Votre entreprise ou société entame-t-elle un projet de numérisation de documents ? Le choix du format numérique est capital pour disposer de fichiers de qualité, adaptés à vos besoins. Ajoutez à cela le respect des normes en vigueur dans votre secteur d’activité. Aussi, lisez notre article pour savoir quels formats de fichiers adoptés pour vos documents numérisés.

PDF, le format de référence pour la numérisation de documents

Le format PDF en quelques mots

Créé en 1992, le PDF (Portable Document Format) est un format de fichier couramment utilisé pour le partage de documents numériques. Et pour cause, le format PDF conserve la mise en forme des documents papier comme la typographie et la pagination. De plus, ce format numérique est lisible sur différents types de logiciels de traitement de documents. On l’utilise pour à peu près tous les besoins en documents électroniques d’une entreprise ou une organisation. Cela va des documents RH comme les contrats de travail et les bulletins de paie aux documents comptables comme les factures. Bien évidemment, une bonne solution de numérisation de documents est capitale au projet.

L’intérêt du PDF pour la numérisation de documents

Ce type de format de fichier présente plusieurs avantages pour un projet de numérisation de documents. Il faut savoir que les fichiers PDF peuvent inclure plusieurs types de métadonnées comme les mots-clés, les annotations et les commentaires. Ces données sont très utiles pour faciliter le classement et la recherche via un logiciel de gestion électronique de documents (GED). En outre, l’ajout d’une fonction de cryptage et de mot de passe assure la protection de données sensibles. Selon les besoins, il existe plusieurs versions normées comme le PDF/A qui est dédié à l’archivage de documents à long terme.

TIFF, le format standard pour les images en haute qualité

TIFF, le format pour des images de qualité professionnelle

Développé en 1986, Le TIFF (Tagged Image Format File) est un format de fichier dédié au stockage des images en haute résolution. Ce format d’image numérique est utilisé dans différents secteurs d’activités professionnelles comme la photographie et le graphisme. Il permet donc de conserver différents types documents comme des plans d’architecture, des cartes, des dessins techniques, etc. Dans le cadre de la numérisation de documents, le format TIFF est apprécié, car il permet de dématérialiser des documents sans perte de qualité. En revanche, pour fournir une résolution optimale, les images TIFF sont plus volumineuses.

Les avantages du format TIFF

Le format TIFF est populaire pour la numérisation de documents pour plusieurs raisons. En premier, sachez que ce format permet de conserver la qualité d’origine des documents numérisés. Il reproduit avec précision les détails et les couleurs de l’image originale. En second lieu, bien que ce format d’image soit volumineux, il existe des versions compressées sans perte de qualité. C’est particulièrement utile pour les documents à stocker et à archiver sur le long terme. En dernier, selon les besoins en numérisation, le format TIFF offre un large choix de résolutions d’image. Cela peut aller de 72 dpi jusqu’à 600 dpi. Notez qu’outre les photos et conceptions graphiques, le TIFF peut aussi servir à la conservation de documents textes. On cite des documents d’entreprise comme les formulaires, les rapports ou encore les relevés bancaires.

DOCX, le format pour le traitement des documents électroniques

Le format DOCX, la référence pour les documents textes

Crée en 2007, le DOCX est un format de fichier électronique dédié au traitement de texte depuis le logiciel Microsoft Word. Il remplace le format DOC en apportant plusieurs améliorations notables, dont la comptabilité à d’autres logiciels de traitement de texte. Effectivement, vous pouvez lire les fichiers DOCX depuis Google Docs, LibreOffice et autres. C’est cette flexibilité qui en fait le format standard en bureautique. D’ailleurs, ce format est fortement recommandé pour un projet de dématérialisation des documents, car il facilite le processus. Ainsi, vous pouvez dématérialiser un document et le convertir en fichier DOCX depuis un scanner, un photocopieur ou un appareil photo. Si vous voulez comprendre comment digitaliser un document papier en texte modifiable, familiarisez-vous avec la technologie OCR.

Les avantages du format DOCX

Passer de la version papier au à la version électronique sous le format DOCX présente de multiples avantages pour une société. D’abord, ce format préserve l’apparence du document original. Il s’agit d’un atout indispensable pour la conservation de documents dématérialisés ayant une valeur juridique. Ensuite, en cas de modification et de mise à jour du contenu des documents, le traitement peut s’effectuer depuis différentes applications. En dernier, il s’utilise pour à peu près pour tous les types de documents avec la possibilité de conversion en PDF. Ce format convient pour les CV, les fiches techniques, les contrats, les offres commerciales, etc.

JPEG et PNG, les deux formats standards pour des images compressées

Les deux formats d’images les plus communs

Le JPEG (Joint Photography Experts Group) et PNG (Portable Network Graphics) sont les formats d’images numériques les plus courants. Ils servent au stockage d’éléments visuels tels que les photos, les graphiques et les illustrations (plans techniques). Contrairement au format TIFF, le JPEG et le PNG subissent une compression de l’image d’origine. La taille du fichier est donc plus légère, ce qui permet différentes utilisations. En effet, les données dématérialisées sous ces formats sont faciles à archiver, à partager (courriers) et à publier en ligne. Bien sûr, selon les spécificités du contenu à numériser, vous devez choisir entre l’un et l’autre.

Les avantages du JPEG et du PNG

Si le document à numériser est une photographie, une image complexe ou une image en dégradé, optez pour le format JPEG. Il permet de créer des images de qualité avec une taille de fichier léger. En revanche, s’il est question d’un document d’une illustration ou graphique comme un logo ou une icône, privilégiez le format PNG. Il offre plus de palettes de couleurs que le JPEG, rendant la taille du fichier plus volumineux. C’est un bien pour un mal, car la compression n’occasionne pas de perte de qualité. De plus, les PNG possèdent une couche alpha qui permet d’avoir un fond transparent. Cette particularité est essentielle pour les traitements d’images. Quel que soit le format choisi, prenez attention à la sécurité des documents numériques.

Où trouver une solution de numérisation de documents ?

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