Comment choisir un fournisseur de services d’impression ?
Comment choisir un fournisseur de services d’impression ?
Félicitations ! Vous avez identifié la solution à votre problème d’impression : vous avez besoin d’un logiciel de gestion d’impression. Les prochaines étapes consistent à choisir un fournisseur de solutions de gestion d’impression, à déterminer la solution dont vous avez besoin et la manière dont vous allez la mettre en œuvre. Qu’est-ce qui fait qu’une solution de gestion d’impression est adaptée à votre lieu de travail ? Votre priorité est de trouver un logiciel adapté à votre façon de travailler. Les entreprises ne doivent pas tomber dans le piège qui consiste à adapter leur environnement d’impression à une solution de gestion d’impression particulière. Il n’existe pas de solution universelle en matière de logiciel de gestion d’impression. La réponse variera en fonction de vos besoins. Voici quelques éléments clés que vous devez prendre en compte lorsque vous recherchez des fournisseurs de solutions de gestion d’impression et des prestataires de services de gestion d’impression.Évaluez votre environnement d’impression
Identifiez les principaux problèmes d’impression de votre entreprise. Travaillez avec votre équipe informatique pour comprendre les problèmes de votre environnement d’impression, en tenant compte de votre situation actuelle et future. Vous allez peut-être migrer votre infrastructure vers le cloud, mais vous ne vous attaquez pas à l’infrastructure d’impression avant un certain temps. Vous souhaitez peut-être rembourser les employés pour l’impression à domicile lorsqu’ils travaillent à distance, mais vous devrez peut-être fournir une soumission d’impression BYOD (Bring Your Own Device) lorsqu’ils reviendront au bureau. Recherchez ensuite les solutions que vous recherchez : réduction et récupération des coûts, suivi et rapports, diffusion sécurisée des impressions, compatibilité BYOD, activation de l’impression, objectifs de durabilité, etc. Il y a tellement de domaines dans lesquels vous pouvez améliorer votre impression, mais la priorité et l’importance varient en fonction de l’environnement d’impression de votre entreprise et du comportement de vos utilisateurs finaux.Évolutivité : des solutions qui s’adaptent à votre entreprise
Les entreprises modernes ne sont pas statiques. Elles sont agiles. Elles se développent et se réduisent de façon sporadique. Il en va de même pour les flux de travail qui reposent sur la transformation numérique et l’impression. Il est essentiel que tout fournisseur de gestion d’impression que vous sélectionnez puisse fournir une solution capable de s’adapter à vos besoins en matière d’impression, de copie, de numérisation et de télécopie.Flexibilité : travail hybride
La vie professionnelle, et donc la vie de l’impression, a changé du jour au lendemain lorsque la pandémie du COVID-19 a frappé le monde. Les volumes d’impression ont diminué, mais la numérisation et les processus numériques ont explosé. Puis, lorsque les bureaux ont repris le travail, ils n’étaient plus les mêmes. Le travail hybride implique des utilisateurs finaux sporadiques au bureau qui ont toujours besoin d’un accès aux périphériques. De même, ils ont besoin que l’impression soit prise en charge depuis leur domicile. Les solutions de gestion de l’impression ont donc également dû évoluer. Les exigences relatives au meilleur fournisseur d’impression ont donc également changé. Lorsque vous évaluez une solution de gestion d’impression pour votre entreprise, il est important de rechercher une solution qui prend en charge l’impression hybride.Impression BYOD
L’environnement de travail moderne est un environnement à multiples facettes de dispositifs et de systèmes d’exploitation. Ordinateurs portables, ordinateurs de bureau, Chromebooks, tablettes, smartphones… les employés de bureau « apportent leur propre appareil », avec leurs propres systèmes d’exploitation, et parfois il s’agit de variantes héritées funky auxquelles vous n’êtes pas préparé. Une solution de gestion d’impression performante doit permettre d’imprimer à partir de n’importe quel appareil.Sécurité
Toute solution de gestion des impressions doit offrir des fonctions de sécurité telles que la libération sécurisée des impressions, l’impression en différé, le suivi, la journalisation et la création de rapports. En outre, les fondements du logiciel doivent protéger vos documents imprimés à chaque étape du processus d’impression : avant, pendant et après qu’un utilisateur appuie sur le bouton d’impression. Vous devez donc également rechercher des outils et des fonctionnalités tels que le cryptage de vos informations numériques, l’authentification par carte et le 2FA. Ensuite, les solutions d’élite sont compatibles avec les environnements de confiance zéro. Qu’il s’agisse de protéger votre bureau contre de simples incidents, comme des documents oubliés ou égarés, ou de bloquer les piratages et les attaques numériques. Votre impression fait partie de la surface d’attaque informatique globale, et vous avez besoin d’une solution capable d’offrir toute la protection dont votre lieu de travail a besoin.Assistance technique
La qualité d’une solution de gestion de l’impression dépend de la qualité du service après-vente offert par le fournisseur. Outre la compétence technique de leurs solutions, les meilleurs fournisseurs de gestion d’impression offrent un support technique 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, dans plusieurs langues et sur plusieurs fuseaux horaires à travers le monde. Et il s’agit d’une assistance humaine, pas seulement de robots ou de moteurs de chat automatisés. Les fournisseurs de gestion d’impression et les prestataires de services d’impression gérés doivent avoir pour principe d’accorder la priorité au client et de le prendre en charge à toutes les étapes du processus de sélection de la gestion d’impression. Cela inclut une formation sur le terrain et une assistance à la mise en œuvre pour vos équipes informatiques lors de la première installation. Un fournisseur de niveau supérieur offrira la même assistance pendant la phase de validation du concept (POC), lorsque vous testez et affinez une solution pour vous assurer qu’il s’agit de la meilleure solution de gestion d’impression pour votre organisation.Expérience utilisateur/facilité d’utilisation
L’impression fait partie de ces domaines technologiques où, si vous n’êtes pas conscient de son existence, cela signifie que tout fonctionne parfaitement. Mais l’impression est souvent un obstacle pour les utilisateurs finaux comme pour les administrateurs système. L’impression devrait être simple, mais la puissance de calcul limitée des imprimantes/MFD et la complexité des environnements de travail modernes font que l’impression peut souvent interrompre les flux de travail. Les fournisseurs de solutions de gestion de l’impression doivent proposer un produit offrant une expérience cohérente aux utilisateurs, quel que soit l’écran tactile du MFD qu’ils utilisent ou le périphérique à partir duquel ils impriment.Support multi-plateforme
Certains fournisseurs de solutions de gestion d’impression sont liés à des marques et des fabricants spécifiques. Cela peut rendre la mise en œuvre d’une solution de gestion d’impression délicate si votre organisation dispose d’un parc mixte de différentes marques de MFD/MFP. Au cours du processus d’achat, demandez à votre fournisseur si ses solutions de gestion d’impression sont indépendantes des appareils et des marques. Vous souhaitez une solution qui prenne en charge plusieurs plateformes d’imprimantes, de copieurs et de périphériques multifonctions.Architecture dans le cloud
La gestion de l’impression n’est plus un processus commercial dépendant de serveurs physiques. Les solutions d’impression se sont déplacées vers le cloud et les fournisseurs de gestion d’impression modernes proposent des produits d’impression basés sur le cloud pour prendre en charge tous les environnements cloud. Que votre entreprise soit installée dans un cloud privé, un cloud public ou un cloud hybride, un fournisseur d’impression vraiment polyvalent peut prendre en charge l’impression dans tous les environnements de cloud. Que vous recherchiez une solution en cloud auto-hébergée ou une solution d’impression en cloud SaaS multi-tenant, vous voulez un fournisseur dont les solutions sont taillées sur mesure et pour toutes les architectures en cloud.Responsabilité sociétale
L’impression peut être source de gaspillage. Les comportements irréfléchis ne font pas qu’augmenter les coûts d’encre, de papier et de toner. L’impression anarchique est également nuisible à l’environnement. De nombreux outils de gestion d’impression offrent des avantages en matière de responsabilité sociétale et de contrôle des déchets. Et certains fournisseurs de gestion d’impression se spécialisent dans les fonctions de développement durable. Certains outils incluent des données en temps réel sur l’empreinte carbone, comme des tableaux de bord environnementaux sur l’écran intégré du MFD, ce qui contribue à faire évoluer les comportements. En outre, les rapports de gestion d’impression complets fournissent des rapports verts qui reflètent les statistiques de l’empreinte carbone, y compris le CO2 et l’électricité économisés en limitant l’impression aux seuls processus commerciaux essentiels. Au-delà des fonctionnalités et des solutions de gestion de l’impression, certaines entreprises participent à des initiatives écologiques telles que la plantation et la certification d’arbres, afin de s’assurer que votre impression est une force positive pour le renouvellement écologique de la planète.Haute disponibilité
Pour les entreprises ou toute activité comportant un grand nombre d’utilisateurs et d’imprimantes/dispositifs multifonctionnels, la haute disponibilité est un élément clé. Votre processus d’entreprise ne doit pas connaître de temps d’arrêt et doit pouvoir fonctionner au maximum. Lorsque vous choisissez un logiciel de gestion d’impression, vous devez vous assurer qu’une solution peut assurer la redondance, l’équilibrage de charge, la surveillance et le basculement.Besoins d’impression spécifiques au secteur
Ce que vous attendez d’une solution de gestion des impressions dépend de votre secteur d’activité. Qu’il s’agisse de l’enseignement (primaire, secondaire et supérieur), de la santé, du travail collaboratif, des voyages, des sciences de la vie, du droit, des services publics, des PME, des grandes entreprises, de l’administration, de la logistique, de la construction, des voyages, vous devez tester la gamme de produits d’un fournisseur de solutions d’impression et vous assurer que son ensemble de fonctionnalités et son architecture répondent aux besoins de votre secteur.Économies d’argent et recouvrement des coûts
Sans logiciel de gestion de l’impression, vos impressions vous font perdre de l’argent. Vous recherchez une solution capable de réduire vos consommables tels que l’encre, le toner et le papier. Des fonctionnalités telles que l’impression recto-verso automatique, le passage par défaut au niveau de gris/noir et blanc, et des règles d’impression pour garantir une impression sobre et réfléchie. Mais vous recherchez également un fournisseur de gestion d’impression capable de fournir des outils permettant de récupérer directement vos coûts d’impression grâce à des fonctionnalités telles que les quotas d’impression.Numérisation – scanning
La numérisation est le parent pauvre de l’impression. De nos jours, la numérisation est plus souvent le principal processus commercial que l’impression. De nombreuses solutions de gestion de l’impression offrent des outils et des fonctionnalités pour soutenir la transformation numérique et les flux de travail de numérisation. Grâce aux solutions de numérisation intégrées, vos utilisateurs peuvent numériser et envoyer leurs travaux à l’endroit de leur choix, que ce soit sur site ou dans le nuage, sans avoir à toucher deux fois le travail de numérisation – une fois sur le périphérique, une autre fois sur leur ordinateur. Votre fournisseur de gestion d’impression doit prendre en charge des flux de travail et des processus numériques flexibles.Parlez à votre partenaire d’impression
Si vous voulez la version abrégée des conseils ci-dessus, la règle numéro un à suivre est la suivante : parlez à votre partenaire d’impression, c’est-à-dire votre fournisseur de services d’impression gérés. Ils sont les experts en matière de solutions de gestion de l’impression et peuvent vous aider dans tous les domaines, depuis le déploiement du matériel et des logiciels jusqu’à l’amélioration de vos processus documentaires et la réduction de votre impact environnemental.Des logiciels d’impression réfléchis, à la pointe du secteur
Les solutions de gestion d’impression rendent vos impressions plus intelligentes. Quelle que soit la taille de votre entreprise. Que vous souhaitez réduire vos coûts, améliorer vos flux de travail ou atteindre des objectifs de développement durable, le meilleur fournisseur de solutions de gestion d’impression est celui qui a fait ses preuves pour soutenir votre entreprise et son avenir. Si PaperCut Software est la première solution de gestion des impressions au monde, c’est parce que nous rendons les imprimantes plus intelligentes et plus réfléchies depuis plus de 20 ans. Notre mission est de faire en sorte que toutes les impressions soient réfléchies, tout en offrant un support client de premier ordre à toutes les étapes du développement de votre entreprise.
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Inspiré et traduit de l’article de https://www.papercut.com/blog/print_tips/how-to-choose-a-print-management-vendor/
Rédigé par Kieron Byatt, Journaliste tech de renom
Au-delà de son amour pour l’impression, le premier et le seul journaliste interne de PaperCut est un amateur de hip-hop, de jazz, de bandes dessinées, de baskets, de sport, de roman policier dur, de nachos et de whisky. Quand il n’est pas un fléau sur le nombre de mots pour le blog et les communications de notre équipe marketing, il écrit ailleurs sur ses diverses obsessions, notamment The Guardian, DJBooth et CBR. Pour conserver son physique de Lex Luthor, Kieron joue au football et au basket-ball, à l’haltérophilie et à la course sur de longues distances.
