Tout sur la dématérialisation des documents RH
Votre service RH (ressources humaines) gère-t-il trop de paperasse ? Optimisez la gestion documentaire de votre entreprise ou de votre organisation en dématérialisant vos documents administratifs. À l’ère du numérique, utiliser les documents dématérialisés est à la fois une obligation et un avantage. Découvrez pourquoi procéder à la dématérialisation des documents RH est essentiel.
Contexte de la dématérialisation RH
Que ce soit dans le secteur public ou dans le secteur privé, les ressources humaines font partie des services qui consomment le plus de papiers. Il faut dire que les documents RH sont multiples : bulletins de paie, contrats de travail, attestations et certificats divers, etc. Or, sur le long terme, ce volume de paperasse peut s’avérer coûteux pour l’entreprise. Qui plus est, la gestion des documents peut s’avérer complexe sans une organisation et un classement efficients. C’est dans ce contexte que la dématérialisation ou la digitalisation des documents RH s’impose comme une nécessité.Qu’est-ce que la dématérialisation RH ?
Qu’est-ce que la dématérialisation RH ? Pour simplifier, c’est un processus consistant à remplacer les documents papier par des fichiers numériques. Cette transition numérique se fait en deux temps : la dématérialisation des documents et la dématérialisation des processus métier.La dématérialisation des documents RH
Quand on parle de dématérialiser les documents RH, on parle à proprement-dit de convertir le document papier en fichier numérique. Cette étape est aussi connue sous le nom de numérisation de documents. En pratique, on utilise un appareil doté d’un scanner (ex : photocopieur multifonction) pour procéder à la transformation numérique. Selon la nature et l’utilité du document, vous pouvez le numériser sous différents formats : DOCX, PDF, TIFF, etc. À noter que le logiciel de numérisation intégré des appareils d’impression est limité. Pour disposer de fonctionnalités avancées, équipez-vous d’un logiciel dédié à cette tâche. Autrement dit, une solution de dématérialisation de documents.La dématérialisation des processus
Contrairement aux idées reçues, la dématérialisation ne consiste pas uniquement à transformer la paperasse en données numériques. En procédant à cette transition numérique, votre entreprise doit aussi revoir sa manière de traiter les données RH. Cela implique d’utiliser des technologies numériques pour organiser, stocker, gérer et partager le flux documentaire. Dans le jargon professionnel, ce système de gestion documentaire est appelé GED ou Gestion Électronique des Documents. Pour aller plus loin, lisez : dématérialisation des documents : les avantages du GED.Que dit la loi sur la dématérialisation des documents RH ?
L’action de dématérialiser les documents RH est autorisée par la loi. Elle est même encouragée par l’État, car elle facilite la lutte contre les fraudes fiscales. En effet, les documents dématérialisés favorisent la traçabilité et l’auditabilité des données.Le cas des documents RH numériques
En France, l’utilisation des documents RH au format numérique ne date pas d’hier. En effet, depuis 2009, le Code du travail autorise les entreprises à transmettre les fiches de paie et autres contrats par voie électronique. Mais c’est en 2016 que la remise d’un bulletin de paie électronique devient la norme via la loi du travail El Khomri.Les exigences pour dématérialiser
Bien évidemment, la démarche de dématérialisation ne doit pas se faire n’importe comment. Il y a des réglementations qui encadrent le processus. De manière générale, les entreprises doivent se plier à la RGPD pour la dématérialisation de tous types de documents RH. La sécurité et la confidentialité des données sont au cœur de cette réglementation. La loi exige entre autres :- Le respect de l’horodatage électronique.
- La présence de signature électronique certifiée.
- La conservation dans un coffre-fort numérique lié au CPA ( Compte Personnel d’Activité).
