Votre service d’impression professionnelle génère-t-il un coût élevé ? La réduction des coûts figure parmi les points cruciaux d’une bonne gestion des impressions. La question est : « comment faire ? ». Apprenez quelques astuces pour réduire les coûts liés au travail d’impression de votre société ou organisation.
Identifiez les sources de dépenses
Les sources de dépenses dans un service d’impression sont multiples dont certaines ne sont pas utiles à la société. En effet, les gaspillages des consommables d’impression, comme les papiers et les cartouches d’encre ou de toners, sont monnaie courante. Pour faire des économies, il est donc indispensable de faire un état des lieux. Contrôlez toutes les activités d’impression de votre société pour comprendre d’où proviennent les dépenses. À partir de cet audit, mettez en place des règles afin de rationaliser le processus d’impression. L’objectif est de faire correspondre le volume d’impression avec les besoins d’impression de la société.
Pour réaliser un audit, équipez-vous d’un
outil de gestion des impressions qui fournit des rapports détaillés.
Adoptez des pratiques d’impression économe
Même sans gaspillage, les services d’impression représentent un coût considérable. Voilà pourquoi, il est essentiel de réduire les travaux d’impression au strict minimum. Réservez l’impression couleur pour un usage externe avec des illustrations ou photos. Pour les usages en interne, privilégiez les documents numériques (fichier PDF). Imprimez en noir et blanc (monochrome) et en mode brouillon pour économiser les encres ou le toner. Pour les volumes d’impression conséquents, économisez le papier avec une impression recto-verso. Pour aller plus loin, revoyez le format des pages imprimées. Réduisez la taille des marges et choisissez une
police d’écriture plus économique.
Procurez-vous de bons matériels d’impression
Le choix du périphérique d’impression joue un rôle dans les dépenses. Il n’est pas seulement question du coût d’achat du matériel d’impression, mais aussi de son utilisation au quotidien. Si vous avez des imprimantes locales anciennes, il est recommandé d’acheter de nouveaux modèles. En plus d’améliorer la qualité d’impression, les imprimantes connectées actuelles sont peu énergivores. C’est notamment le cas des imprimantes professionnelles dotées d’une technologie d’impression à froid. En outre, pour réduire la consommation électrique, équipez-vous d’un appareil tout-en-un pour la numérisation, l’impression, la copie et la télécopie. Autrement dit, une imprimante multifonction (MFP ou MFC).
Retenez que le choix des équipements d’impression fait partie des
coûts cachés d’un parc d’imprimantes multifonctions.
Utilisez des consommables écologiques
Aujourd’hui, la protection de l’environnement fait également partie des priorités des entreprises avec comme objectif la réduction de l’empreinte carbone. Sachez qu’avec une bonne gestion des impressions, vous pouvez à la fois faire des économies et améliorer l’impact environnemental de votre société. Pour cela, optez pour l’utilisation de fournitures écologiques afin d’obtenir une impression éco-responsable. Vous trouverez sur le marché une large gamme de papiers recyclés, moins chers que les versions classiques et plus respectueux de l’environnement. Pour l’encre et le toner, intéressez-vous au nombre de pages imprimées par cartouche. L’objectif est de prolonger la durée de réapprovisionnement.
Externalisez la gestion des impressions
Une bonne gestion de l’impression n’est pas une tâche aisée, surtout si vous disposez d’un parc d’impression. En plus de la réduction des coûts d’impression, d’autres points sont à voir comme la sécurité des données d’impression et des documents imprimés. D’où l’intérêt de faire appel à des professionnels pour gérer l’impression. Cette solution vous permet de gagner du temps et d’augmenter la productivité de votre entreprise. Sur le long terme, cette supervision vous permet d’économiser de l’argent. Reste à voir quelle prestation choisir pour assurer la gestion centralisée de votre environnement de travail. Choisissez un prestataire fiable avec de l’expérience et un contrat de maintenance.
Si vous hésitez encore, découvrez les
avantages de l’externalisation d’un parc de périphériques d’impression.
Où trouver une solution de gestion des impressions ?
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