Votre entreprise dispose-t-elle d’un service d’impression avec une ou plusieurs imprimantes multifonctions ? Surnommée le « maillon faible » de la sécurité informatique, la sécurité des impressions et des copies n’est pas à prendre à la légère. Pour assurer la protection des données d’impression, utilisez un logiciel de gestion de l’impression ou print management. Découvrez les avantages procurés par cette solution logicielle pour la sécurité d’impression de votre entreprise.

Une sécurité d’impression avec suivi et contrôle

Pour assurer la sécurité des documents imprimés dans votre entreprise, la surveillance des travaux d’impression est indispensable. Cela offre une vue d’ensemble des activités d’impression dans votre entreprise. Vous devez savoir quel utilisateur effectue un travail d’impression sur quelle imprimante multifonction. En outre, vous devez pouvoir identifier les failles de sécurité ou vulnérabilités. C’est à cet effet que le logiciel de gestion des impressions vous est utile. Cet outil vous permet de surveiller et de contrôler en temps réel l’activité d’impression dans votre environnement de travail. Vous disposez d’un monitoring de tous les périphériques d’impression : imprimante, photocopieur, scanner et fax. En cas de problèmes de sécurité d’impression, des alertes vous informent aussitôt. De plus, l’outil fournit des rapports (volume d’impression) pour rationaliser les activités d’impression et éviter les gaspillages des consommables (cartouches d’encre).

Une solution d’archivage électronique sécurisé

Il y a 4 critères que vous devez respecter lorsqu’il est question de sécurité de données. Ce sont : la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la traçabilité. Si votre système d’information ne remplit pas ces critères, le niveau de sécurité de vos données est faible, voire inexistant. Pour y remédier, procurez-vous un logiciel de gestion documentaire avec des fonctions d’impression sécurisées. Si vous travaillez dans un domaine où vous traitez des documents sensibles et confidentiels, un outil d’archivage électronique sécurisé est capital. Aussi, une solution de GED (gestion électronique des documents) avec un coffre-fort numérique vous est recommandée. Ce logiciel de gestion documentaire permet la sécurisation des données en les préservant de toutes modifications et suppressions. Ainsi, protégez les échanges de documents numériques et documents papier en interne et en externe avec une solution de gestion sur mesure.

Un gestionnaire d’accès aux données d’impression

Afin de sécuriser les activités d’impression et de copie dans votre entreprise, il faut limiter les accès. Votre politique d’impression doit déterminer les personnes autorisées à avoir accès aux données comme un cadre ou un chef de projet. Vous devez également limiter l’accès aux périphériques d’impression (mfp et mfc). Cela évite la perte ou le vol des documents confidentiels. En pratique, mettez en place un système d’authentification des utilisateurs. Cela peut être un badge ou un compte utilisateur avec mot de passe. De cette manière, seul le personnel autorisé peut imprimer à partir d’un périphérique d’impression de l’entreprise. Avec un gestionnaire d’impression, vous pouvez gérer le flux d’impression et les accès aux systèmes d’impression en réseau. Pour une sécurité d’impression optimale, adoptez les bonnes pratiques.

Un logiciel de sécurité d’impression avec cryptage

Le cryptage ou le chiffrement est une des meilleures solutions pour sécuriser vos données confidentielles. Il empêche que vos documents numériques soient lus par d’autres personnes. Seul le destinataire disposant de la clé de cryptage peut lire le contenu des documents. C’est idéal si vous devez partager un document à imprimer sur un réseau informatique ou sur internet. Il y a toutes sortes d’outils qui permettent d’ajouter un cryptage à vos documents. Le plus simple est d’utiliser un outil de gestion documentaire comme un logiciel de GED. D’ailleurs, cet outil assure aussi la numérisation ou la dématérialisation des documents. Vous pouvez donc sécuriser vos documents dès leur création et intégration dans le système d’archivage.

Un gestionnaire d’impression en conformité avec les normes en vigueur

Quel que soit le secteur d’activité, une entreprise est sujette à plusieurs obligations en matière de protection des données. Il est surtout question du respect du règlement général de la protection des données ou RGPD. Ce règlement inclut notamment des mesures de sécurité pour assurer la confidentialité et l’intégrité des données. Pour assurer la conformité au RGPD de votre entreprise en matière de sécurité des données, une solution de GED est de circonstance. Ce type d’outil est conçu pour accompagner les entreprises à se conformer aux exigences du RGPD. Le simple fait d’utiliser ce type d’outil est donc une garantie de sécurité pour vos données et documents d’entreprise. Soyez conforme avec les normes en vigueur en utilisant une solution de gestion documentaire et gestion de l’impression.

Où se fournir en solution de sécurité d’impression ?

Vous souhaitez vous équiper de solutions d’impression sécurisées ? Adressez-vous à Bluemega, le spécialiste des solutions de gestion des impressions et des copies. Bluemega met à votre disposition un large panel de solutions logicielles pour maîtriser votre environnement d’impression. Nos solutions s’adressent à tous types de structure comme les entreprises privées, les administrations et les collectivités territoriales. Aussi, imprimez en toute sécurité avec une solution d’impression de chez Bluemega.

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