Les meilleurs outils collaboratifs pour augmenter la productivité de vos équipes
Les meilleurs outils collaboratifs pour augmenter la productivité de vos équipes
août 15, 2018
Quels sont les meilleurs outils collaboratifs pour augmenter votre productivité ? On vous dit tout ce qu’il y a à savoir à travers cet article.
L’importance de la productivité au XXIe siècle
L’ère du XXIe siècle est celle de l’amélioration de la productivité. Avec la multiplicité des acteurs sur un même segment et la concurrence féroce entre les entreprises, la productivité est la seule issue pour s’en sortir. Pour ce faire, de nombreuses méthodes sont disponibles pour que les entreprises accroissent leur productivité. Parmi ces méthodes, se trouve en très bonne place l’optimisation de la collaboration entre les travailleurs. Collaborer autrement pour augmenter la productivité de l’entreprise ne peut se faire sans des outils adéquats. De la centralisation des données aux tâches calendaires en passant par le partage des données, les outils collaboratifs sont indispensables dans l’atteinte des objectifs.
Un espace de travail collaboratif virtuel
Les géants du web l’ont déjà créé et mis en pratique. Travailler en équipe et à distance, même en mobilité, est devenu une réalité depuis bientôt quelques années. Encore connue sous le nom de SaaS (Software as a Service), la solution collaborative ou groupeware permet le partage d’informations professionnelles et de documents par le biais de la plateforme collaborative virtuelle. Les plateformes DropBox ou Google Drive en sont de parfaits exemples. Ainsi, la gestion des tâches et le partage des informations sont orchestrés à la perfection et sans difficulté grâce aux différents outils de gestion et de partage. On assiste alors à un nouveau type de collaboration : le réseautage.
L’impact des nouveaux outils collaboratifs
En associant la Gestion Electronique des Documents ou GED (qui permet le partage virtuel) et les outils web de même que les RSE (Réseaux Sociaux d’Entreprise), la communication entre les participants connait un degré d’interactivité supplémentaire. En d’autres termes, les nouveaux outils collaboratifs permettent de booster la productivité tout en étant proactif. Grâce à la messagerie instantanée par exemple, d’innombrables aller/retour de mails sont évités et permettent une coordination et une gestion plus efficace des travaux. C’est le cas par exemple des applications telles que Yammer (microblogage) et exoplatform (intranet social).
Quelques caractéristiques des outils collaboratifs virtuels
L’outil (ou le logiciel) collaboratif a pour fonction principale d’apporter une amélioration substantielle du processus de travail. Il permet de centraliser sur une même plateforme l’organisation du projet à travers la planification des tâches et l’analyse des données. Ainsi, différents outils collaboratifs peuvent se distinguer suivant leurs caractéristiques et leurs contenus.
Le sharing de fichier :
c’est une caractéristique collaborative par excellence, car elle permet de partager des données entre les utilisateurs. Elle est la base même de l’outil collaboratif à cause de sa capacité à rendre disponibles les documents et autres informations professionnelles utiles. Ainsi, elle permet de centraliser les diverses données (fichier documentaire ou multimédia) pour ensuite définir les droits d’accès individuels par le manager du projet. Ceci permet de garder la main quant à l’accès des données par les utilisateurs.
La communication live :
c’est aussi une particularité non moins négligeable, car elle propose une fonction de communication en temps réel. De cette manière, les acteurs peuvent se réunir et discuter de zones d’ombre ou de données techniques relatives à leur projet. Les outils communicationnels du direct fleurissent ces dernières années à cause d’une demande en quasi croissance. Il s’agit entre autres des applications comme Skype qui proposent des appels visio, ou de la messagerie instantanée.
Le Mind mapping :
le principe fondamental dans ce cas est le partage d’idées novatrices et de création. C’est en quelque sorte du brainstorming collectif et partagé. Les acteurs du projet peuvent ainsi partager leurs idées sur des sujets aussi techniques que variés.
Des outils de communication avancés pour échanger et collaborer
L’apparition de la visioconférence a ouvert une nouvelle ère en matière de collaboration avancée et par la même occasion, a permis d’explorer de nouveaux horizons pour une meilleure productivité. Par le biais d’une interface, les collaborateurs, même à des milliers de kilomètres, peuvent échanger et interagir sur un même projet. Les plateformes collaboratives sont assez évoluées pour couvrir un large spectre de workflow. Qu’il s’agisse
De la collaboration au sein d’une même entreprise ;
Avec des partenaires (fournisseurs ou interlocuteurs ou client).
Quelques outils collaboratifs existants
Aujourd’hui, les outils collaboratifs se comptent par centaines. C’est la conséquence de l’appréhension de son importance par les entreprises et les gestionnaires de projet. Voici quelques solutions collaboratives intéressantes :
Trello : spécialisé dans la répartition des tâches et planification des délais ;
Slack : mise en place de canaux privés de communication et accessibilité (sur autorisation) des collaborateurs ;
Wrike : disponibilité de flux d’activité en temps réel.
Les solutions collaboratives sont devenues essentielles pour la bonne marche de l’entreprise d’aujourd’hui. Compte tenu du fonctionnement, des besoins propres de l’entreprise et des objectifs à atteindre, l’adoption sans condition des solutions collaboratives de dernière génération est essentielle, voire indispensable. C’est la clé pour gagner en productivité et rester évolutive.
Gestion de l’impression : optimisation des ressources documentaires
Un aspect souvent sous-estimé mais crucial pour de nombreuses entreprises est la gestion de l’impression. Les logiciels dédiés comme Papercut permettent de surveiller et contrôler l’utilisation des imprimantes. Ils offrent des fonctionnalités pour gérer les files d’attente, établir des quotas et générer des rapports d’utilisation. Cela contribue à réduire les coûts d’impression et à améliorer l’efficacité des processus documentaires.
Parce que j’ai grandi autant professionnellement que personnellement très proche d’Olivier, il m’a toujours demandé pourquoi je ne venais pas rejoindre l’équipe Bluemega.
J’ai voulu suivre mon chemin mais en 2019 j’ai enfin compris qu’au-delà de notre amitié, il y avait surtout ce petit truc qui nous lie : notre état d’esprit… et qui est aussi celui de Bluemega.
J’ai rejoint l’équipe commerciale en janvier 2020 et depuis ce jour pas une seule fois je ne regrette mon choix.
Sauf peut-être de ne pas l’avoir fait avant 😊
Je me sens à ma place ! Nous sommes travailleurs, solidaires, enthousiastes, attentifs aux autres et surtout nous ne nous prenons pas au sérieux. Le cadre idéal pour se réaliser !
Chaque individu de la BueTeam est l’ingrédient spécial d’une recette qui fonctionne, « Luminomagifantastic » ! J’ai gardé mon âme d’enfant, je crois que tout est possible, et ici encore plus !
Mon évolution va de pair avec celle que je vise pour chacun de mes clients-partenaires : notre croissance, notre réussite !
(Et petit message à mes collègues qui rient de ma précision lors de mon entretien d’embauche sur le fait que je ne suis pas « une conquête » : c’est Vous qui m’avez conquise ! Merci ! 😊)
Anne peg
Responsable partenaires
Our Spring Sale Has Started
You can see how this popup was set up in our step-by-step guide: https://wppopupmaker.com/guides/auto-opening-announcement-popups/
En 2010, Séb m’a proposé une mission en me précisant « bon ça peut faire pschit ».
On m’a confié la mission de « récupérer » et « poursuivre » l’activité de la société CNMB que nous venions de racheter.
En 2011, cette activité faisait X2.
En 2013, nous étions une poignée de salariés à reprendre les rênes de Bluemega.
En 2021 … quel chemin parcouru, quelle chance de participer à cette belle aventure professionnelle et humaine.
Damien
Responsable partenaires
A mon arrivée chez Bluemega, j’ai été chaleureusement accueilli pour mes compétences techniques et mes atouts personnels.Depuis, la culture du challenge, couplée à l’exigence de communications saines et productives, m’ont permis de m’épanouir professionnellement.
Mon évolution contribue à l’évolution de Bluemega, et cette concordance des destins génère une efficacité redoutable.
Etienne
Développeur web leader
Arrivé chez Bluemega en tant que première recrue externe, je me suis vite rendu compte que cette société était différente des autres quand, à la première réunion générale mon président était déguisé en « télétubbies » et mon directeur général en « bob l’éponge » (photo disponible).
Bluemega m’a d’abord permis d’évoluer du métier d’administrateur système et réseau à consultant avant-vente. Et ce nouveau challenge m’a donné la chance de parcourir la France pour installer et faire la promotion de ces solutions. Aujourd’hui pour développer le business KPAX, j’ai la chance de voyager et d’échanger avec gens dans le monde. Ils devaient être des collègues et se sont devenu des amis 🙂