La gestion d’un parc d’imprimantes et de copieurs dans votre bureau n’est pas une tâche simple. Imaginez maintenant le stress que représente la gestion d’un parc d’impression sur plusieurs sites ? C’est le défi que Nantes Métropole a dû relever. Commune de la sixième plus grande ville de France, Nantes Métropole s’occupe d’une série de services communautaires, notamment des écoles, de l’urbanisme, du recyclage, des piscines et d’autres services communautaires. Avec 447 sites d’impression, 150 copieurs dans les écoles, 8 000 utilisateurs en dehors des écoles et 30 millions d’impressions par an, beaucoup de choses peuvent mal tourner dans l’environnement d’impression. C’est ce qui a conduit l’équipe à adopter PaperCut MF en 2020.  

 

PaperCut MF en action

« Nous avons découvert PaperCut MF grâce à notre réseau de collectivités dans la région », explique Vincent Gobin, responsable informatique de Nantes Métropole. « La majorité des membres ont plébiscité ce logiciel ». L’équipe devait relever un certain nombre de défis et d’exigences en matière d’impression. « Nous avions besoin que les utilisateurs s’identifient à l’imprimante avec leur badge d’identité », poursuit Vincent. « Cela garantissait la confidentialité des impressions pour tous les utilisateurs ». Cela présentait également l’avantage d’éliminer les impressions orphelines laissées dans le bac à papier. « Nous avions également des exigences fortes pour déployer une architecture redondante. Pour ce faire, le support de Bluemega a été crucial. ». Bluemega est le partenaire agréé PaperCut chargé d’intégrer de manière transparente PaperCut MF dans l’environnement d’impression de la Métropole. « Du côté de PaperCut MF, la configuration a été simple « , déclare Vincent.  » Du côté de Windows, c’était plus compliqué. Le soutien de Bluemega dans ce projet a été très important. Alain et Tony de Bluemega nous ont aidés à relever des défis qui allaient bien au-delà de PaperCut MF. Ils ont été une source d’idées et d’inspiration. »

5 conseils pour gérer l’impression sur plusieurs sites

L’équipe de Nantes Métropole a tiré de nombreux enseignements du déploiement de Papercut MF dans sa communauté.

1 – Envisager une offre logicielle distincte du matériel

Les logiciels de gestion de parc d’impression sont souvent achetés pour coïncider avec les conditions de location des imprimantes. Cependant, pour une organisation complexe comme Nantes Métropole, il est plus logique de séparer le logiciel du matériel. Principalement, parce que cela signifie que les utilisateurs ne doivent apprendre qu’une seule façon d’imprimer, au lieu de réapprendre à la fin de chaque période de location. « Nous constatons que de plus en plus de clients souhaitent une solution logicielle à long terme« , explique Sébastien Créno, président de Bluemega. « Les entreprises ne veulent pas changer à chaque location. Elles ne veulent pas reformer le service informatique à un nouveau logiciel. Nous trouvons même des clients qui sont attachés à certains rapports et ne veulent pas changer. »

2 – La sécurité et la redondance sont essentielles

Lorsque vous travaillez dans un environnement multi-sites, avoir un solide plan de redondance est vital. Pour Nantes Métropole, cela signifiait utiliser le mode actif/passif des serveurs PaperCut MF.  » Les deux serveurs d’impression sont hébergés sur deux centres de données dans la région de Nantes, ce qui permet un relais en cas de problème « , explique Vincent. « L’ensemble de l’architecture est surveillée 24h/24 et 7j/7, ce qui nous permet de bénéficier d’alertes en cas d’incident. »

3 – Une architecture de pré-production avec un copieur dédié indispensable

« Afin de tester toutes les mises à jour et mises à niveau de Microsoft, nous avons déployé une architecture de pré-production avec un copieur dédié« , précise Vincent. Sébastien, de Bluemega, ajoute : « Nous le recommandons vivement lorsque cela est possible. Cela évite tellement de problèmes potentiels. Bien sûr, certains clients ne considèrent pas l’impression comme terriblement importante, mais nous, oui ! »

4 – Faites-vous aider par un bon partenaire technique pour l’installation

L’équipe de Nantes Métropole ne tarit pas d’éloges sur le soutien qu’elle a reçu de son partenaire d’impression Bluemega. « C’est toujours un plaisir de déployer PaperCut dans un environnement multisite complexe« , déclare Sébastien.  » Et si l’aspect PaperCut MF de l’installation est simple, ce sont les variables qui surviennent avec les sites multiples qui seraient un véritable parcours du combattant si le client s’en chargeait seul.  »

5 – Faire en sorte que les utilisateurs soient tentés de délaisser les imprimantes de bureau

« Le défi le plus difficile est peut-être le moins technique », s’amuse Sébastien. « Les utilisateurs ne veulent pas quitter leurs imprimantes de bureau, affirmant qu’ils préfèrent l’intimité de l’impression à leur bureau. » Cependant, avec une solution comme PaperCut MF, les utilisateurs impriment sur une file d’attente d’impression unique, ce qui leur permet de récupérer leurs documents en toute sécurité sur n’importe quelle imprimante partagée, grâce à leurs badges d’identité. Pour plus d’information sur le choix de la solution de gestion de parc d’impression PaperCut dans un environnement multisite, contactez-nous sur notre formulaire de contact ou par téléphone au 01 69 35 46 46.  

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Annexe , sur l’article

Inspiré et traduit de l’article Managing a print fleet in multisite environnement de Alistair Nestor – Responsable mondial des communications chez PaperCut. #print #printmanagement #DSI #IT

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