Quels sont les défis de la dématérialisation des documents ?

Vous procédez à la dématérialisation des documents votre entreprise ? Peu importe la taille ou le secteur d’activité, ce type de projet représente un défi pour votre entreprise. Plusieurs facteurs sont à prendre en compte pour assurer la réussite de la transformation digitale. À cet effet, découvrez les défis à relever dans une démarche de dématérialisation des documents.

Les moyens techniques et les ressources financiers

Pour mener à bien votre projet de dématérialisation des documents, vous devez mobiliser des ressources matérielles et financières conséquentes. Cela représente un défi de taille que vous soyez une PME ou un grand groupe.

Les problèmes d’équipement de dématérialisation des documents

Pour dématérialiser vos documents, vous avez besoin d’un périphérique de scan. Il peut s’agir d’un copieur multifonction ou d’un scanner. Sans une maintenance et un entretien régulier, ces équipements peuvent présenter des dysfonctionnements ou des pannes à n’importe quel moment. Pour éviter cela, prenez soin de vos équipements tant sur l’aspect « hardware » que « software ». Si vous dématérialisez l’ensemble des documents d’entreprise (zéro papier), il est recommandé de s’équiper d’un nouvel équipement. Pour utiliser n’importe quel périphérique, utilisez un logiciel de dématérialisation des documents multi-constructeur.

L’investissement dans les outils informatiques performants

Ensuite, pour sécuriser et gérer vos documents électroniques, vous avez besoin d’un outil informatique performant. Or, sachez que la performance a un coût élevé. En d’autres mots, un projet de dématérialisation des documents nécessite un budget conséquent. Cela comprend notamment le coût de la solution de dématérialisation. Ce type d’outil est disponible en open source et en mode SaaS avec un abonnement mensuel ou annuel. Prenez donc le temps d’étudier en amont du projet le coût global du projet de dématérialisation des documents.

La sensibilisation et la formation des utilisateurs

Le second défi à prendre en compte pour un projet de dématérialisation des documents est le changement des méthodes de travail. Pour faire face à ce changement, mettez les collaborateurs au cœur du processus de dématérialisation.

L’importance de la sensibilisation

Passer du format papier au format numérique va changer les habitudes de travail des collaborateurs. Face à cette situation, certains collaborateurs peuvent être réticents à votre projet de numérisation. Vous aurez droit à des phrases comme : « pourquoi changer les habitudes ? » ou « nous avons toujours fait comme cela ». Pour rassurer vos collaborateurs sur cette transition numérique, mettez en avant les avantages de la dématérialisation des documents. Il y a la simplification de la recherche de documents et l’automatisation des tâches chronophages. La gestion électronique des documents assure donc le gain de temps et la productivité.

La nécessité de la formation des utilisateurs

Certes, l’utilisation des documents dématérialisés va permettre à votre entreprise de gagner du temps dans l’accomplissement des tâches chronophages. Mais cela n’est possible que si les utilisateurs sont formés. En effet, vos collaborateurs doivent d’abord se familiariser avec les nouvelles méthodologies de travail et les nouveaux outils. Aussi, prévoyez un apprentissage avec des experts. Mais attention, il faut bien délimiter la période dédiée à cette formation. Rester trop longtemps inactif peut nuire à votre entreprise. Ainsi, pour garantir la réussite de la dématérialisation des processus métiers, sensibilisez et formez vos collaborateurs.

La sécurisation des données sensibles

Les documents numérisés facilitent le partage des informations, optimisent le travail collaboratif et préviennent les risques de fraude. Toutefois, la sécurité des fichiers électroniques reste un défi pour toutes les entreprises.

Le piratage informatique

Le piratage informatique représente une véritable menace pour les professionnels. Des personnes malveillantes peuvent se connecter à votre réseau local pour voler des données sensibles et confidentielles. Il est donc primordial d’adopter les bonnes pratiques de sécurité internet pour prévenir les dangers. Ajoutez à cela l’utilisation d’outils permettant de sécuriser les documents sensibles. Optez pour une solution d’archivage électronique avec un contrôle de droits d’accès aux documents. On cite des outils comme un logiciel de GED, un SAE ou un coffre-fort numérique. Pour protéger vos documents numériques et sauvegarder leur valeur probante, ajoutez un cryptage et une signature électronique.

Les erreurs humaines

En plus des menaces extérieures, prenez garde aux erreurs humaines. Effectivement, les manipulations erronées peuvent causer la destruction ou la perte de données essentielles. Ajoutez à cela l’intrusion d’un logiciel malveillant (virus ou logiciel-espion) via les équipements personnels. Afin de limiter ou d’éliminer ces erreurs, instaurez une politique de sécurité stricte et exhaustive. Si vous autorisez l’utilisation d’équipement personnel (BYOD), encadrez les utilisations. Il est préférable de fournir les appareils mobiles pour limiter les risques.

Où trouver des solutions de dématérialisation des documents ?

Vous cherchez des logiciels pour dématérialiser vos documents d’entreprise ? Adressez-vous à Bluemega, un fournisseur de solutions logicielles à destination des entreprises et des organisations professionnelles. Nos solutions logicielles sont intuitives, riches en fonctionnalités et personnalisables selon vos besoins. Elles permettent de numériser tous types de documents comme les factures, les bulletins de paie, les contrats et autres. Nos services s’adressent à tous les types de structures comme les entreprises privées, les administrations, les collectivités territoriales et bien d’autres encore. N’attendez plus pour vous procurer chez Bluemega, la solution de dématérialisation et de gestion de documents adaptée à vos besoins et objectifs.

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