Projet de dématérialisation des documents : les erreurs à éviter
Vous souhaitez dématérialiser vos documents d’entreprise ? Un projet de dématérialisation est essentiel pour raccourcir le temps de traitement des documents et gagner en productivité. Mais encore faut-il s’y prendre correctement pour réussir votre transformation digitale. À ce titre, découvrez les erreurs à éviter dans le cadre de la numérisation de vos documents.
Erreur n° 1 : Prendre à la légère le projet
Aujourd’hui, dématérialiser des documents est devenu monnaie courante, si bien que certaines entreprises sous-estiment sa mise en place. C’est la première erreur qu’il faut absolument éviter pour mener à bien votre projet. Sachez que les étapes de la dématérialisation n’impliquent pas seulement de passer de l’usage de documents papier aux documents numériques. Cette transformation digitale va également nécessiter la dématérialisation des processus métier (ex : la facturation électronique). Aussi, prenez le temps de prendre en compte tous les paramètres de votre projet pour éviter les problèmes durant la transition numérique.Erreur n° 2 : Ne pas faire un état des lieux/audit
Tout projet d’entreprise nécessite de faire un état des lieux afin de bien définir les besoins et les objectifs à atteindre. Un projet de dématérialisation des documents ne déroge pas à la règle. Prenez le temps d’analyser tous les paramètres comme le type de documents à dématérialiser. En effet, la dématérialisation ne concerne pas forcément l’ensemble des documents d’entreprise (zéro papier). Cela concerne certains documents comme : les factures clients, les factures fournisseurs, les bulletins de paie, les contrats, etc. Pensez aussi aux documents RH (ressources humaines ) et techniques.Erreur n° 3 : Ne pas informer tous les acteurs concernés
L’un des objectifs de la dématérialisation des documents est d’automatiser et de simplifier les tâches chronophages pour les collaborateurs. Toutefois, avec les nouveaux processus métiers, les habitudes de travail en interne changent. Aussi, tenez informés les collaborateurs sur votre projet de dématérialisation des documents d’entreprise. Et surtout, impliquez-les dans le déploiement pour gagner du temps et éviter l’arrêt de votre activité. Pour cela, prévoyez une formation avec le fournisseur de la solution logicielle. Cela permet aux collaborateurs de se familiariser rapidement avec les nouveaux outils et les processus métiers propres aux fichiers numériques. Outre les salariés, prévenez également les acteurs externes en relation avec l’entreprise comme les fournisseurs, les clients et les autres prestataires.








