Souhaitez-vous optimiser la gestion de l’impression dans votre société ou organisation ? Pour réduire les coûts liés aux travaux d’impression et gagner en productivité, l’adoption de certaines technologies et pratiques est recommandée. La question est : « quelles sont les tendances en gestion des impressions ? ». Découvrez-les à travers notre article.
Rationaliser l’activité d’impression avec une solution Cloud
Pour gagner du temps et optimiser la productivité de votre service d’impression, l’automatisation des processus métiers est capitale. Cela n’est possible que si vous utilisez un
outil dédié à la gestion des impressions, soit un logiciel de gestion des documents (GED). Parmi les solutions d’impression disponible sur le marché, celles disposant d’une solution Cloud sont fortement recommandées. Et pour cause, la technologie Cloud présente de nombreux avantages, à commencer par l’impression à distance. Vous pouvez imprimer des documents depuis n’importe quel support (PC ou mobile), et ce, sans vous déplacer vers le parc d’impression. Ajoutez à cela l’optimisation de la sécurité des données et des documents imprimés via des fonctions de suivi et d’authentification des utilisateurs.
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fournisseur de solutions logicielles de confiance.
Pratique d’une activité d’impression éco-responsable
À une époque où l’impact environnemental est un enjeu majeur, les entreprises et organisations doivent réduire leur empreinte carbone. Pour cela, il faut adopter une activité d’impression visant le « zéro papier » ou « zéro déchet ». En d’autres mots,
privilégiez l’utilisation des documents numérisés comme un fichier PDF, Google docs, TIFF, etc. Bien sûr, selon votre secteur d’activité, la dématérialisation de l’ensemble des documents d’entreprise peut s’avérer impossible. Dans ce cas,
réduisez les activités d’impression à l’essentiel pour éviter le gaspillage des consommables (papiers, encres ou toner). Ajoutez dans votre politique d’impression des règles spécifiques comme l’impression recto verso en noir et blanc pour les usages internes.
Pour en savoir plus sur le sujet, découvrez nos
conseils pour une gestion des impressions éco-responsable.
L’achat de matériels d’impression basée sur le coût à la page
Le type de matériel d’impression que vous utilisez joue un rôle déterminant sur la performance du service et de votre budget. Autrefois, la question était : « imprimante jet d’encre ou imprimante laser ? ». Aujourd’hui, la question est plutôt : « quel coût génère ce périphérique d’impression ? ». Si vous voulez maîtriser votre budget d’impression, intéressez-vous au «
coût à la page » de vos imprimantes et vos photocopieurs. Ce critère vous permet de déterminer le coût moyen de l’impression d’une page sur une imprimante locale. Il tient compte des coûts des fournitures (cartouches d’encre) ainsi que du coût de la maintenance (remplacement de têtes d’impression). Il détermine donc toutes les charges du périphérique d’impression sur le long terme.
De nos jours, les constructeurs d’imprimantes multifonctions (MFP ou MFC) proposent un contrat de coût à la page ou CCP.
La pratique du BYOD et de l’impression mobile
Pour optimiser les performances de votre parc d’impression et de copie, la mobilité est un critère primordial. C’est dans cette optique que le concept du
BYOD (Bring Your Own Device) est devenu monnaie courante dans le domaine professionnel. En permettant à vos collaborateurs d’imprimer des documents à partir d’appareils personnels, vous accroissez la productivité. Les collaborateurs sont à l’aise avec les outils, car ce sont des équipements familiers. Cela favorise également la satisfaction des utilisateurs avec des outils faciles à prendre en main et agréables à utiliser. En outre, l’impression mobile participe à la réduction des coûts en évitant l’achat de nouveaux outils pour les collaborateurs.
Bien évidemment, pour sécuriser l’environnement d’impression, vous devez adopter
les bonnes pratiques du BYOD.
Faire appel à un professionnel en MPS
Si l’impression ne constitue pas le cœur de votre métier, il est recommandé de déléguer la gestion des impressions. Laisser la gestion du parc de périphériques d’impression aux experts offre plusieurs avantages. C’est l’assurance que l’infrastructure est optimisée à tous les niveaux : qualité d’impression, efficacité et sécurité d’impression. Pour cela, adressez-vous à des prestataires proposant des «
services de gestion d’impression » ou «
Managed Print Services (MPS) ». Ce type de prestataire propose des solutions personnalisées en fonction des besoins de votre environnement d’impression. Cela va de la gestion des flux d’impression à la gestion des droits d’accès des utilisateurs en passant par la fourniture de consommables.
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