Vous procédez à la digitalisation de vos documents d’entreprise ? Pour obtenir des documents numérisés de qualité, équipez-vous d’une solution logicielle dotée de fonctionnalités OCR. Il s’agit d’une technologie de traitement d’image très pratique pour numériser les documents papier en fichiers numériques. Pour vous aider à y voir clair, focus sur OCR, la nouvelle référence en technologie de numérisation de documents.

Qu’est-ce que la technologie OCR ?

La technologie OCR est un procédé informatique permettant de convertir une image avec du texte en un fichier texte modifiable. En d’autres mots, vous pouvez extraire le contenu textuel sur une image pour créer un PDF ou d’autres formats de fichier texte. Cette procédure peut être réalisée à partir d’un appareil d’impression ou de copie dotée d’un logiciel d’OCR intégré. Il peut s’agir d’un scanner, d’un photocopieur ou d’une multifonction. Notez que certains appareils photos numériques et smartphones permettent la capture de documents papier pour les convertir en fichier numérique.

Comment fonctionne la technologie OCR ?

En pratique, l’OCR utilise des algorithmes capables de détecter et de reconnaître les différents types de caractères présents sur une image. D’où l’appellation « Optical Character Recognition », en français ROC ou « Reconnaissance Optique de caractères ». Aujourd’hui, il existe sur le marché plusieurs types de logiciels d’OCR allant du basique au plus sophistiqué. Les scanners et les imprimantes professionnelles sont notamment dotés de la version basique. Ce type d’OCR peut reconnaître les caractères alphanumériques les plus courants. Pour profiter de la version la plus avancée, équipez d’une solution de numérisation de documents basée sur le Cloud.

Pour quelle application utiliser la technologie OCR ?

L’OCR possède de nombreuses applications dans le domaine professionnel comme un projet de numérisation de documents d’entreprise. En effet, une entreprise ou une organisation peut utiliser cet outil afin de numériser différents types de documents professionnels. Vous pouvez l’utiliser pour la dématérialisation des factures clients et fournisseurs, des documents RH (contrats ou bulletins de paie) et autres. Grâce à cette digitalisation, les entreprises et les organisations garantissent la conservation de documents originaux avec une solution d’archivage électronique. Pour partir sur de bonnes bases dans votre projet, découvrez les étapes à suivre pour la numérisation de documents.

Quels sont les avantages de l’OCR pour la numérisation de documents ?

L’arrivée de la technologie OCR fut une aubaine pour la dématérialisation des documents, et ce, pour plusieurs raisons.

Gain de temps et productivité

Avant l’arrivée des solutions OCR, la numérisation était une tâche complexe et fastidieuse. D’abord, il fallait faire une copie électronique de chaque document papier à l’aide de scanners ou de copieurs. Ensuite, des opérateurs saisissent manuellement le contenu de chaque fichier électronique. En plus de la perte de temps, cette méthode génère aussi un coût conséquent pour la saisie des documents. Avec l’OCR, vous n’avez plus à vous soucier d’extraire le contenu textuel de chaque document papier. Le logiciel automatise l’extraction des données et réduit les coûts liés à la numérisation.

Précision et fiabilité des documents dématérialisés

Le fait de saisir manuellement le contenu de chaque document dématérialisé peut engendrer des erreurs humaines. En effet, même le plus doué des opérateurs de saisie peut faire des fautes par négligence ou fatigue. En utilisant l’OCR sophistiqué, vous réduisez, voire éliminez, les erreurs de données extraites. Il faut savoir que les OCR ne font pas que détecter les caractères, ils peuvent aussi corriger les erreurs via une correction automatique. Cette précision et fiabilité sont capitales dans plusieurs secteurs d’activité comme l’administration publique, la santé, la finance, etc. Remarque : Attention, retenez que la numérisation de documents présente aussi des risques pour l’entreprise.

Accès et recherche de documents optimisés

Une fois les données extraites, il faut les ajouter à une base de données de l’entreprise. En pratique, il ne suffit pas de stocker tous les documents dans un coffre-fort numérique ou un système d’archivage électronique. Vous devez ajouter des métadonnées (mots-clés ou tags) à tous les fichiers numériques pour faciliter le tri et le classement. C’est ce qu’on appelle l’indexation de documents. L’OCR facilite cette étape par l’extraction de toutes les informations spécifiques sur chaque document numérisé. Ensuite, vous choisissez quelles données extraites utiliser pour créer les index de recherche.

Où acheter des solutions de numérisation de documents ?

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