La dématérialisation est essentielle pour une entreprise ou une organisation afin de faciliter le partage des documents au sein de la structure. Il y a plusieurs avantages à dématérialiser vos documents comme réaliser une impression à distance depuis des appareils mobiles. Toutefois, la transformation digitale ne garantit pas la sécurité des données, en particulier sur internet. Les virus et les programmes malveillants représentent toujours une menace pour les données sensibles. C’est pourquoi pour assurer la protection des documents confidentiels, des mesures de sécurité informatique sont à mettre en place. Découvrez comment faire pour protéger vos documents numériques.

Sensibiliser et former les utilisateurs finaux

Le premier obstacle à la sécurisation des données numériques n’est autre que les collaborateurs de l’entreprise. Et pour cause, la plupart des pertes ou vols de données sensibles proviennent de failles informatiques causées par une erreur humaine, généralement accidentelle. Pour éviter que vos documents dématérialisés ne tombent entre de mauvaises mains, il faut instaurer une charte informatique. Il s’agit d’un document qui énumère les règles que chaque collaborateur doit suivre en utilisant les ressources informatiques de la structure. Autrement dit, ce document indique aux collaborateurs ce qu’ils doivent faire et ne pas faire. Pour insister sur l’importance de cette charte, le non-respect du règlement peut faire l’objet de sanctions disciplinaires. Ainsi, la mise en place d’une charte informatique prévient contre les erreurs humaines et assure une protection contre les menaces de sécurité internet.

Chiffrer les données sensibles

Certes, un document dématérialisé est plus sécurisé par rapport à un document imprimé. Toutefois, les données numériques restent susceptibles aux cyberattaques. Afin d’éviter la perte ou le vol des données sensibles, vous devez sécuriser les fichiers via des mesures comme le cryptage ou chiffrement. Pour rappel, le chiffrement des données consiste à convertir un document au format lisible en format codé. La lecture du fichier électronique n’est possible que si l’utilisateur dispose de la clé de chiffrement permettant de retourner au format lisible. Il s’agit là de la solution la plus simple et la plus efficace pour protéger et sécuriser les informations d’un système informatique. Pour disposer de cette solution, il faut se munir d’un logiciel de chiffrement qui génère la clé ou le code de chiffrement.

Utiliser une solution de sécurisation en ligne

À mesure que la technologie évolue, la cybercriminalité devient de plus en plus dangereuse. De nouvelles menaces font leur apparition sur internet et s’attaquent au système informatique en toute discrétion depuis un navigateur web. Sans même vous en rendre compte, les pirates informatiques peuvent vous soutirer des informations personnelles (ex : numéro de carte crédit).

Les menaces à craindre

Vos systèmes informatiques peuvent se heurter contre l’intrusions de différents logiciels malveillants.

• Virus
• Cheval de Troie
• logiciels espions (spyware)
• rançongiciels (ransomware).
• Rootkits
• Keyloggers
• Botnets
• Scareware

Les solutions recommandées

Pour sécuriser vos activités sur internet, il faut installer un antivirus sur toutes les machines de l’entreprise. Parmi les meilleurs logiciels antivirus, on cite :

• Avast Premium Security
• Bitdefender Internet Security
• Norton Internet Security
• Kaspersky Total Security.
• McAfee Total Protection.

Notez qu’il y a des logiciels gratuits comme Avira Free et Avast Free Antivirus. Toutefois, une version payante est recommandée pour disposer d’une protection complète.

Gérer le workflow via un gestion documentaire sécurisé

Une bonne politique de gestion documentaire va de pair avec une stratégie de sécurité efficace. Aussi, quelle que soit la taille ou le secteur d’activité de votre structure, une solution de gestion électronique des documents (GED) est indispensable. Cet outil de gestionnaire documentaire permet de faciliter les échanges de documents et d’en assurer la protection via différentes mesures de sécurité. Par exemple, en termes de stockage et d’archivage, la sécurité des documents confidentiels est assurée par le coffre-fort numérique. Pour accéder à son contenu, l’utilisateur doit disposer d’un identifiant et d’un mot de passe propre à chaque collaborateur. D’autres mesures de sécurité des usages internet sont également proposées comme le droit d’accès aux documents selon l’utilisateur final. Ainsi, seul le personnel autorisé peut ouvrir les documents affiliés à un projet d’équipe ou à un domaine d’activité.

Stocker vos données sur un outil d’archivage sécurisé

Si vous devez partager des données sensibles entre plusieurs sites de travail, l’internet s’avère crucial. Or, c’est justement le transfert de données en ligne qui est susceptible au piratage. Pour s’assurer que vos documents numériques soient en sécurité, optez pour un service de stockage fiable et reconnu des professionnels. Parmi les solutions de stockage disponible, Cloud et Google Drive se présentent comme les meilleures options. Ces deux plateformes permettent de créer, de modifier, d’envoyer et de télécharger des documents sécurisés. Il faut disposer d’un compte utilisateur pour accéder au contenu en ligne. Vous pouvez utiliser un seul compte pour plusieurs utilisateurs ou partager un fichier à différents comptes utilisateurs. Dans le second cas, vous pouvez définir l’autorité de l’utilisateur sur le fichier, soit en mode lecture seule, soit avec droits de modification.
Pour aller plus loin, intéressez-vous aux solutions d’archivage électronique.

Suivre et contrôler le flux documentaire

Même en délimitant le personnel autorisé à consulter les documents numériques, la fuite de données confidentielles est toujours possible. Dans un environnement collaboratif, les mots de passe de documents sont une mesure moindre puisque plusieurs personnes manipulent les données. La meilleure solution pour assurer la sécurité internet est la surveillance des flux documentaires. Pour ce faire, il faut utiliser des solutions logicielles de solution de sécurisation des documents et gestion des droits. Avec ce type d’outil, vous disposez des informations à propos de qui consulte quel document. Cette transparence est essentielle pour une entreprise souhaitant garantir la confidentialité et l’intégrité. Il s’agit là des principes fondamentaux de la sécurité de l’information, en plus de la disponibilité et de l’authentification. Aussi, restez en alerte et agissez au plus vite en surveillant et en contrôlant les flux documentaires.

Bluemega, fournisseur de solutions logicielles

En matière de sécurité des documents, il ne suffit pas de mettre en place des mesures et de configurer les outils pour être protégé à 100 %. Il est capital de revoir régulièrement votre stratégie de sécurité afin de le rendre efficace et adapté. C’est en restant vigilant en permanence et en guettant les signes de problèmes de sécurité que vous pouvez anticiper et éviter les menaces. Mais cette approche proactive requiert un travail à temps plein. Si vous ne disposez pas de l’effectif et de l’expertise pour assumer cette lourde mission, optez pour une gestion déléguée ou une infogérance. À cet effet, Bluemega vous propose ses services pour protéger vos documents contre la falsification. Nous vous proposons un large choix de solutions logicielles pour gérer vos documents tout en assurant la sécurité du système, du réseau ou du serveur.

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