Les étapes pour mettre en place une bonne gestion de parc d’imprimantes
Votre société dispose d’un parc d’impression et vous souhaitez améliorer sa gestion ? Une bonne gestion de parc d’imprimantes est capitale pour assurer la productivité de votre service d’impression. La question étant : « comment mettre en place une gestion réussie ? ». À cet effet, découvrez les étapes à suivre pour gérer l’impression de votre structure.
Faire un audit du parc d’impression
Chaque parc d’imprimantes fait face à des problèmes spécifiques et nécessite une solution d’impression dédiée. C’est pourquoi un état des lieux s’impose pour identifier les faiblesses de votre parc d’impression. En pratique, cela consiste à faire une cartographie du parc d’imprimantes pour obtenir les informations essentielles à la bonne gestion. Parmi les informations à voir, il y a le nombre et le type de périphériques présents dans l’environnement d’impression. Il faut s’assurer que le nombre d’imprimantes professionnelles et de photocopieurs soit proportionnel aux activités d’impression. Attardez-vous aussi sur le volume d’impression de la structure, les habitudes des utilisateurs et les coûts d’impression. Pour faire un audit de votre parc d’impression, utilisez un logiciel de gestion de l’impression qui fournit des rapports détaillés.Définir les besoins et fixer des objectifs en MPS
Grâce aux rapports de l’audit, vous pouvez maintenant identifier les points à améliorer dans votre parc d’impression et de copie. Selon les besoins, déterminez un objectif spécifique. Par exemple, si le besoin concerne la réduction des coûts liés à l’impression, fixez comme objectif la rationalisation du parc d’impression. En pratique, cela peut consister à réduire le nombre d’imprimantes locales ou les travaux d’impression. Pour gérer correctement votre parc d’impression, fixez-vous les objectifs suivants :- Maîtriser votre budget et les coûts liés aux impressions (ex : consommables)
- Créer un environnement d’impression sécurisée (ex : outil de GED avec alertes)
- Faciliter l’activité d’impression (ex : impression mobile)
- Booster la productivité (ex : gestion déléguée avec contrat de maintenance)
- Réduire l’impact environnemental (ex : numérisation et moins de gaspillage)