Vous souhaitez dématérialiser vos documents d’entreprise ? Un projet de dématérialisation des documents est essentiel pour raccourcir le temps de traitement des documents et gagner en productivité. Mais encore faut-il s’y prendre correctement pour réussir votre transformation digitale. À ce titre, découvrez les erreurs à éviter dans le cadre de la numérisation de vos documents.

Erreur n° 1 : Prendre à la légère le projet de numérisation des documents

Aujourd’hui, un projet de numérisation des documents est devenu monnaie courante, si bien que certaines entreprises sous-estiment sa mise en place. C’est la première erreur qu’il faut absolument éviter pour mener à bien votre projet. Sachez qu’une démarche de dématérialisation n’implique pas seulement de passer de l’usage de documents papier aux documents numériques. Cette transformation digitale va également nécessiter la dématérialisation des processus métier (ex : la facturation électronique. Aussi, prenez le temps de prendre en compte tous les paramètres de votre projet pour éviter les problèmes durant la transition numérique. Pour bien démarrer votre projet, familiarisez-vous avec les étapes d’une bonne dématérialisation des documents.

Erreur n° 2 : Ne pas faire un état des lieux ou un audit

Tout projet d’entreprise nécessite de faire un état des lieux afin de bien définir les besoins et les objectifs à atteindre. Un projet de dématérialisation des documents ne déroge pas à la règle. Prenez le temps d’analyser tous les paramètres comme le type de documents à dématérialiser. En effet, la dématérialisation ne concerne pas forcément l’ensemble des documents d’entreprise (zéro papier). Cela concerne certains documents comme : les factures clients, les factures fournisseurs, les bulletins de paie, les contrats, etc. Pensez aussi aux ressources humaines et techniques nécessaires au processus de dématérialisation ainsi qu’à la mise en place d’une politique d’archivage.

Erreur n° 3 : Ne pas informer tous les acteurs concernés

L’un des objectifs de la dématérialisation des documents est d’automatiser et de simplifier les tâches chronophages pour les collaborateurs. Toutefois, avec les nouveaux processus métiers, les habitudes de travail en interne changent. Aussi, tenez informés les collaborateurs sur votre projet de dématérialisation des documents d’entreprise. Et surtout, impliquez-les dans le déploiement pour gagner du temps et éviter l’arrêt de votre activité. Pour cela, prévoyez une formation avec le fournisseur de la solution logicielle. Cela permet aux collaborateurs de se familiariser rapidement avec les nouveaux outils et les nouveaux processus métier propres aux fichiers numériques. Outre les salariés, prévenez également les acteurs externes en relation avec l’entreprise comme les fournisseurs, les clients et les autres prestataires.

Erreur n° 4 : Négliger la compatibilité de l’outil avec les solutions tierces

Pour numériser vos documents, vous avez le choix entre plusieurs solutions de dématérialisation. Néanmoins, sachez que tous les logiciels ne se valent pas entre eux en matière de performances et de fonctionnalités. Aussi, prenez le temps d’analyser les caractéristiques du logiciel de numérisation avant de choisir. Parmi les points à vérifier, pensez à la compatibilité de l’outil de dématérialisation avec les logiciels utilisés par l’entreprise. Parmi les outils tiers, on cite le système ERP (progiciel de gestion intégré) et le CRM (Gestion de la relation client). Un outil doté de ce type de fonctionnalité permet d’optimiser le workflow documentaire et la productivité de votre entreprise. Pour mener à bien la dématérialisation de vos documents, optez pour une solution logicielle sur mesure.

Erreur n° 5 : Ne pas faire appel à un expert en dématérialisation des documents

TPE ou grande entreprise, chacun est libre d’effectuer la numérisation des documents par ses propres moyens. Mais posez-vous cette question : l’entreprise a-t-elle l’expertise nécessaire à ce projet ? Il faut savoir que la dématérialisation ne consiste pas uniquement à capturer les documents imprimés pour les convertir sous format électronique. Vous avez aussi besoin d’une méthode de classement et d’indexation pour archiver les documents numérisés. Ajoutez à cela la gestion des droits d’accès aux documents pour éviter la perte ou le vol de documents sensibles et confidentiels. Ainsi, contacter un service de dématérialisation est conseillé pour disposer de l’expertise d’un professionnel. Pour approfondir le sujet, découvrez les risques de la dématérialisation des documents pour l’entreprise.

Où se procurer une solution de dématérialisation des documents ?

Vous ne savez pas quel fournisseur contacter pour se procurer une solution logicielle de dématérialisation ? Adressez-vous à Bluemega, un fournisseur spécialisé dans les solutions de gestion documentaire, des impressions et des copies. Nos solutions logicielles en mode SaaS permettent de dématérialiser tous les types de documents, allant des documents comptables aux documents administratifs. Nous vous proposons des outils faciles à utiliser et dotés de fonctionnalités personnalisables selon vos besoins. Outre la numérisation, nos solutions assurent aussi la gestion des documents dématérialisés. Il est question d’un archivage électronique sécurisé (ex : chiffrement et signature électronique). N’attendez plus pour vous procurer chez Bluemega le logiciel de dématérialisation adapté aux besoins de votre entreprise ou organisation.

RETOUR