Les meilleurs outils collaboratifs pour augmenter la productivité de vos équipes
L’ère du XXIe siècle est celle de l’amélioration de la productivité. Avec la multiplicité des acteurs sur un même segment et la concurrence féroce entre les entreprises, la productivité est la seule issue pour s’en sortir. Pour ce faire, de nombreuses méthodes sont disponibles pour que les entreprises accroissent leur productivité. Parmi ces méthodes, se trouve en très bonne place l’optimisation de la collaboration entre les travailleurs. Collaborer autrement pour augmenter la productivité de l’entreprise ne peut se faire sans des outils adéquats. De la centralisation des données aux tâches calendaires en passant par le partage des données, les outils collaboratifs sont indispensables dans l’atteinte des objectifs. Quels sont les meilleurs outils collaboratifs pour augmenter votre productivité ? On vous dit tout ce qu’il y a à savoir à travers cet article.
Un espace de travail collaboratif virtuel
Les géants du web l’ont déjà créé et mis en pratique. Travailler en équipe et à distance, même en mobilité, est devenu une réalité depuis bientôt quelques années. Encore connue sous le nom de SaaS (Software as a Service), la solution collaborative ou groupeware permet le partage d’informations professionnelles et de documents par le biais de la plateforme collaborative virtuelle. Les plateformes DropBox ou Google Drive en sont de parfaits exemples. Ainsi, la gestion des tâches et le partage des informations sont orchestrés à la perfection et sans difficulté grâce aux différents outils de gestion et de partage. On assiste alors à un nouveau type de collaboration : le réseautage. En associant la Gestion Electronique des Documents (qui permet le partage virtuel) et les outils web de même que les RSE (Réseaux Sociaux d’Entreprise), la communication entre les participants connait un degré d’interactivité supplémentaire. En d’autres termes, les nouveaux outils collaboratifs permettent de booster la productivité tout en étant proactif. Grâce à la messagerie instantanée par exemple, d’innombrables aller/retour de mails sont évités et permettent une coordination et une gestion plus efficace des travaux. C’est le cas par exemple des applications telles que Yammer (microblogage) et exoplatform (intranet social).Quelques caractéristiques des outils collaboratifs virtuels
L’outil (ou le logiciel) collaboratif a pour fonction principale d’apporter une amélioration substantielle du processus de travail. Il permet de centraliser sur une même plateforme l’organisation du projet à travers la planification des tâches et l’analyse des données. Ainsi, différents outils collaboratifs peuvent se distinguer suivant leurs caractéristiques et leurs contenus. Le sharing de fichier : c’est une caractéristique collaborative par excellence, car elle permet de partager des données entre les utilisateurs. Elle est la base même de l’outil collaboratif à cause de sa capacité à rendre disponibles les documents et autres informations professionnelles utiles. Ainsi, elle permet de centraliser les diverses données (fichier documentaire ou multimédia) pour ensuite définir les droits d’accès individuels par le manager du projet. Ceci permet de garder la main quant à l’accès des données par les utilisateurs. La communication live : c’est aussi une particularité non moins négligeable, car elle propose une fonction de communication en temps réel. De cette manière, les acteurs peuvent se réunir et discuter de zones d’ombre ou de données techniques relatives à leur projet. Les outils communicationnels du direct fleurissent ces dernières années à cause d’une demande en quasi croissance. Il s’agit entre autres des applications comme Skype qui proposent des appels visio, ou de la messagerie instantanée. Le Mind mapping : le principe fondamental dans ce cas est le partage d’idées novatrices et de création. C’est en quelque sorte du brainstorming collectif et partagé. Les acteurs du projet peuvent ainsi partager leurs idées sur des sujets aussi techniques que variés.Des outils de communication avancés pour échanger et collaborer
L’apparition de la visioconférence a ouvert une nouvelle ère en matière de collaboration avancée et par la même occasion, a permis d’explorer de nouveaux horizons pour une meilleure productivité. Par le biais d’une interface, les collaborateurs, même à des milliers de kilomètres, peuvent échanger et interagir sur un même projet. Les plateformes collaboratives sont assez évoluées pour couvrir un large spectre de workflow. Qu’il s’agisse- De la collaboration au sein d’une même entreprise ;
- Avec des partenaires (fournisseurs ou interlocuteurs ou client).
Quelques outils collaboratifs existants
Aujourd’hui, les outils collaboratifs se comptent par centaines. C’est la conséquence de l’appréhension de son importance par les entreprises et les gestionnaires de projet. Voici quelques solutions collaboratives intéressantes :- Trello : spécialisé dans la répartition des tâches et planification des délais ;
- Slack : mise en place de canaux privés de communication et accessibilité (sur autorisation) des collaborateurs ;
- Wrike : disponibilité de flux d’activité en temps réel.
