La rumeur de la mort de l’impression circule depuis longtemps – en fait, la première utilisation de l’expression « bureau sans papiers » remonte à 1975. Cependant, même si l’impression est quelque peu différente à l’ère numérique, elle est loin d’être révolue.

Pourquoi l’impression n’est-elle pas morte, alors ? Bien qu’une partie de la paperasserie soit passée au numérique, les imprimantes ne disparaîtront pas de sitôt. C’est parce qu’il y a encore beaucoup de raisons de continuer à utiliser le papier. Par conséquent, si l’impression est en train de mourir, il s’agira d’une mort très longue et lente – et certainement pas d’une mort soudaine.

La transformation de l’impression

Il ne fait aucun doute que le monde de l’impression s’est rapidement transformé ces dernières années, la numérisation augmentant l’efficacité et la durabilité dans sa mission de remplacement de nombreux processus basés sur le papier. Toutefois, il existe encore des domaines où le papier reste essentiel. En fait, le cabinet d’études IDC a récemment constaté que 63 % des personnes interrogées dans le cadre d’une enquête déclarent que l’impression est importante ou très importante pour leur entreprise.

Lorsque des solutions de gestion de l’impression (comme PaperCut) sont introduites dans un environnement d’impression, leur facilité d’utilisation peut paradoxalement entraîner une augmentation des impressions. En effet, auparavant, les employés avaient du mal à imprimer ; aujourd’hui, il leur suffit d’appuyer sur un bouton pour que le document sorte.

Les grandes entreprises constatent que leurs programmes de numérisation créent une relation inverse entre l’impression et la numérisation. La numérisation est motivée par le fait qu’elles commencent à travailler sur d’immenses référentiels d’informations qui sont tous stockés sur papier, réduisant ainsi leur dépendance à l’égard de l’impression.

Il n’en reste pas moins que si les entreprises tendent à se concentrer sur l’automatisation et la numérisation de leurs processus les plus courants, elles sont encore susceptibles de traiter des factures papier pour des fournisseurs avec lesquels elles n’interagissent qu’occasionnellement, disons une ou deux fois par an. Il y a encore beaucoup d’organisations qui prennent une facture PDF reçue par courriel, l’impriment, puis la scannent, et quelqu’un d’autre doit faire la saisie des données.

Mais un changement générationnel poussera les entreprises à réduire davantage leur consommation de papier. Les jeunes employés qui arrivent dans les entreprises n’impriment pas du tout, c’est un concept qui leur est étranger.

Nous avons également constaté un retour au bureau et à l’impression

Le passage soudain au travail à distance pendant la pandémie mondiale a entraîné un ralentissement de toutes les interactions liées à l’impression, la numérisation et la copie. Mais depuis le retour des employés au bureau, la tendance s’est rapidement inversée. Nous avons vu de nombreux clients augmenter le nombre d’imprimantes et d’appareils dans leur entreprise. En fait, ils augmentent leur parc d’imprimantes à mesure que les employés reviennent.

Les fermetures prolongées ont également entraîné une pénurie de puces, car l’essor des Chromebooks et des ordinateurs portables à emporter a créé une demande sans précédent pour les fabricants de puces, ce qui a entraîné un retard dans la fabrication des appareils dans le monde entier, y compris les imprimantes. Selon les revendeurs et les fabricants de photocopieurs, leurs clients ont dû attendre des mois avant d’être livrés en raison des retards de fabrication dus à la pénurie de puces. Toutefois, les livraisons d’imprimantes et de photocopieuses ont de nouveau augmenté, et elles ne le feraient pas si la demande d’impression n’existait pas.

De nombreux employeurs ayant adopté un modèle de travail hybride depuis la pandémie, les membres du personnel ont besoin de pouvoir faire leur travail de n’importe où, ce qui favorise l’adoption de solutions d’impression à distance. Cette flexibilité d’impression est essentielle. Et nous avons constaté une forte tendance dans ce sens.

Les entreprises s’efforçant d’optimiser leurs ressources, les équipes informatiques sont devenues plus réduites et ont vu leurs responsabilités s’élargir. En l’absence d’une équipe dédiée aux besoins d’impression de l’entreprise, les logiciels de gestion d’impression sont de plus en plus utilisés. Les entreprises veulent une solution qui facilite la gestion de l’impression et permet aux utilisateurs finaux de faire leur travail.

Les secteurs qui stimulent la demande d’impression

Malgré des tendances à la baisse, la demande d’impression se maintient dans certains secteurs. L’éducation figure parmi les principaux secteurs utilisant des solutions de gestion de l’impression, car les salles de classe continuent d’utiliser du papier physique en même temps que des ordinateurs portables et des iPads.

Pour certaines activités, les enfants apprennent mieux sur papier, comme l’orthographe et le développement de la motricité fine nécessaire à l’écriture. Dans les écoles, il faut compter quelques milliers de pages par élève et par an, ce qui, dans un district scolaire de 100 000 élèves, représente beaucoup d’impressions.

Malgré les efforts déployés pour moderniser les dossiers des patients, le secteur des soins de santé reste tributaire du papier, même si les organisations s’efforcent d’améliorer l’efficacité de leurs processus de gestion des documents. Ils cherchent par tous les moyens à faciliter le travail des médecins et des infirmières. Si un médecin s’approche d’un ordinateur, il veut une imprimante juste à côté de lui pour pouvoir appuyer sur un bouton et obtenir le dossier ou le rapport correspondant. Tout est question d’efficacité.

Le commerce de détail et l’industrie manufacturière connaissent tous deux une croissance de l’impression, car les documents traditionnels essentiels tels que les bordereaux d’expédition restent courants.

De même, les services professionnels, tels que les services juridiques, comptables et financiers, sont encore très dépendants du papier car ils doivent respecter des obligations rigoureuses en matière de conformité.

En fait, le secteur juridique est intéressant car si les cabinets d’avocats sont favorables à la numérisation, son utilisation dépend souvent des préférences individuelles du juge ou du magistrat qui préside l’affaire. Certains de ces juges qui ont une préférence pour le papier pourraient rester en place pendant encore 20 ans ou plus.

Alors, l’impression est-elle morte ?

Pour paraphraser Mark Twain, les rapports annonçant la mort de l’impression ont été largement exagérés. Les tendances à la baisse sont toujours présentes, mais il faudra attendre un certain temps avant qu’elle ne disparaisse – suffisamment longtemps en tout cas pour que les entreprises investissent dans des méthodes d’impression meilleures et plus efficaces.

Publié à l’origine sur TechRadar Auteur :  Willem Groenewald  Principal Product Manager chez PaperCut

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