Les pratiques pour une impression sécurisée des documents confidentiels

Votre société ou organisation traite-t-elle des données sensibles et confidentielles ? Si oui, la sécurité des données et documents d’entreprise doit être votre priorité. Prêtez en particulier attention à la sécurité des documents imprimés. La question étant : « comment faire pour sécuriser les données imprimées ? ». Pour faire une impression sécurisée, familiarisez-vous avec les bonnes pratiques.

Restreindre les utilisateurs finaux

Permettre à tous les collaborateurs de lancer une impression est une erreur qu’il faut absolument éviter. En effet, que faire si vous oubliez des documents confidentiels dans le bac de sortie de votre imprimante multifonction ? Ces derniers risquent de tomber entre les mains d’individus malveillants. De plus, sans restriction, vous laissez libre cours au gaspillage des consommables comme les cartouches d’encre ou de toner. D’où l’intérêt de restreindre les utilisateurs avec un système d’identification par badge, par mot de passe (code PIN) ou par empreinte digitale. Aussi, équipez d’une solution d’impression sécurisée avec un système d’authentification des utilisateurs.

Surveiller et contrôler le workflow documentaire

La gestion des flux d’impression est capitale pour plusieurs raisons comme la réduction des coûts d’impression et la productivité. Améliorer le niveau de sécurité fait également partie des bénéfices de cette pratique. Cela vous permet de disposer des informations essentielles pour rationaliser le travail d’impression. Vous pouvez connaître des détails importants sur votre service d’impression comme le nombre de pages imprimées au quotidien. De plus, des alertes techniques vous informent en temps réel lorsqu’un périphérique d’impression présente une panne ou un dysfonctionnement. Pour savoir de quelles fonctionnalités vous avez besoin, découvrez comment bien choisir votre logiciel de gestion de l’impression ?

Utiliser une solution de stockage et d’archivage sécurisée

Vous utilisez une connexion internet, comme une connexion wifi, pour partager vos données ? Sachez que le fait de diffuser et partager les données sensibles en ligne constitue un risque pour la sécurité des données. Aussi, avant d’imprimer des documents depuis une imprimante réseau, assurez-vous en premier lieu que les données d’impression soient sécurisées. Pour ce faire, équipez-vous d’une solution de stockage et d’archivage électronique avec cryptage ou chiffrement. L’objectif est que seules les personnes autorisées ont accès aux données d’impression. En pratique, optez pour un système d’archivage électronique (SAE) ou un coffre-fort numérique intégré à un logiciel de GED.

Sécuriser le réseau wifi de l’entreprise

À l’ère du digital, l’internet est devenu un outil indispensable dans le domaine professionnel. Toutefois, notez qu’un réseau wifi avec un niveau de sécurité faible peut compromettre la protection des données confidentielles. C’est pourquoi il est fortement recommandé de renforcer la sécurité internet de votre environnement de travail avec une politique d’impression stricte. De plus, n’oubliez pas de mettre à jour régulièrement les systèmes d’impression et les pilotes des imprimantes et copieurs. C’est essentiel pour prévenir les potentiels risques de failles de sécurité. Si vous utilisez l’impression mobile, familiarisez-vous avec les bonnes pratiques du BYOD.

S’équiper de matériels d’impression performante

Vos photocopieuses et imprimantes locales sont-elles anciennes ? Apprenez que la qualité du périphérique d’impression joue un rôle déterminant sur la sécurité des documents imprimés. En optant pour un modèle d’imprimantes modernes, vous profitez d’un matériel d’impression plus performant en tout point. Ce n’est pas seulement une question de qualité d’impression, mais aussi d’un meilleur niveau de sécurité. De plus, la large gamme d’imprimantes récentes vous évite les problèmes de compatibilité et de connectivité avec les solutions d’impression. Imprimez en toute sécurité avec un parc d’impression et des périphériques plus performants.

Où trouver une solution d’impression sécurisée ?

Besoin d’un outil pour gérer vos travaux d’impression ? Optez pour les solutions de gestion des impressions proposées par Bluemega. Nos solutions logicielles vous permettent de sécuriser vos activités d’impression avec plusieurs fonctionnalités à cet effet. Parmi ces fonctionnalités, il y a le système d’authentification qui limite l’accès aux données d’impression et à l’utilisation des périphériques. Ajoutez à cela le suivi et contrôle des travaux et les alertes en cas de problèmes au sein de l’environnement d’impression. Imprimantes, photocopieurs ou multifonctions (MFP), nos solutions sont compatibles avec toutes les marques de périphériques d’impression et copie sur le marché. Aussi, n’attendez plus pour contacter Bluemega et disposer de la solution de gestion de l’impression adaptée à vos besoins en sécurisation.

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