Conseil départemental des Hauts-de-Seine
En 2015, le Conseil départemental des Hauts-de-Seine disposait d’un parc éditique avec un très faible taux de mutualisation des équipements. Ainsi, pour 5500 utilisateurs répartis sur 5 sites centraux et 120 sites distants, on trouvait 2200 imprimantes individuelles, 200 multifonctions A4 de proximité et 400 multifonctions départementaux A3. En plus de cela, les copieurs départementaux étaient très anciens et les utilisateurs ne bénéficiaient donc pas des dernières technologies.
Face à cette situation, le projet REMMI a été engagé (Rationalisation de l’Éditique et Modernisation des Moyens d’Impression). L’objectif est de mutualiser les équipements et de permettre aux utilisateurs d’accéder aux dernières technologies tout en les sensibilisant sur l’usage. Tout cela afin de rationaliser les dépenses en éditique et réduire l’empreinte environnementale des impressions.
Ce projet qui a été engagé en 2015 se déploie progressivement. Nous avons d’abord commencé par la suppression progressive des imprimantes individuelles en fin de vie, tout en restant vigilant sur les besoins spécifiques de certains métiers.
Ensuite et avant de nous occuper du renouvellement du matériel, nous avons mis en compétition plusieurs éditeurs de logiciels de gestion des flux d’impression. Le logiciel devait répondre à nos attentes de suivi sur l’usage et proposer des fonctions visant à accompagner les utilisateurs dans la mutualisation (Impression suivie) et l’optimisation des usages (règles, quotas, rapports sur l’impact de l’environnement). L’éditeur devait être indépendant des constructeurs de copieurs et d’imprimantes afin de nous permettre de pérenniser et de garantir un fonctionnement en environnement multimarques. Nous avons présélectionné 3 logiciels indépendants et après une phase de tests, nous avons fait le choix de la simplicité et de l’efficacité avec PaperCut MF. Le logiciel a été acheté fin 2017. Il nous permet entre autres de suivre et d’analyser les usages, afin d’engager des discussions avec les services sur certains processus métiers. Ces discussions ont pour but de trouver des méthodes qui permettent de rationnaliser l’usage de l’impression, mais aussi de permettre aux services de gagner en efficacité.
Ensuite, nous avons lancé un marché pour renouveler la totalité du parc des multifonctions et Canon a été retenu. Nous avons donc déployé avec l’aide de Bluemega les embarqués PaperCut MF sur les copieurs multifonctions de la marque Canon. Les utilisateurs peuvent ainsi libérer leurs travaux en attente dans PaperCut MF en s’authentifiant sur les multifonctions par code et par badge. Les impressions en attente après 12h sont supprimées de la file d’attente, ce qui contribue à la diminution des volumes imprimés.
Nous allons prochainement renouveler les appareils du centre de reprographie et il est prévu que PaperCut MF facilite l’orientation des travaux d’impression vers ce centre qui va devenir un véritable centre de services à disposition des besoins des agents du Conseil départemental des Hauts-de-Seine.
Nous constatons déjà des résultats sur la baisse des volumes imprimés, sur la baisse des impressions en couleur et sur la généralisation du recto verso. Le déploiement du projet REMMI va nous permettre à terme de supprimer la totalité des imprimantes individuelles, de tendre vers uniquement 500 systèmes d’impression et de réduire drastiquement le volume de pages qui est imprimé. La gestion du changement lors de la première phase du projet a certes été facilitée par le déménagement du bâtiment principal, mais les utilisateurs sont conscients des enjeux écologiques et le retour des services est très positif. Le projet se déploie progressivement sur les bâtiments annexes.
Frédéric Zemmour – Responsable Éditique DSI du Conseil départemental des Hauts-de-Seine
