Vous avez un parc d’impression qui génère des coûts démesurés ? La réduction des coûts d’impression fait partie des principaux intérêts de la gestion des impressions. La question étant : « qu’est-ce qui génère autant de dépenses ? ». Pour maîtriser votre budget d’impression, focus sur les coûts cachés d’un parc d’imprimantes professionnelles.

Quels sont les coûts cachés d’un parc d’impression ?

Découvrez quels sont les coûts cachés générés par votre parc de périphériques d’impression et de copie.

Les utilisations excessives du parc d’impression

L’un des principaux coûts cachés d’un parc d’impression est le gaspillage des consommables ou des fournitures (cartouches d’encre et de toner). Cela se produit lorsque tous les collaborateurs ont un libre accès aux imprimantes et photocopieurs. Ils peuvent donc imprimer des documents comme bon leur semble. Sans une surveillance et un contrôle strict des activités d’impression, et sans une politique bienveillante qui éduque avant tout sur les méfaits de telles pratiques, les collaborateurs peuvent même effectuer des travaux d’impression à usage personnel. En plus d’augmenter le volume d’impression, la sécurité des données d’impression et des documents imprimés est compromise. Pour éviter les gaspillages, équipez votre entreprise d’une solution d’impression permettant de surveiller et gérer l’impression.

Le surplus en stockage des consommables

Par peur de manquer de papiers ou d’encres, certaines entreprises font un réapprovisionnement avant l’heure. C’est ce type de pratique qui engendre des coûts élevés. Cela peut s’avérer être une dépense inutile dans la mesure où le consommable n’est pas utilisé. C’est notamment le cas pour une cartouche d’encre ou de toner qui a dépassé sa durée de vie, soit 2 ans. Par ailleurs, que faire si l’imprimante jet d’encre ou laser adaptée à la cartouche est en panne ou est remplacée ? En devenant inutilisable, ces cartouches sont alors une surcharge dans l’environnement de travail. Pour un meilleur contrôle du réapprovisionnement des consommables d’impression, effectuez un audit de votre parc d’impression et adoptez une impression éco-responsable.

Parc d’impression surdimensionné

En général, un parc d’impression se compose de différents types de machines : imprimantes, copieurs, scanners, fax, etc. Toutefois, demandez-vous si les services d’impression de votre entreprise requièrent autant d’équipements ?

Parc d’imprimantes hétérogène

Un parc d’impression peut générer des coûts additionnels avec des imprimantes et des photocopieuses de différentes marques. Les dépenses vont se faire sentir, car vous devez contacter différents fournisseurs (ex : réapprovisionnement en consommable et contrat de maintenance). Cela va demander beaucoup de travail et d’argent. Ajoutez à cela les problèmes de connectivité et compatibilité des systèmes et des pilotes d’imprimantes. Cela peut s’avérer contraignant pour imprimer un document à partir d’un appareil mobile (impression mobile). Notez qu’un parc hétérogène peut être géré aisément avec un logiciel de gestion centralisée de systèmes d’impression multimarques.

La maintenance du matériel d’impression

Le coût de la maintenance est un coût important à étudier de près. Effectivement, un périphérique d’impression peut présenter un dysfonctionnement ou une panne à tout moment. D’où l’intérêt de passer un contrat de maintenance avec le fournisseur. Néanmoins, il est pertinent de se demander si les services proposés répondent réellement aux besoins. En général, les coûts de maintenance incluent des services comme la mise à jour du matériel et les pièces détachées. La facturation comprend aussi la main d’œuvre, le déplacement des techniciens et d’autres frais supplémentaires. Ainsi, selon le coût de la maintenance, une externalisation ou une infogérance avec un Managed Print Services (MPS) peut être intéressante.

Où trouver une solution de gestion des impressions ?

Vous avez besoin d’une solution logicielle pour réduire les coûts de votre service d’impression ? Adressez-vous à Bluemega, votre fournisseur de solutions de gestion des impressions et copies. Bluemega met à votre disposition des solutions d’impression adaptées à des parcs d’imprimantes multimarques et à tous types de structures. Nos solutions logicielles permettent de gérer le flux d’impression et de limiter les accès aux périphériques. À cela s’ajoutent d’autres fonctions pour faire respecter votre politique d’impression et suivre les normes NF en vigueur. Aussi, n’attendez plus pour vous procurer chez Bluemega un gestionnaire d’impression sur mesure pour votre entreprise ou organisation.

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