus et les intrusions extérieures.

La digitalisation réduit l’empreinte carbone

La dématérialisation ou « zéro papier » possède un intérêt environnemental grâce à l’empreinte écologique qu’elle laisse. Puisque cette transformation digitale requiert peu de ressources, elle est moins polluante.  En utilisant moins de papier et d’encre, vous participez à la protection de l’environnement. Si vous n’avez pas encore commencé la conversion des documents d’entreprise en fichiers numériques, il est peut-être temps d’entamer un projet de dématérialisation. Son atout écologique peut inciter plus tard la mise en place de nouvelles réglementations à l’échelle nationale ou internationale. Aussi, adoptez l’usage d’un logiciel de gestion documentaire pour l’automatisation des processus métiers (échange de documents, stockage de documents et archivage de documents).

BLUEMEGA, votre partenaire pour la dématérialisation

Les avantages de la dématérialisation des documents vous ont-ils convaincu ? Pour mener à bien cette transition numérique, équipez vous d’un logiciel de dématérialisation sur mesure. BLUEMEGA se présente comme votre allié pour assurer une transition numérique dans les règles de l’art. Plusieurs solutions de dématérialisation sont mises à votre disposition pour assurer la numérisation, le traitement et l’indexation des documents. Nos solutions s’adressent autant aux entreprises privées qu’aux organisations du secteur public. Aussi, n’attendez plus pour lancer un processus de dématérialisation des factures, des documents administratifs, des documents comptables, des documents justificatifs, etc.

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