Une palette de papier à imprimer par mois représente beaucoup d’argent.
Quelques calculs rapides pour situer le contexte. Une rame de papier contient 500 feuilles. Elle coûte environ 8,50 USD. Cela ne semble pas beaucoup, n’est-ce pas ? Poursuivons l’équation… Une palette représente 300 ramettes de papier. Cela représente 150 000 feuilles de papier. Le prix d’une palette de papier s’élève à 2 550 USD. Si vous achetez une palette de papier par mois pour vos travaux d’impression, votre commande annuelle de papier s’élève à 30 600 dollars !
C’est le montant que le Pittsburgh Technical College dépensait pour ses impressions. Mais il ne s’agit là que de papier. À cela s’ajoutent les frais d’encre, de toner et d’électricité. C’est cher, c’est du gaspillage et c’est tout simplement inutile.
« Nous consommions littéralement une palette de papier par mois », explique Jon Buhagiar, directeur des opérations réseau au Pittsburgh Technical College.
Comment contrôler cette quantité de déchets ? Avec une solution d’impression. Le Pittsburgh Technical College l’a fait avec PaperCut MF.
Comment peut-on dépenser autant pour l’impression ?
Revenons en 2010, avant que le Pittsburgh Technical College ne trouve sa solution d’impression. Cet établissement à but non lucratif de Pennsylvanie, fondé en 1946, accueille plus de 1 400 étudiants et plus de 250 membres du corps enseignant et du personnel. Il n’avait aucun contrôle sur son infrastructure d’impression. Les étudiants pouvaient imprimer n’importe quel volume de documents dans différents formats, ce qui entraînait des pertes financières substantielles dues à une consommation excessive d’encre, de toner et de papier. En outre, l’absence de solution de gestion des impressions signifiait qu’il n’y avait pas de limites définies pour les activités d’impression.
Jon raconte à quel point les activités d’impression de PTC étaient illimitées : « Nous avions un placard avec un grand nombre d’imprimantes et toutes les impressions de l’université étaient effectuées dans ce placard ; c’était notre centre d’impression. L’impression est devenue tellement incontrôlable que nous avons fait un trou dans le placard et que nous avons dû dérouler un volet en acier.
Il n’y avait aucun contrôle. Si vous vouliez imprimer un livre, vous imprimiez un livre ».
Jon résume
comment ces coûts sont devenus incontrôlables : « Les impressions et les copies en couleur coûtent très cher parce qu’il faut utiliser plusieurs toners. Et puis, bien sûr, le noir et blanc en gros, ça fait aussi grimper les coûts. Nous avions des gens qui imprimaient tout ce qu’ils voulaient en couleur, et c’était littéralement des courriels, tout. Ensuite, nous avons eu des impressions en noir et blanc qui ont échappé à tout contrôle et des gens qui imprimaient des livres de cours ».
Face à l’augmentation des coûts, au manque de contrôle et aux problèmes de sécurité, William Showers, directeur informatique de PTC, a reconnu que leur service d’impression avait besoin d’être amélioré. Lui et Jon ont cherché une
solution d’impression qui :
- Rationaliserait leurs opérations d’impression,
- Améliorerait la visibilité,
- Favoriserait les économies.
PaperCut MF réduit les commandes de palettes de papier à une palette par an.
PaperCut MF fournit les outils nécessaires pour reprendre le contrôle, surveiller les activités d’impression et réaliser des économies. Grâce à cette nouvelle visibilité, PTC mesure et évalue avec précision l’ampleur de ses déchets d’impression.
Jon explique : « Avant PaperCut, nous ne pouvions rien voir d’autre qu’une ligne budgétaire ou la consultation de journaux, ce qui nous prenait beaucoup de temps. Aujourd’hui, il nous suffit de cliquer et nous disposons d’un
rapport indiquant le nombre de copies ou d’impressions réalisées par une imprimante. »
Grâce à ces informations, PTC a pu prendre des mesures efficaces pour limiter le gaspillage des impressions, ce qui a permis de réduire considérablement la facture mensuelle de papier, qui s’élève à 2 500 dollars : « Nous n’utilisons plus qu’une palette de papier tous les 6 à 8 mois », explique Jon.
Non seulement cela permet d’économiser de l’argent, mais cela aide Jon et son équipe à dormir un peu mieux la nuit : «
Nous sauvons des arbres, n’est-ce pas ? Avant la pandémie, nous avions des chiffres plus élevés sur nos photocopieurs. Sans
PaperCut, nous n’aurions pas pu voir cette utilisation. Aujourd’hui, nous sommes en mesure de produire un rapport et de dire : » Nous faisions 10 000 impressions sur cette imprimante « . Après la pandémie, nous n’en faisons plus que 5 000 ».
Outre ces
économies de coûts et de déchets, les fonctions supplémentaires de
PaperCut MF, Mobility Print et Print Deploy, répondent aux préoccupations en matière de sécurité et simplifient l’expérience d’impression pour les utilisateurs. «
PaperCut est responsable de l’installation des bons pilotes et des bons paramètres sur la machine », explique Jon. «
Mobility Print nous sauve la vie, car tout le monde est administrateur de sa propre machine ».
Print Deploy a aidé le Pittsburgh Technical College à répondre au cauchemar de l’impression : «
Print Deploy a été une stratégie intégrale dans notre sécurité », dit Jon. « Il nous a permis d’atténuer considérablement certains des risques liés à Windows Point and Print ».
Une impression réfléchie, sécurisée, rentable et contrôlée
Comment réduire votre commande de papier de 30 000 à 2 500 dollars par an ? Le Pittsburgh Technical College l’a fait avec
PaperCut MF. Il a non seulement réduit sa consommation de papier à seulement quelques milliers de dollars par an, mais il a également mis en place une expérience utilisateur sécurisée et conviviale, avec une visibilité et un contrôle complets. Jon résume les principaux avantages de PaperCut comme suit : « Des économies, la sécurité de Mobility Print et Print Deploy, et enfin la création de rapports ».
Vous recherchez une solution de gestion d’impression pour votre établissement ? Faites un essai gratuit de PaperCut.
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Inspiré et traduit de l’article de PaperCut
Technical college slashes paper use from a pallet a month to a pallet a year
Rédigé par Kieron Byatt, Journaliste tech de renom
Au-delà de son amour pour l’impression, le premier et le seul journaliste interne de PaperCut est un amateur de hip-hop, de jazz, de bandes dessinées, de baskets, de sport, de roman policier dur, de nachos et de whisky. Quand il n’est pas un fléau sur le nombre de mots pour le blog et les communications de notre équipe marketing, il écrit ailleurs sur ses diverses obsessions, notamment The Guardian, DJBooth et CBR. Pour conserver son physique de Lex Luthor, Kieron joue au football et au basket-ball, à l’haltérophilie et à la course sur de longues distances.
