Votre entreprise ou organisation consomme-t-elle énormément de consommables d’impression ? Si tel est le cas, sachez qu’aujourd’hui, l’impact environnemental de votre service d’impression est à voir de près. En effet, à une époque où l’écologie est un enjeu majeur, il faut surveiller l’empreinte carbone véhiculée par sa structure. Pour ce faire, découvrez les bonnes pratiques pour assurer une gestion des impressions éco-responsable.

Pourquoi une gestion des impressions éco-responsable est-elle nécessaire ?

Une activité d’impression éco-responsable est essentielle à toutes entreprises privées et organisations pour plusieurs raisons. Une impression éco-responsable évite les gaspillages des consommables ou fournitures d’impression. C’est un avantage pour l’environnement avec une faible empreinte carbone, mais également pour votre structure. En effet, moins de travail d’impression signifie une réduction des coûts liés aux services d’impression. Le temps de réapprovisionnement en cartouches d’encre et en ramettes de papier est rallongé et la quantité nécessaire est réduite. Ainsi, adopter un travail d’impression éco-responsable est dans l’intérêt de l’environnement et de votre structure.

Que faire pour assurer une gestion des impressions éco-responsable ?

Découvrez les bonnes pratiques à suivre pour des activités d’impression éco-responsable.

Mettre en place une politique d’impression stricte

Pour que les pratiques visant à réduire les impacts environnementaux soient prises en compte par tous, il faut instaurer des règles. Ici, ces règles prennent la forme d’une politique d’impression. Il s’agit d’un outil de gestion des impressions qui incitent les collaborateurs à adopter un comportement responsable. Vous pouvez y mettre toutes les directives que vous jugez pertinentes pour maîtriser la consommation de papier, de toner et d’énergie de votre entreprise. En plus de la protection de l’environnement, elle assure la sécurisation des données sensibles et confidentielles. Ainsi, une bonne politique d’impression évite le gaspillage, réduit votre budget d’impression et favorise une impression sécurisée.

Gérer le flux d’impression avec une solution de GED

Adopter une démarche éco-responsable c’est une chose, assurer le suivi et le contrôle des impressions, c’est une autre histoire. Pour rationaliser les travaux d’impression de votre entreprise ou organisation, utilisez un gestionnaire électronique de documents. Avec cette solution de gestion des impressions et des copies, vous pouvez aisément maîtriser votre infrastructure d’impression. Cet outil vous permet de gérer les flux d’impression dans tout l’environnement de travail, y compris l’impression mobile. Des rapports permettent de connaître l’impact environnemental des volumes d’impression. Munissez-vous donc d’un logiciel d’impression pour gérer votre environnement d’impression.

Utiliser des périphériques d’impression écologique

Qui dit « impression écologique » dit aussi « matériel d’impression écologique ». Équipez-vous d’imprimantes professionnelles, photocopieurs et scanners avec des labels éco-responsables. Ces labels certifient la performance du périphérique d’impression et offrent une faible consommation d’énergie. D’ailleurs, si possible, réduisez le nombre de périphériques d’impression. Une seule imprimante multifonction permet l’économie en argent, en entretien et en espace. De plus, il y a de modèles d’imprimantes multifonctions (Mfp ou Mfc) qui assurent les impressions, les copies et le fax. Aussi, équipez-vous de périphériques d’impression écologique (imprimante matricielle) pour faire des économies tout en disposant d’une qualité d’impression irréprochable.

Sensibiliser et former les collaborateurs

Afin que la politique d’impression soit respectée, une sensibilisation des utilisateurs s’impose. Il faut savoir que les collaborateurs sont les acteurs principaux de la bonne ou la mauvaise utilisation du service d’impression. C’est pourquoi il faut les impliquer dans toutes les démarches écologiques que vous entreprenez. En plus de la sensibilisation, une formation peut également s’avérer indispensable pour adopter les bonnes pratiques. Parmi les pratiques à appliquer, on cite l’impression noir et blanc et le mode « brouillon » pour les documents imprimés en interne. Ainsi, pour assurer le succès de votre démarche éco-responsable, mettez les utilisateurs finaux au cœur du projet.

Dématérialiser l’ensemble des données d’entreprise

Pour réduire l’utilisation des documents imprimés, mettez en avant l’utilisation des documents électroniques (numériques). Les documents dématérialisés présentent de nombreux avantages comme l’aisance du partage des documents en interne et en externe. En dématérialisant l’ensemble des documents d’entreprise, vous pouvez réaliser du « zéro papier ». Un projet de dématérialisation des documents est donc en accord avec une démarche éco-responsable. De plus, la numérisation est devenue une nécessité dans le domaine professionnel notamment pour la facturation. Ainsi, n’attendez plus pour profiter des avantages de la dématérialisation des documents.

Imprimer avec des consommables d’impression écologique

Pour limiter l’impact environnemental de l’impression, optez pour l’utilisation des fournitures en faveur de l’écologie. Pour les papiers, procurez-vous des ramettes avec les certifications FSC et PEFC. Sachez que l’utilisation de papiers recyclés permet de réduire l’émission de CO₂ de 20 %, voire plus. Du côté des encres, les imprimantes jet d’encre peuvent se tourner vers les encres végétales qui ne contiennent pas d’hydrocarbures. Fabriquer à base de résines et autres composés végétaux, une cartouche d’encre végétale permet d’imprimer de manière écologique et responsable.

Réduire les travaux d’impression à l’essentiel

Il arrive que les besoins d’impression et le budget d’impression ne soient pas compatibles. C’est notamment le cas lorsqu’il y a gaspillage, soit des impressions qui ne sont pas utiles à l’entreprise. Aussi, pour réduire l’empreinte carbone d’une structure, il faut donc réduire l’activité d’impression. Bien entendu, en fonction du cœur de l’activité de l’entreprise, le service d’impression peut être indispensable. Dans ce contexte, imprimez uniquement les documents essentiels. Pour éviter les impressions non essentielles, limitez l’accès aux périphériques et aux personnels autorisés. Si vous disposez d’un grand parc d’impression, profitez des avantages de l’externalisation de gestion de parc imprimante.

Où trouver des solutions de gestion des impressions ?

Vous cherchez des solutions d’impression pour votre entreprise ? Adressez-vous à Bluemega, le spécialiste des solutions de gestion de l’impression et de copie ainsi que de la gestion documentaire. Nous vous proposons des solutions logicielles qui permettent de surveiller et contrôler tous les périphériques de votre parc d’impression. De cette manière, vous pouvez savoir quel utilisateur effectue tel travail d’impression sur quel périphérique. Pour sécuriser le travail d’impression, vous pouvez ajouter un système d’authentification sur les panneaux de contrôle de vos imprimantes locales. Aussi, contactez Bluemega pour disposer de la solution de gestion des impressions qui convient aux besoins des utilisateurs et de l’entreprise.

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