Numérisation de documents : qu’est-ce que la technologie OCR ?
Numérisation de documents : qu’est-ce que la technologie OCR ?
avril 19, 2023
Vous procédez à la digitalisation de vos documents d’entreprise ? Pour obtenir des documents numérisés de qualité, équipez-vous d’une solution logicielle dotée de fonctionnalités OCR. Il s’agit d’une technologie de traitement d’image très pratique pour numériser les documents papier en fichiers numériques. Pour vous aider à y voir clair, focus sur OCR, la nouvelle référence en technologie de numérisation de documents.
Qu’est-ce que la technologie OCR ?
La technologie OCR est un procédé informatique permettant de convertir une image avec du texte en un fichier texte modifiable. En d’autres mots, vous pouvez extraire le contenu textuel sur une image pour créer un PDF ou d’autres formats de fichier texte. Cette procédure peut être réalisée à partir d’un appareil d’impression ou de copie dotée d’un logiciel d’OCR intégré. Il peut s’agir d’un scanner, d’un photocopieur ou d’une multifonction. Notez que certains appareils photos numériques et smartphones permettent la capture de documents papier pour les convertir en fichier numérique.
Comment fonctionne la technologie OCR ?
En pratique, l’OCR utilise des algorithmes capables de détecter et de reconnaître les différents types de caractères présents sur une image. D’où l’appellation « Optical Character Recognition », en français ROC ou « Reconnaissance Optique de caractères ». Aujourd’hui, il existe sur le marché plusieurs types de logiciels d’OCR allant du basique au plus sophistiqué. Les scanners et les imprimantes professionnelles sont notamment dotés de la version basique. Ce type d’OCR peut reconnaître les caractères alphanumériques les plus courants.
Pour profiter de la version la plus avancée, équipez d’une solution de numérisation de documents basée sur le Cloud.
Pour quelle application utiliser la technologie OCR ?
L’OCR possède de nombreuses applications dans le domaine professionnel comme un projet de numérisation de documents d’entreprise. En effet, une entreprise ou une organisation peut utiliser cet outil afin de numériser différents types de documents professionnels. Vous pouvez l’utiliser pour la dématérialisation des factures clients et fournisseurs, des documents RH (contrats ou bulletins de paie) et autres. Grâce à cette digitalisation, les entreprises et les organisations garantissent la conservation de documents originaux avec une solution d’archivage électronique.
Pour partir sur de bonnes bases dans votre projet, découvrez les étapes à suivre pour la numérisation de documents.
Quels sont les avantages de l’OCR pour la numérisation de documents ?
L’arrivée de la technologie OCR fut une aubaine pour la dématérialisation des documents, et ce, pour plusieurs raisons.
Gain de temps et productivité
Avant l’arrivée des solutions OCR, la numérisation était une tâche complexe et fastidieuse. D’abord, il fallait faire une copie électronique de chaque document papier à l’aide de scanners ou de copieurs. Ensuite, des opérateurs saisissent manuellement le contenu de chaque fichier électronique. En plus de la perte de temps, cette méthode génère aussi un coût conséquent pour la saisie des documents. Avec l’OCR, vous n’avez plus à vous soucier d’extraire le contenu textuel de chaque document papier. Le logiciel automatise l’extraction des données et réduit les coûts liés à la numérisation.
Précision et fiabilité des documents dématérialisés
Le fait de saisir manuellement le contenu de chaque document dématérialisé peut engendrer des erreurs humaines. En effet, même le plus doué des opérateurs de saisie peut faire des fautes par négligence ou fatigue. En utilisant l’OCR sophistiqué, vous réduisez, voire éliminez, les erreurs de données extraites. Il faut savoir que les OCR ne font pas que détecter les caractères, ils peuvent aussi corriger les erreurs via une correction automatique. Cette précision et fiabilité sont capitales dans plusieurs secteurs d’activité comme l’administration publique, la santé, la finance, etc.
Remarque : Attention, retenez que la numérisation de documents présente aussi des risques pour l’entreprise.
Accès et recherche de documents optimisés
Une fois les données extraites, il faut les ajouter à une base de données de l’entreprise. En pratique, il ne suffit pas de stocker tous les documents dans un coffre-fort numérique ou un système d’archivage électronique. Vous devez ajouter des métadonnées (mots-clés ou tags) à tous les fichiers numériques pour faciliter le tri et le classement. C’est ce qu’on appelle l’indexation de documents. L’OCR facilite cette étape par l’extraction de toutes les informations spécifiques sur chaque document numérisé. Ensuite, vous choisissez quelles données extraites utiliser pour créer les index de recherche.
Où acheter des solutions de numérisation de documents ?
Besoin d’un outil pour numériser vos documents d’entreprise ? Adressez-vous à BLUEMEGA, le fournisseur de référence pour les solutions logicielles de numérisation et de gestion de documents.
Nos solutions logicielles s’adressent à tous les professionnels (entreprises privées, administrations ou collectivités territoriales) à la recherche d’outils performants et riches en fonctionnalités. Personnalisables, les logiciels proposés s’adaptent à vos besoins et à vos objectifs. De plus, nos solutions sont compatibles avec un large panel de périphériques d’impression et de copie.
Aussi, commandez sans plus attendre votre logiciel de numérisation de documents chez BLUEMEGA.
Parce que j’ai grandi autant professionnellement que personnellement très proche d’Olivier, il m’a toujours demandé pourquoi je ne venais pas rejoindre l’équipe Bluemega.
J’ai voulu suivre mon chemin mais en 2019 j’ai enfin compris qu’au-delà de notre amitié, il y avait surtout ce petit truc qui nous lie : notre état d’esprit… et qui est aussi celui de Bluemega.
J’ai rejoint l’équipe commerciale en janvier 2020 et depuis ce jour pas une seule fois je ne regrette mon choix.
Sauf peut-être de ne pas l’avoir fait avant 😊
Je me sens à ma place ! Nous sommes travailleurs, solidaires, enthousiastes, attentifs aux autres et surtout nous ne nous prenons pas au sérieux. Le cadre idéal pour se réaliser !
Chaque individu de la BueTeam est l’ingrédient spécial d’une recette qui fonctionne, « Luminomagifantastic » ! J’ai gardé mon âme d’enfant, je crois que tout est possible, et ici encore plus !
Mon évolution va de pair avec celle que je vise pour chacun de mes clients-partenaires : notre croissance, notre réussite !
(Et petit message à mes collègues qui rient de ma précision lors de mon entretien d’embauche sur le fait que je ne suis pas « une conquête » : c’est Vous qui m’avez conquise ! Merci ! 😊)
Anne peg
Responsable partenaires
Our Spring Sale Has Started
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En 2010, Séb m’a proposé une mission en me précisant « bon ça peut faire pschit ».
On m’a confié la mission de « récupérer » et « poursuivre » l’activité de la société CNMB que nous venions de racheter.
En 2011, cette activité faisait X2.
En 2013, nous étions une poignée de salariés à reprendre les rênes de Bluemega.
En 2021 … quel chemin parcouru, quelle chance de participer à cette belle aventure professionnelle et humaine.
Damien
Responsable partenaires
A mon arrivée chez Bluemega, j’ai été chaleureusement accueilli pour mes compétences techniques et mes atouts personnels.Depuis, la culture du challenge, couplée à l’exigence de communications saines et productives, m’ont permis de m’épanouir professionnellement.
Mon évolution contribue à l’évolution de Bluemega, et cette concordance des destins génère une efficacité redoutable.
Etienne
Développeur web leader
Arrivé chez Bluemega en tant que première recrue externe, je me suis vite rendu compte que cette société était différente des autres quand, à la première réunion générale mon président était déguisé en « télétubbies » et mon directeur général en « bob l’éponge » (photo disponible).
Bluemega m’a d’abord permis d’évoluer du métier d’administrateur système et réseau à consultant avant-vente. Et ce nouveau challenge m’a donné la chance de parcourir la France pour installer et faire la promotion de ces solutions. Aujourd’hui pour développer le business KPAX, j’ai la chance de voyager et d’échanger avec gens dans le monde. Ils devaient être des collègues et se sont devenu des amis 🙂