PaperCut MF dans une architecture redondante à la Métropole de Nantes

Nantes Métropole a fait l’acquisition de la solution PaperCut MF en Juin 2020. Nous avons découvert cette solution au travers du réseau de correspondants sur la région et des grandes collectivités dans lequel la majorité des membres plébiscitait ce logiciel. Nous en avons fait l’acquisition en dehors du marché des copieurs afin de ne pas partir sur une solution propriétaire. Bien que notre parc de machines soit aujourd’hui 100% mono constructeur avec Ricoh, l’objectif était de ne pas avoir à changer de solution à chaque renouvellement de marché.

Concernant les fonctionnalités attendues, nos besoins étaient assez simples avec tout d’abord la mise en place d’un système d’authentification suivie des impressions sur les copieurs en permettant aux agents d’utiliser leurs badges d’accès, ceci permet d’offrir plus de confidentialité aux utilisateurs même si il a fallu les rassurer sur le fait que les impressions ne sont pas stockées et visibles. Cette fonction offre aussi l’avantage de supprimer les impressions orphelines et donc de réduire les pages inutiles, ce qui rentre parfaitement dans le cadre de l’approche numérique responsable. Nous avons aussi mis en place les fonctions de scan à partir des MFP avec un serveur OCR pour obtenir les documents en Pdf ou en DocX. Les utilisateurs sont vraiment ravis du scan to email. Les rapports produits par PaperCut MF sont aussi très bien faits, nous ne les utilisons pas pour la refacturation mais ils sont très pratiques pour suivre l’évolution des usages et adapter les besoins du parc.

Concernant l’architecture, avec 447 sites, 150 copieurs dans les écoles, 8000 utilisateurs hors école et 30 millions d’impressions par an, nous avions des exigences fortes pour déployer une architecture redondante. Pour ce faire, l’accompagnement de Bluemega a été crucial. Nous utilisons le mode actif/passif des serveurs PaperCut MF permettant aux serveurs de se surveiller l’un l’autre et de se relayer en cas d’incident. La haute disponibilité s’appuie sur des serveurs f5 big ip avec 2 points d’entrée F5 sous Linux (Un vers PaperCut MF, l’autre vers les serveurs d’impression) qui utilisent les web services mis en œuvre par PaperCut MF, un serveur OCR sous Windows et deux serveurs d’impression sous Windows. Les deux serveurs d’impression sont hébergés sur deux data center de la région Nantaise permettant un relais en cas de problème, chaque nouveau serveur sera déployé avec son jumeau et les serveurs d’impression sont sur des Vlan isolés. L’ensemble de l’architecture est supervisée avec Centreon qui nous permet de bénéficier d’alertes en cas d’incident.

Afin d’anticiper et de tester toutes les mises à jour et montées de version de Microsoft, nous avons déployé une architecture de pré-production avec un copieur dédié. En effet les mises à jour de sécurité Microsoft livrées chaque mois peuvent perturber le système : citons celle de octobre 2021 qui bloquait l’impression réseau des postes vers des files d’attente d’impression serveur.

Côté PaperCut MF, la configuration est simple. Côté Windows, ça a été plus compliqué. L’accompagnement de Bluemega dans ce projet a été très appréciable et impeccable. Alain et Tony ont su nous accompagner sur des challenges qui allaient bien au-delà de PaperCut MF, ils ont été à la source d’idées et d’inspirations.

Maintenant, nous débutons le déploiement progressif de la solution avec les lecteurs de badges Elatec sur l’ensemble des sites de la Métropole, la file d’impression virtuelle PaperCut MF est déployée par défaut sur tous les postes, ce qui nous évite l’intervention d’un technicien. L’utilisation des fonctions d’impression mobile offerte par PaperCut MF sera peut-être une solution que nous mettrons ensemble à long terme.

Judith Bossard – Philippe Serrec – Denis Duault – Vincent Gobin

Nantes Métropole