Chargement de l’impression : un guide sur la façon de facturer l’impression
Lorsque vous calculez les dépenses opérationnelles de votre entreprise, vous pourriez être surpris de voir combien d’argent vous dépensez en consommables d’impression.
Le connaissez-vous exactement ? Et votre responsable des achats ?
Vous n’êtes pas le seul à hésiter à répondre. De nombreux dirigeants d’entreprise négligent souvent le coût de l’impression.
En conséquence, cette petite boîte grise que vous utilisez pour imprimer des factures, des contrats et parfois une photo de chat occasionnelle ou un faire-part d’anniversaire peut rapidement devenir un gouffre financier mal géré, « un puit sans fond ».
L’un des principaux avantages des logiciels de gestion d’impression est la tarification de l’impression pour votre environnement de bureau. C’est une stratégie commerciale qui contrôle votre volume d’impression en fonction des coûts uniquement. Les utilisateurs sont tenus de payer leur impression à l’avance. L’accès aux imprimantes n’est pas accordé sans fonds suffisants pour couvrir les coûts d’impression.
La réalité est que, même si vous ne faites qu’imprimer une photo de chat, ce même amusant coûte à votre entreprise de l’encre, du papier et du toner.
Qu’est-ce que la recharge d’impression ?
L’impression d’une page individuelle ne coûte pas cher. Mais les coûts d’impression et de copie non contrôlés deviennent rapidement onéreux. Si votre entreprise n’a aucun pouvoir de gestion et que vous avez des formats et des formats de couleur, recto et spécialisés, vos coûts d’impression peuvent rapidement devenir hors du contrôle de vos dépenses. La facturation d’impression attribue automatiquement le coût d’un travail d’impression. Ce coût peut être attribué à un utilisateur, un client, un service ou tout groupe ou individu qui a eu besoin de papier, d’encre et de toner. La répartition des coûts d’impression fournit à votre entreprise l’outil nécessaire pour gérer et recouvrer les coûts d’impression afin que personne n’utilise votre imprimante de bureau pour faire sa propre copie d’un livre de bibliothèque tous les soirs… Faites-nous confiance, nous avons entendu de nombreuses histoires sur l’impression non gérée.Comment facturer l’impression ?
Il existe plusieurs façons de facturer l’impression. Votre choix dépendra des besoins de votre entreprise et du volume d’impression. Ci-dessous les différentes façons de facturer l’impression :Coût par page
C’est la forme la plus courante et la plus simple. Il suffit de calculer le coût de chaque page imprimée. Facturez ensuite l’utilisateur, le client ou le service en conséquence. Ceci est mieux adapté pour les entreprises avec un volume d’impression élevé.Forfait
Cela implique de facturer un montant fixe pour chaque travail d’impression. Quel que soit le nombre de pages imprimées. Cela convient aux entreprises qui ont un faible volume d’impression. Si vos clients préfèrent un taux d’impression prévisible.Tarification différenciée
La tarification différenciée permet une évolutivité. Facturez des tarifs différents pour l’impression en fonction des volumes d’impression fluctuants. Disons, par exemple, offrir une réduction par page pour chaque page suivante après 100 pages imprimées. Cela encourage l’impression en masse de la part des clients. Les tarifs progressifs pour l’impression sont les plus utiles pour les entreprises qui encouragent les comportements économiques.Facturation basée sur l’utilisateur
Certains lieux de travail facturent spécifiquement en fonction des habitudes d’impression de l’utilisateur final. La facturation basée sur l’utilisateur attribue un coût spécifique à chaque utilisateur en fonction de ses comportements d’impression. Une option serait de facturer un tarif plus élevé pour les impressions peu fréquentes et un tarif inférieur pour les imprimantes prolifiques. Cela encourage les comportements économiques et garantit que les utilisateurs n’impriment que ce dont ils ont besoin. Donc, ils pourraient réfléchir à deux fois avant d’imprimer cette image de chat sournois.Tarification par projet
La création de graphiques par utilisateur peut ne pas être nécessaire si plusieurs utilisateurs contribuent à un projet ou à un service. Avec la facturation basée sur les projets, votre organisation définit un coût spécifique pour chaque projet ou initiative de travail. Ceci est généralement déployé dans les entreprises avec un volume d’impression élevé pour divers projets de projet avec des demandes subjectives de sortie de documents. En facturant chaque projet séparément, vous vous assurez que vos coûts d’impression sont attribués avec précision à chaque projet. Intéressant pour l’analyse analytique comptable d’un projet.
