La dématérialisation des documents : quels sont les risques pour l’entreprise ?

Vous souhaitez numériser ou dématérialiser vos documents d’entreprise ? À l’ère du numérique, un projet de dématérialisation des documents est tout à fait de mise. Mais avant de vous lancer dans ce projet, informez-vous en premier lieu sur les potentiels risques. Pour vous aider à y voir clair, découvrez les risques d’une démarche de numérisation des documents.

Pourquoi procéder à la dématérialisation des documents ?

À l’heure actuelle, la dématérialisation des documents n’est plus une simple tendance, mais une véritable nécessité pour les entreprises et organisations. Et pour cause, l’utilisation de documents numériques ou fichiers numériques est devenue indispensable dans le milieu professionnel. En effet, toutes structures sont dans l’obligation d’émettre et de recevoir des documents numérisés comme des factures électroniques (factures clients et factures fournisseurs). Cela est effectif depuis le 1^er janvier 2020 pour toutes les entreprises traitant avec le secteur public. D’ailleurs, à partir de 2024, ce sont toutes les entreprises françaises qui sont sujettes à la dématérialisation des factures. Aussi, procurez-vous au plus vite une solution de dématérialisation des documents pour se conformer aux normes NF en vigueur.

Quels sont les risques de la dématérialisation des documents ?

Les potentiels risques de la dématérialisation des documents concernent principalement la sécurité des données et des documents électroniques.

Les risques de cyberattaque

La transformation numérique va de pair avec les risques de cyberattaque. En effet, le format électronique n’est pas sans risque lorsque le niveau de sécurité est faible. Les risques peuvent prendre plusieurs formes dont la cybercriminalité. Cette activité criminelle vise la destruction ou le vol de données à des fins de sabotage ou d’espionnage. Les pirates informatiques peuvent voler les documents dématérialisés via l’intrusion de logiciels malveillants dans le système d’information. Il est donc impératif de sécuriser les documents sensibles comme les documents comptables. Voilà pourquoi, il faut optimiser la sécurité des données dès le début du processus de dématérialisation.

Les risques de perte de données sensibles et confidentielles

Outre les attaques extérieures, craignez également les problèmes en interne. En effet, si la gestion des documents numériques n’est pas bien encadrée, cela peut engendrer toutes sortes de risques. Parmi ces risques, il y a la perte de données par accident ou négligence d’un utilisateur. Que faire si des documents sensibles ou confidentiels sont supprimés définitivement ou sont endommagés ? De plus, ne négligez pas non plus le fait que des collaborateurs peuvent avoir de mauvaises intentions. Prêtez surtout attention aux droits d’accès aux documents entrants et sortants. Il ne faut surtout pas compromettre la disponibilité, l’intégrité et l’authenticité de chaque document numérisé.

Les contraintes de la gestion documentaire

En plus des risques de la sécurité des données, sachez qu’un projet se heurte à certaines contraintes. Parmi les points à voir, il y a la question du stockage des documents. À mesure que le temps passe, les données stockées s’amoncellent. Les besoins en matériels performants et modulables vont donc se faire sentir. Et qui dit « nouveaux matériels » dit « budget conséquent ». Ajoutez à cela la mise en place d’une bonne logistique de gestion des documents. Il faut mettre en place un bon plan de classement ou arborescence pour hiérarchiser les fichiers. Il y a aussi l’indexation qui nécessite de bien choisir les métadonnées selon la catégorie du document dématérialisé. Pour mener à bien votre projet de digitalisation, familiarisez-vous avec les étapes d’une bonne dématérialisation des documents.

Comment parer aux risques de la numérisation des documents ?

Les risques liés aux projets de dématérialisation ne sont pas insurmontables. Découvrez les deux solutions à cet effet.

Utiliser un bon logiciel de numérisation de documents

Pour capturer vos documents papier et procéder à la dématérialisation, il vous faut un outil dédié à cet effet. Un large choix de solutions de numérisation est disponible sur le marché, mais sachez que toutes ne se valent pas. En choisissant une bonne solution de dématérialisation, vous pouvez profiter de nombreux avantages. On cite la gestion du flux de documents et la sécurisation des données dématérialisées. Si votre besoin principal est la gestion des documents, optez pour un logiciel de GED (gestion électronique de documents). Si c’est la sécurité des données, optez pour un SAE (Système d’archivage électronique) avec un coffre-fort numérique. Pour disposer d’un bon logiciel de dématérialisation, adoptez les bons critères de choix.

Faire appel à un des experts en dématérialisation et en gestion documentaire

Dématérialiser les documents d’entreprise n’est pas une tâche aisée, surtout si vous ne savez pas comment vous y prendre. Il y a plusieurs règles à suivre pour réussir votre projet. D’autant plus qu’il faut respecter des normes en sécurisation des documents conformément au RGPD. Pensez également au temps qu’il faut pour se familiariser avec les nouveaux processus métiers pour le traitement des documents. Dans ce contexte, déléguer la réalisation du projet de dématérialisation, voire même de la gestion des documents, est à considérer. Cela permet de gagner du temps, de la productivité tout en profitant des services de professionnels pour former les utilisateurs.

Où trouver une solution de dématérialisation des documents ?

Vous cherchez une solution pour dématérialiser une partie ou l’ensemble des documents de votre entreprise ? Faites appel à Bluemega, le fournisseur de référence pour les solutions logicielles de gestion documentaire. Nous vous proposons un panel de solutions de numérisation en mode Saas pour dématérialiser tous types de documents. On cite les factures, les bulletins de paie, les contrats de travail, les documents administratifs, etc. Nos solutions logicielles s’adressent à tous les types de structures : entreprises privées, administrations et collectivités territoriales. N’attendez plus pour dématérialiser vos documents en toute sécurité avec les solutions de dématérialisation et de gestion documentaire de Bluemega.

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