Vous venez de réaliser un projet de dématérialisation des documents ? Si tel est le cas, la sécurité des documents dématérialisés doit être une priorité pour votre société ou organisation. Parmi les solutions pour sécuriser les fichiers numériques, il y a la signature électronique. Pour vous aider à y voir clair, découvrez ce qu’est la signature électronique.

Rappel : qu’est-ce qu’une signature électronique ?

Depuis quelques années, le terme « signature électronique » est couramment utilisé dans le domaine professionnel. Mais savez-vous exactement de quoi il est question ? Si vous pensez à un scan d’une signature manuscrite sur un document papier, vous êtes dans l’erreur. En réalité, il s’agit d’un procédé technique permettant à un signataire d’apposer son accord sur un document numérique avec un certificat électronique. Appelée aussi certificat numérique, cette technologie permet d’identifier le signataire et d’apporter la valeur probante au document. La signature électronique est l’équivalent de la signature manuscrite, mais pour les documents dématérialisés sous format PDF, Word, Excel, etc. Contrairement aux signatures manuscrites qui se font uniquement à l’aide d’un stylo, il existe plusieurs outils de signatures électroniques. Bien entendu, avant de signer par voie électronique, équipez-vous d’abord d’une bonne solution de numérisation des documents.

Que peut-on signer avec la signature électronique ?

Aujourd’hui, la signature est couramment utilisée dans différents types de secteurs d’activité, et ce, pour signer tous types de documents. En pratique, vous pouvez signer électroniquement des documents comme :

• Les factures (factures fournisseurs, factures clients) ;
• Les bons de commande ;
• Les documents administratifs ;
• Les contrats de travail, d’achat ou de location ;
• Les documents comptables ;
• Les documents juridiques ; etc.

Pour numériser tous vos documents d’entreprise en bonne et due forme, apprenez à bien choisir votre solution de dématérialisation.

Quel est l’intérêt de la signature électronique ?

La signature électronique pour la sécurité des documents ?

La signature électronique procure de nombreux avantages pour les utilisateurs à commencer par l’amélioration du niveau de sécurité des documents électroniques. En effet, les signatures électroniques procurent des garanties essentielles aux documents numérisés. Grâce à ces garanties, la signature électronique possède la même valeur probante qu’une signature sur support papier. Ce sont :

• L’intégrité : Cette garantie assure que le document n’a pas subi de modification entre la signature et la consultation.
• L’authenticité : Cette garantie assure l’identification de la personne signataire.

Les autres avantages de la signature électronique

Outre la sécurisation des documents, la signature procure aussi d’autres avantages liés à la transformation numérique. Ce sont :

• Gain de temps en facilitant l’échange des documents
• Économie avec moins de travaux d’impression, de frais d’envoi et frais de déplacement
• Automatisation des processus de traitement des documents
• Optimisation de la gestion des documents et des données dématérialisées
• Réduction de l’empreinte carbone ou environnementale

Pour aller plus loin sur le sujet, découvrez les avantages de la dématérialisation des documents.

Quels sont les différents types de signatures électroniques ?

En France, la valeur légale de la signature électronique est reconnue depuis la loi du 13 mars 2000. Toutefois, il faut attendre 2016 pour disposer d’un cadre qui régit l’utilisation des signatures électroniques à l’échelle de l’Union européenne. Pour que les signatures électroniques possèdent une valeur juridique, il faut donc se conformer aux normes NF du règlement eIDAS. En pratique, pour signer vos documents numérisés, vous avez donc le choix entre 3 niveaux de sécurité. Ce sont :

• niveau 1 : La signature électronique standard ou simple (SES)
• niveau 2 : La signature électronique avancée (SEA)
• niveau 3 : La signature électronique qualifiée (SEQ)

Remarque :

D’après le Code civil, seule la signature électronique qualifiée, dotée d’une clé de signature, est équivalente à la signature manuscrite. Si vous optez pour la signature avancée, vous devez passer par un tiers de confiance.

Quel outil utiliser pour assurer la gestion de la sécurité des documents ?

Pour faciliter la gestion des documents et les signatures électroniques, vous pouvez utiliser une solution de GED (Gestion électronique des documents). Cet outil disponible en Saas permet de dématérialiser, de gérer et d’archiver vos fichiers électroniques.

Les fonctionnalités pour sécuriser vos documents

Une solution de GED propose plusieurs fonctionnalités pour garantir la sécurité des documents. Parmi ces fonctionnalités, il y a le système d’authentification qui permet de limiter les droits d’accès aux documents sensibles et confidentiels. Ainsi, chaque utilisateur autorisé possède son propre login et mot de passe, ce qui permet aussi de surveiller le workflow documentaire.

L’archivage numérique avec un espace de stockage sécurisé

Pour l’archivage électronique, une solution de GED peut intégrer un coffre-fort numérique ou électronique. Dès que vous déposez vos documents, le coffre-fort électronique effectue un scellement numérique avec horodatage. Cet outil permet aussi la traçabilité, soit l’historique complet des opérations réalisées sur le document durant tout le cycle de vie.

Où trouver une solution logicielle pour assurer la sécurité des documents ?

Vous cherchez un logiciel de GED pour archiver et sécuriser vos documents ? Faites appel à Bluemega, un fournisseur de confiance de solutions de GED. Nos solutions s’adressent à tous types de structure y compris les entreprises privées, les administrations et les collectivités territoriales. Selon vos besoins, nous proposons des solutions pour dématérialiser, gérer et sécuriser tous types de documents et de données sensibles. N’attendez plus pour commander chez Bluemega une solution de GED pour conserver vos documents en toute sécurité.

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