Votre entreprise effectue-t-elle une démarche de dématérialisation des documents ? Le choix de l’outil de stockage et d’archivage électronique est capital pour sécuriser les données sensibles et confidentielles. La question étant : quelle solution logicielle utiliser ? Focus sur les outils dédiés à la conservation des documents d’entreprise.
Rappel : différence entre le stockage et l’archivage numérique
Avant d’évoquer les solutions de stockage et d’archivage, il convient en premier lieu de bien différencier ces deux notions. Le stockage numérique fait référence à l’entreposage de documents électroniques dans un espace dédié comme un disque dur. En revanche, l’archivage numérique englobe des métadonnées sur le fichier électronique. Parmi ces métadonnées, il y a notamment les indications sur la nature du document, son auteur et son destinataire. Ces éléments permettent de faciliter la recherche des fichiers et d’en assurer la sécurité. Ainsi, l’archivage numérique préserve la valeur probante des documents numériques durant toute la
durée de conservation.
Solution n° 1 : un logiciel de GED ou gestion électronique des documents
Lorsqu’il est question de gestion des documents d’entreprise, l’outil qui vient tout de suite en tête est un logiciel de GED. Il permet de numériser tous types de documents et d’en assurer la gestion durant tout le cycle de vie. Grâce à des fonctionnalités comme l’indexation (ajout de métadonnées), il permet d’organiser vos documents et de réaliser une recherche rapide. Avec ce type de processus métier, l’entreprise optimise sa productivité. Concernant la sécurité des documents, il offre un système d’authentification des utilisateurs avec un login et un mot de passe. Ainsi, seules les personnes autorisées ont un droit d’accès aux documents sensibles et confidentiels.
Pour disposer d’une solution de GED sur mesure, contactez un
bon fournisseur de solutions logicielles.
Solution n° 2 : Un SAE ou un système d’archivage électronique
Un SAE est une solution de conservation des documents dématérialisés à moyen et à long terme. Cet outil permet de regrouper, de classer et d’archiver tous types de documents d’entreprise. Il est essentiel pour conserver des documents numériques ayant une valeur légale et juridique, en particulier les documents comptables et les documents RH. L’avantage du SAE réside dans le respect des principes de la sécurité informatique (disponibilité, authenticité, intégrité et confidentialité). Notez qu’un logiciel de GED et un SAE sont complémentaires. L’un assure la gestion et le travail collaboratif et l’autre assure la conservation et la sécurité des données.
Pour archiver correctement vos documents numérisés, apprenez
les étapes d’une bonne dématérialisation des documents.
Solution n° 3 : un CFN ou un coffre-fort numérique
Le coffre-fort numérique ou électronique est un espace de stockage sécurisé accessible en ligne. Il s’agit d’une version moderne du SAE qui offre une solution d’archivage plus personnelle. En effet, chaque utilisateur (collaborateur) dispose de son propre coffre fort électronique accessible avec un login et un mot de passe. Cet outil propose un haut niveau de sécurité (scellement numérique) tout en offrant la simplicité dans l’utilisation. Ainsi, vous pouvez avoir accès à vos documents (ex : fiches de paie) à partir de n’importe quel support et à tout moment. Notez que tout comme le SAE, le CFN peut également se compléter avec une solution GED.
Quel que soit votre choix, assurez-vous de choisir un outil qui tient compte des
risques de la numérisation des documents.
Où trouver des solutions de dématérialisation des documents ?
Vous cherchez une solution de dématérialisation de documents d’entreprise ? Adressez-vous à
Bluemega, le fournisseur de solutions logicielles à destination des professionnels (entreprises privées, administrations, collectivités territoriales, etc.).
Nous vous proposons un large choix de solutions logicielles adaptées à tous les types de structures. Nos solutions de dématérialisation sont riches en fonctionnalités et personnalisables selon vos besoins. Elles permettent de dématérialiser l’ensemble des documents d’entreprise. On cite notamment les documents comptables (factures clients et fournisseurs) et les documents RH (bulletins de paie et contrats).
Aussi, n’attendez plus pour contacter
Bluemega et dénicher la solution logicielle adaptée à votre projet de dématérialisation des documents.
