Comment choisir le bon matériel pour la numérisation de documents ?
Vous souhaitez numériser les documents de votre entreprise ou organisation ? Pour mener à bien votre projet de transformation digitale, vous aurez besoin d’un bon matériel de capture et de numérisation de documents. La question étant : « quel matériel choisir ? ». Pour s’équiper d’un équipement adapté à vos besoins, apprenez les critères à étudier.
Quels sont les différents modes de numérisation de documents disponibles ?
Selon le modèle de scanners et de multifonctions que vous utilisez, les modes de numérisation proposés sont différents. Les modes de base sont bien évidement la numérisation en noir et blanc (niveaux de gris) et en couleur. Sur certains modèles, le périphérique dispose d’un mode de numérisation recto verso automatique pour capturer les deux faces du document en une seule opération. On cite aussi les scanners équipés d’un plateau spécial pour la numérisation de cartes d’identité. Bien sûr, sachez qu’il est possible d’installer un logiciel de numérisation de documents papier pour accéder à des modes supplémentaires. Cet outil vous permet par exemple d’effectuer un traitement d’image ou l’indexation automatique des documents numérisés.Quel est le volume de documents physiques à numériser ?
Chaque scanner de documents a ses limites, ou plutôt il a été conçu pour une utilisation définie. Il est donc essentiel d’utiliser un scanner adapté à vos besoins en numérisation de documents, en particulier en termes de volume. Si vous utilisez un matériel dont la vitesse de numérisation est faible, la perte de temps est considérable. Qui plus est, vous risquez de raccourcir la durée de vie du matériel et de faire face à des pannes. De ce fait, si vous prévoyez de numériser l’ensemble des documents papier en archive numérique, équipez-vous du meilleur scanner professionnel. Certains scanners haut de gamme, équipés d’un chargeur automatique de documents (CAD), peuvent numériser jusqu’à 100 pages par minute (ppm).Quel type de documents le matériel peut-il numériser ?
Une entreprise ou une organisation traite plusieurs types de documents importants, allant des documents comptables (factures) aux documents RH (bulletins de paie). En ce sens, vous devez vous équiper de périphériques capables de numériser tous les formats de documents avec leurs spécificités. Pour cela, vérifiez de quel type de technologie de numérisation dispose l’appareil. Le plus connu est sans doute la technologie OCR qui peut convertir le contenu textuel sur une image en fichier numérique modifiable. On cite aussi des technologies de numérisation comme l’ICR, la RAD et la LAD. Si le scanner n’est pas équipé de ce type de technologie, vous pouvez l’obtenir via une solution logicielle tierce installée sur ordinateur.
Quelle résolution le matériel de numérisation peut-il fournir ?
Pour que les documents dématérialisés aient une valeur probante, il faut respecter certaines normes, dont celles relatives à la lisibilité. Vos fichiers électroniques doivent avoir une résolution d’image optimale en tenant compte de la complexité du document original. Selon le type de document, la qualité de la résolution de l’image demandée est différente. Dans le cas des documents juridiques, la résolution minimale est de 300 dpi pour les textes et 200 dpi pour les images. Pour les documents d’archives, la recommandation minimale est de 400 dpi pour des documents en noir et blanc et 600 dpi pour les documents en couleur. Aussi, assurez-vous d’avoir des scanners de documents équipés de capteur d’image de haute résolution pour numériser tous types de documents.
La compatibilité du matériel avec les différentes solutions logicielles
En principe, si vous disposez d’un scanner dernier cri, les problèmes de compatibilité avec les systèmes d’exploitation sont peu courants. En effet, la majorité des scanners actuels sont compatibles avec Windows, Linux et Mac OS. Mais par prudence, il est conseillé de vérifier ce point lors de l’achat. En outre, vérifiez aussi la compatibilité avec les logiciels de gestion de documents numériques. C’est capital pour le stockage des documents numériques sur un serveur ou dans le Cloud. Notez que certains scanners possèdent déjà un logiciel de gestion de documents intégré. Il peut donc y avoir un problème de fonctionnement si vous voulez utiliser un logiciel de GED. Pour éviter tout problème, contactez le fabricant pour avoir de plus amples informations.À qui s’adresser pour des logiciels de numérisation de documents ?
Vous avez besoin d’un logiciel performant pour dématérialiser des documents importants ? Adressez-vous à BLUEMEGA, un fournisseur de solutions logicielles à destination des entreprises, des administrations, des collectivités et autres structures. Nous mettons à disposition des professionnels des solutions de numérisation dotées de multiples fonctionnalités pour répondre aux besoins de votre projet. Multi-constructeurs, nos logiciels sont compatibles avec une large gamme de scanners, de copieurs et de multifonctions (MFP). Nos solutions sont faciles à prendre en main avec une interface intuitive et conviviale.FAQ – Choisir le bon matériel pour la numérisation
Quelle vitesse de numérisation pour un projet d’archivage de 10 000 pages ?
Optez pour un scanner professionnel avec chargeur automatique (CAD) d’au moins 40 ppm recto-verso. Cela limite le temps de traitement à environ 4 heures de numérisation effective.
Résolution 300, 400 ou 600 dpi : comment choisir ?
- 300 dpi : documents bureautiques standards.
- 400 dpi : archives juridiques ou documents avec signatures.
- 600 dpi : photos, plans techniques ou documents historiques.
OCR, ICR, RAD : quelle technologie est vraiment utile ?
L’OCR reste la base pour transformer l’image en texte modifiable. L’ICR améliore la reconnaissance des écritures manuscrites, tandis que la RAD extrait automatiquement les zones utiles (zones adresse, montant, etc.).
Scanner à plat ou chargeur : quel format pour quels documents ?
- Chargeur automatique (ADF) : piles de factures, contrats, dossiers RH.
- Scanner à plat : cartes d’identité, livrets, documents reliés.
Comment vérifier la compatibilité scanner / logiciel GED ?
Consultez la liste des pilotes TWAIN ou ISIS fournie par le constructeur et assurez-vous que votre logiciel GED (ex. Therefore, SharePoint) apparaît dans la liste officielle.