Dématérialisation des documents : pourquoi passer à la facturation électronique ?
Depuis quelques années, la numérisation ou
dématérialisation des documents est devenue une pratique courante pour les entreprises et les administrations. Il faut savoir que les documents numériques présentent de nombreux atouts par rapport aux documents physiques. Les avantages de la dématérialisation sont surtout visibles au niveau des documents comptables comme les factures. Pour vous aider à y voir clair, découvrez les raisons de procéder à la
dématérialisation des factures de votre entreprise.
Qu’est-ce que la dématérialisation des documents ?
Pour faire simple, la dématérialisation des documents consiste à passer de l’usage des documents papier aux documents électroniques. En général, le document électronique est en
format PDF simple, en
PDF signé électroniquement ou en
mode EDI (échange de données informatisées). Cette transformation digitale concerne tous les documents entrants et sortants de l’entreprise, y compris les factures. Pour passer du support papier à la version numérique, il faut utiliser un
logiciel de dématérialisation des documents. Cet outil est communément appelé un
logiciel de GED ou un logiciel de gestion électronique de documents. Outre la numérisation des documents, cet outil assure la
gestion documentaire.
Pour dématérialiser vos factures, procurez-vous une
solution de dématérialisation des documents auprès d’un fournisseur de confiance.
Pour quelles raisons dématérialiser les factures ?
Découvrez pourquoi il est dans l’intérêt d’une entreprise privée ou une organisation de procéder à la
dématérialisation des factures fournisseurs et
factures clients.
La facturation électronique pour respecter les normes en vigueur
Avant tout, sachez qu’une démarche de dématérialisation des documents d’entreprise est une obligation pour les professionnels. En effet, la
loi des finances de 2020 prévoit de systématiser l’usage des
factures électroniques ou
e-factures ou
factures dématérialisées. Cette digitalisation des factures vise principalement à
lutter contre la fraude à la TVA. Elle concerne les
relations commerciales B2B (entre deux entreprises),
B2C (entreprise et particulier) et
B2G (entreprise et administration publique). Les professionnels ont entre 2024 et 2026 pour effectuer la transformation numérique. Ensuite, toutes les entreprises sont dans l’obligation d’émettre et de recevoir des factures électroniques via des plateformes comme
Chorus Pro.
Aussi, n’attendez plus pour réaliser les
étapes de dématérialisation des documents afin de respecter les normes de votre activité.
Les factures électroniques pour faire des économies
L’un des principaux atouts des fichiers numériques face aux documents papier c’est la
réduction des coûts liés à l’impression. On a tendance à l’oublier, mais les
impressions et les copies représentent un coût considérable pour les entreprises. C’est d’autant plus vrai lorsqu’il y a
gaspillage des consommables (ex :
papiers et cartouches d’encre) à des fins personnelles. N’oublions pas non plus les
coûts postaux, soit les coûts liés à l’envoi des courriers. Dans ce contexte, les facteurs numériques sont à privilégier pour
supprimer les frais d’impression et les frais postaux. De plus, retenez que la dématérialisation des factures participe à une
démarche éco-responsable en réduisant l’empreinte carbone de votre entreprise.
Aussi, faites des économies sur votre budget en priorisant les factures numériques.
La dématérialisation des documents pour gagner du temps
Le fait de numériser les documents implique la
dématérialisation des processus métiers. C’est un avantage, car l’informatisation permet d’éviter les tâches chronophages. Effectivement, en adoptant les factures numérisées, vous profitez
de solutions de stockage et d’archivage électronique. Cela peut être une
solution de GED ou un
coffre fort numérique. Ces outils SaaS permettent d’archiver, de trier, de classer et d’indexer les documents numérisés. Avec cette méthode de gestion documentaire, la recherche et la diffusion des documents sont optimisées. Le gain de temps en gestion des documents est donc considérable grâce à l’
automatisation des processus métiers. C’est idéal pour
raccourcir le temps de traitement des factures et
éviter les retards de paiement.
Aussi, adoptez les factures électroniques pour
optimiser le workflow documentaire et booster la
productivité de votre entreprise.
Les factures électroniques pour la sécurité des données
Les factures sont des documents sensibles qui ne doivent pas tomber entre de mauvaises mains. Fort heureusement, la facturation électronique procure aux utilisateurs de
nombreuses options de sécurisation. On cite notamment le
chiffrement ou cryptage qui assure la confidentialité du document dématérialisé. À cela s’ajoutent les fonctionnalités que proposent les solutions de GED comme l’
authentification. Cette fonctionnalité limite l’accès aux données en fonction du profil de chaque utilisateur. Bien entendu, les factures numériques doivent remplir des c
onditions ou critères pour être valables. En pratique, il faut assurer l’
authenticité (identité de l’émetteur), l’
intégrité (contenu non altéré) et la
lisibilité du document électronique.
Le danger de perte ou de vol de données provient surtout d’internet. Aussi, familiarisez-vous avec les
pratiques de sécurité internet.
À qui s’adresser pour un projet de dématérialisation des documents ?
Vous souhaitez
dématérialiser vos factures et
autres documents d’entreprise ? Faites appel à
Bluemega, votre fournisseur de
solutions de dématérialisation des documents. Nos services s’adressent à tous types de structure comme les
entreprises privées, les
administrations et les
collectivités territoriales.
Bluemega met à votre disposition un panel de solutions logicielles pour dématérialiser et gérer vos documents électroniques. Nos solutions permettent de
dématérialiser tous les types de documents comme les
factures, les
bulletins de paie, les
contrats, les
documents administratifs, etc.
N’attendez plus pour contacter
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