Connaissez-vous les dépenses globales liées à l’impression de vos documents ? Selon une récente étude d’un constructeur mondial d’imprimantes, huit PME sur 10 n’ont pas de réelle stratégie dans la gestion de leurs impressions annuelles ; elles ne sont pas capables techniquement de chiffrer le budget global consacré aux dépenses d’impression ni de faire un état exact de leurs parcs d’impression. A croire qu’en 2024, le poste « dépenses d’impression » est jugé non prioritaire et non stratégique par les entreprises ! Les raisons de ce flou budgétaire sur ce poste pourtant stratégique sont multiples.

Décentralisation des achats

Au sein des entreprises, il n’y a pas forcément toujours de centralisation des achats sur les équipements d’impression multiples comme les imprimantes, les imprimantes multifonctions, les scanners ; chaque département peut acheter son propre équipement sans forcément de lien avec le service Achat ou le DSI du service informatique.

Gestion fragmentée des consommables

Les achats de de consommables sont aussi achetés par les départements eux-mêmes ou au cas par cas par les services généraux qui n’ont pas une vision globale sur les besoins annuels des achats de de consommables d’impression, ce qui ne permet pas de connaître le volume d’achat afin de négocier des prix d’achat avec le fournisseur d’impression.

Absence de règles et d’inventaires

Il n’existe pas de règles établies et connues par l’ensemble du personnel qui permettrait de limiter des abus d’impression et de sensibiliser le personnel sur les dérives des impressions qui ont pour conséquence des dépenses inutiles pour les entreprises. En outre, les inventaires sur l’équipement d’impression sont rares, voir inexistants au sein des entreprises ; le jour de l’inventaire, les responsables découvrent des surprises sur l’état de leurs machines d’impression.

Il devient indispensable en 2024 pour toute entreprise voulant progresser de connaitre précisément les dépenses d’impression. Indispensable de suivre un parc d’imprimantes et de copieurs afin de mettre en place une gouvernance d’impression réfléchie. Maîtriser votre parc d’impression et ne plus le subir pour devenir un poste d’investissement.

Une audit et un optimisation de la gestion

Les différentes étapes à la mise en place de cette gouvernance sont : La phase audit de l’environnement d’impression : l’objectif est de cartographier l’ensemble des équipements d’impression et de rationaliser le parc d’impression grâce aux levier suivants :

• Le volume d’impression
• L’adéquation entre les usages d’impression et les périphériques d’impression
• Le nombre d’équipement versus le nombre nécessaire pour gérer les impressions

Une gestion déléguée ?

Le constat de l’audit est souvent du sous-dimensionnement ou du sur dimensionnement du parc d’impression qui conduit à des pistes de progrès du parc d’impression. La phase de gouvernance de parc pour prendre les bonnes décisions : la mise en place de la gestion déléguée des impressions ou MPS (Managed Print Services) vous permet de disposer d’un rapport de gouvernance de son parc d’imprimantes et de copieurs. Vous ne pilotez plus votre parc d’impression dans le flou et prenez les bonnes décisions à partir de la base d’informations factuelles.