Dématérialisation des documents : 5 choses à savoir sur la facturation électronique
Vous souhaitez passer à la facturation électronique ? À l’ère du digital, l’émission et la réception de factures électroniques sont devenues indispensables dans le secteur public et privé. Et pour cause, cette solution présente de nombreux avantages comme le gain de temps et la productivité. Aussi, pour mener à bien votre projet de dématérialisation des documents, découvrez 5 points importants sur les factures numériques.
Les mentions obligatoires d’une facture électronique
Que ce soit sous la forme d’un document papier ou un fichier numérique, une facture doit présenter des mentions obligatoires. Établies par le code du commerce, ces mentions obligatoires assurent la valeur fiscale et légale de vos factures fournisseurs et factures clients.Mentions obligatoires standard
- Le nom et l’adresse des deux parties (adresse de facturation si différente).
- Le service ou le produit avec ses caractéristiques (prix unitaire, quantité, référence, etc.)
- Les dates de l’émission de la facture, du paiement et des pénalités en cas de retard.
- Les numéros d’identification de la TVA et du bon de commande.
Mentions particulières
- Membre d’une association agréée
- TVA non applicable pour le régime de franchise de TVA
- Auto-liquidation de la TVA si le client passe par un sous-traitant
- Assurance souscrite pour les artisans et les micro-entrepreneurs
- « Auto-facturation » si le client produit la facture à la place du vendeur
Les garanties d’une facturation électronique
En plus des mentions obligatoires, les factures électroniques doivent présenter des garanties spécifiques au format numérique. Ces garanties sont indispensables, car contrairement au format papier, modifier un fichier PDF est un jeu d’enfant. Sans ces garanties, vos factures numériques ne sont pas valables. La loi impose le respect des garanties suivantes :- Authenticité: elle garantit l’origine de la facture. Elle certifie que la personne autorisée a validé et signé le document.
- Intégrité: Elle assure que le document n’a pas été modifié après la signature et pendant la durée de la conservation.
- Lisibilité: Elle garantit que le contenu est lisible durant tout le cycle de vie du document.
La durée de conservation des factures dématérialisées
À l’instar des factures papier, les factures électroniques possèdent une durée de conservation de 10 ans. Toutefois, la facturation électronique doit respecter des règles spécifiques en matière de conservation.En cas de réception de facture papier
Si vous recevez une facture papier, la loi vous permet de la dématérialiser sous certaines conditions. La plus importante de ces conditions est de reproduire la facture à l’identique en termes d’image et de contenu textuel. Les factures dématérialisées sont en général au format PDF ou PDF/A3.En cas de réception de facture numérique
Si vous recevez une facture électronique, cette dernière doit être conservée dans ce format pendant 3 ans. Une fois ce délai passé, vous avez deux options pour conserver vos factures pendant les 7 ans à venir. Soit vous conservez vos factures au format numérique, soit vous les imprimez au format papier. Remarque : Pour les factures sécurisées avec une signature électronique ou une EDI, il faut conserver la version originale pendant 6 ans.Les outils de stockage et archivage
Selon vos besoins en matière de conservation de documents numériques, vous pouvez vous tourner vers 3 types de solutions d’archivage numérique. Ce sont : le logiciel de GED (gestion électronique des documents), le SAE (système d’archivage électronique) ou le coffre-fort numérique.Les méthodes pour échanger les factures numériques
Vu la valeur juridique des factures, il est dans votre intérêt d’assurer la sécurité des données. À cet effet, l’État préconise 3 voies de sécurisation des données dématérialisées.La signature électronique
La signature électronique permet d’authentifier l’émetteur de la facture et d’assurer l’intégrité du document. Selon vos besoins, vous avez le choix entre plusieurs types de signatures électroniques. Outre les factures, cette solution de sécurité convient pour les contrats de travail, les bons de commande, les documents comptables, etc.L’échange de données informatisées ou EDI
L’EDI permet de transmettre les factures par une voie sécurisée entre deux systèmes de gestion. Les factures dématérialisées sont échangées sous un format standardisé, normé et sécurisé appelé le format EDI. Aujourd’hui, il existe des solutions EDI pour chaque type de secteur d’activité avec chacun leurs normes.La piste d’audit fiable ou PAF
Pour vous assurer que les 3 garanties de la facture électronique sont respectées, vous pouvez effectuer une PAF. Cette solution de sécurité consiste à mettre en place des contrôles permanents et documentés pour apporter des preuves sur le sérieux des processus de facturation. La PAF convient aussi bien aux factures électroniques qu’aux factures papier. Si vous partagez vos factures dématérialisées en ligne, familiarisez-vous avec les bonnes pratiques pour la sécurité internet.Les sanctions en cas de facture non conforme
Bien que l’utilisation des factures électroniques se démocratise, de nombreuses entreprises ne respectent pas les règles d’édition et d’archivage. Or, sachez que ce genre de pratique peut entraîner des sanctions pour votre entreprise. Sur le plan fiscal :- Rejet des factures non sécurisées par l’administration
- Rejet de la déduction de la TVA pratiquée
- Amende correspondant à 50 % de la somme sur la facture
