01 69 35 46 46

Nos solutions par métier

MINTDOC - PAPERCUT
Présentation de nos offres
Découvrez nos solutions

Mintdoc est une solution qui s’installe sur le poste de l’utilisateur aussi simplement qu’un pilote d’impression (fichier, imprimer !). Une fois l’envoi validé, le document est signé numériquement (PDF/A) et crypté pour être transmis au serveur Mintdoc.

PaperCut est un logiciel adapté à toutes les situations. Que vous soyez dans une structure liée à l’éducation, dans une entreprise privée ou dans une collectivité, notre solution PaperCut vous offre la possibilité de gérer vos impressions de manière spécifique, simple et efficace.

Mintdoc Paprecut une solution adaptée à chaque métier

DIFFUSION DES FACTURES CLIENTS

Mintdoc utilisera le moyen que vous aurez défini pour le destinataire de la facture. Plus de tri, plus de mise sous pli ni d’affranchissement, plus de classement. Tout est fait de manière transparente, sans intervention de l’utilisateur. Depuis votre logiciel de facturation, vous lancez l’impression de vos factures, individuellement ou en masse, vers l’imprimante virtuelle Mintdoc en lieu et place de votre imprimante actuelle.

A partir de là, sans aucune intervention de votre part, toutes les opérations s’enchaînent automatiquement :

  • découpage du flux par destinataire, fusion d’un fond de page et/ou de conditions générales de vente au verso,
  • association de pièces jointes,
  • enregistrement sur un espace disque du réseau ou impression locale pour classement,
  • envoi dématérialisé, envoi au centre éditique pour impression,
  • mise sous pli et affranchissement, remise à La Poste pour une distribution postale classique.

Détails

La qualité de l’impression est conservée, la relation client est préservée. Au-delà des économies directes, vous pourrez sans doute économiser sur vos équipements d’impression, plieuses, affranchisseuses, etc…

Adaptez-vous facilement aux nouvelles demandes clients ou internes.

Mintdoc vous accompagne tout au long de l’évolution de vos besoins. Vous adaptez facilement les configurations de traitement en rajoutant, au choix :

  • L’apposition d’une signature électronique
  • La distribution par courriel en pièce jointe ou avec un lien de téléchargement
  • L’archivage dans notre cloud privé, accessible via un portail web sécurisé
  • L’envoi de fichiers XML à destination de votre applicatif métier ou de votre portail
  • La mise en œuvre d’un workflow de validation avant envoi
  • Etc…

Maîtrisez le circuit de distribution de vos factures
Grâce aux outils de configuration, vous contrôlez à tout moment les traitements associés aux factures. Vous pouvez créer autant de configurations que vous le souhaitez, pour s’adapter, par exemple, à un environnement multimarques, ou à des demandes client spécifiques. Le portail web sécurisé, vous permet de suivre et d’intervenir sur l’avancement des workflows associés à vos factures, de gérer les cessions et les droits des utilisateurs, de gérer le classement et les critères de recherche des factures archivées, et bien sûr de les consulter depuis tout lieu connecté à internet.

DÉMATÉRIALISATION DES BULLETINS DE PAIES

Mintdoc se charge de tout : Fini l’impression, la mise sous pli, l’affranchissement et l’archivage de vos bulletins de paie.

Jusqu’à la « loi travail », l’entreprise devait obtenir l’adhésion du salarié pour distribuer son bulletin par voie dématérialisée. A compter du 1er janvier 2017, la dématérialisation est admise « sauf en cas d’opposition ».

Il faut tenir compte des choix du salarié, et pour ça Mintdoc se charge de tout : en fonction d’informations portées sur le bulletin (généralement issues de la fiche du salarié) le bulletin sera automatiquement mis à disposition du salarié :

  • Par téléchargement à partir d’un lien transmis par mail
  • Par distribution postale, en faisant appel à un centre éditique agréé
  • Par impression locale et distribution manuelle

Détails

Depuis votre système de paie, vous lancez l’impression des bulletins en choisissant l’imprimante « Mintdoc». C’est tout ! Le système suivra les instructions qui auront été définies dans la configuration, à savoir :

  • Association d’un fond de page
  • Association de pièces jointes (feuilles de temps, attestations, notes internes, etc…)
  • Extraction des métadonnées
  • Apposition d’une signature électronique & cryptage
  • Distribution par mail (pièce jointe ou téléchargement), courrier (via un centre éditique agréé ou manuelle)
  • Stockage local et/ou archivage dans le cloud privé

SIGNATURE DE CONTRATS OU DE BONS DE COMMANDES

L’article 1316-1 du Code Civil précise que « L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. ».

La contractualisation en ligne Mintdoc permet cette identification forte du signataire. De plus, l’intégrité du document est garantie par l’apposition de signatures électroniques horodatées par un Tiers de Confiance. L’ensemble est archivé pendant 10 ans auprès de la Caisse des Dépôts et Consignation.

Qu’il s’agisse d’un contrat de distribution ou d’un bon de commande stratégique, vous pouvez grâce à Mintdoc signer par internet tout en conservant la valeur légale et probante des documents.

Détails

Vous imprimez ces documents via l’imprimante virtuelle Mintdoc, et, si le document ne les contient pas, vous le complétez avec l’adresse mail et le numéro de téléphone mobile du signataire. Votre signature est ensuite automatiquement apposée puis le document est transmis à la plateforme de signature Mintdoc. Votre interlocuteur reçoit un mail avec un lien lui permettant de se connecter à la plateforme, consulter le document, refuser ou accepter de le signer. Dans ce dernier cas, il reçoit par SMS un code à saisir pour valider sa signature. Vous recevez le contrat signé que vous pouvez archiver dans votre système de gestion. Parallèlement, il est archivé auprès de la Caisse des Dépôts et Consignation pendant 10 ans, conservant, par le biais des signatures électroniques et de l’horodatage de l’acte, toute sa valeur probante.

LA LETTRE RECOMMANDÉE ELECTRONIQUE

Pour les métiers juridiques : L’usage de la LRE a la même valeur légale que la traditionnelle lettre recommandée avec Accusé Réception (LRAR). Les économies générées (de 30 à 70% selon les process actuels et les process envisagés) sont le principal atout :

  • Gain financier (papier, encre, enveloppe, affranchissement, etc)
  • Gain de temps (temps de traitement, mise sous pli, affranchissement, etc)
  • Gain matériel (plus besoin de s’équiper)

Un autre atout réside dans le confort d’utilisation. Le temps de transfert est de l’ordre de quelques minutes tout en permettant l’envoi et la réception de courrier recommandé depuis n’importe quel lieu connecté à internet, sans les contraintes des horaires d’ouverture, de files d’attente, etc…

Enfin, la dématérialisation des documents et la génération de certificats électroniques de dépôt et de réception, signés et horodatés, permettent une conservation économique et sûre de ces éléments.

Détails

Principe de fonctionnement : L’expéditeur confie son courrier sous forme dématérialisée à un tiers achemineur. Celui-ci transmet au destinataire un courriel l’informant de la mise à disposition d’un courrier recommandé. Ce dernier doit alors se connecter sur un portail sur lequel il devra accepter ou refuser la réception du courrier. Comme dans le cadre de la LRAR, l’expéditeur n’est pas visible. Si le destinataire refuse le courrier, l’expéditeur en est avisé. S’il l’accepte, il reçoit par mail ou peut télécharger le document à travers un lien de téléchargement fourni par le tiers achemineur.

La LRE est admise dans le cadre de la conclusion ou l’exécution d’un contrat : signature de contrat, convocation aux AG, modifications contractuelles, procédures disciplinaires, etc… En revanche, elle n’est pas utilisable pour la rupture de celui-ci. Si le destinataire n’est pas un professionnel, son accord préalable doit être obtenu. En cas de refus, le destinataire particulier doit avoir la possibilité de demander l’acheminement par voie postale. Le tiers achemineur doit être clairement identifié (nom, adresse, SIRET…) et doit garantir l’identité du destinataire et de l’expéditeur. Les dates d’expédition et de réception doivent être garanties et vérifiables. Ceci est possible grâce à l’émission de certificats signés électroniquement et enrichis d’un horodatage certifié. Le tiers chargé de l’acheminement de la lettre recommandée électronique doit conserver pendant 1 an les certificats de dépôt et de réception ainsi que le document original électronique et son empreinte informatique. L’expéditeur peut y avoir accès pendant 1 an

MINTDOC POUR LA GESTION DE PARCS LOCATIFS

La gestion d’un parc locatif et de copropriétés génère une grande quantité de documents et d’échanges avec les copropriétaires et les locataires. La solution Mintdoc pour agences immobilières et syndics propose une solution complète couvrant l’ensemble des documents contractuels (ordre du jour, rapport de gestion, compte d’exploitation, devis, courrier, etc…).

Pour chacun d’eux l’acheminement est automatisé sous forme dématérialisée ou postale, selon le choix exprimé par votre interlocuteur. Traitement de vos documents :

  • Ajout de fond de page,
  • des conditions générales de vente,
  • d’un document annexe,
  • découpage de documents,
  • génération de Pdf
  • et indexation de métadonnées.

Détails

  • Signature de contrats : Qu’il s’agisse d’un mandat de gestion locative ou d’un bail locatif, vous pouvez grâce à Mintdoc signer par internet tout en conservant la valeur légale et probante des documents.
  • Convocations et PV d’Assemblées Générales : Vous regroupez l’ensemble des pièces intégrant la convocation : ordre du jour, rapport de gestion, compte d’exploitation, devis, courrier, etc… en les dématérialisant, le cas échéant, grâce à l’imprimante virtuelle Mintdoc. Vous générez la convocation depuis votre applicatif via l’imprimante virtuelle Mintdoc qui associera de manière transparente, à chaque destinataire, l’ensemble des pièces.

Selon le traitement choisi par le copropriétaire, cette enveloppe sera acheminée :

  • soit par voie postale, grâce au service d’impression, de mise sous pli et d’affranchissement en LRAR de notre Centre Editique.
  • soit par voie dématérialisée, grâce à l’option Lettre Recommandée Électronique (LRE) offrant la même garantie légale et un suivi accru de votre courrier, avec plus de 50% d’économie.

Dans ce dernier cas, le copropriétaire reçoit un mail l’invitant à se connecter à la plateforme, où il pourra signer l’avis de réception. Grâce au code reçu par SMS il pourra valider sa signature, lui donnant alors accès à la convocation proprement dite et à l’ensemble des pièces qu’il pourra télécharger. De votre côté, l’ensemble des preuves (dépôt, réception, envoi) sont émises, signées, horodatées par des Tiers de Confiance, et archivées. Vous pouvez à tout moment justifier du respect de vos obligations.

  •  Quittances, relances, notes… : Tout document issu de vos applicatifs « métier » ou de vos outils bureautiques peut être dématérialisé et transmis par e-mail à vos copropriétaires et locataires. Grâce à Mintdoc, vous n’êtes pas obligé de choisir, ou de vous souvenir du choix de vos interlocuteurs : tout est automatisé. En fonction des données contenues sur le document, Mintdoc choisira la mode de distribution prédéfini : e-mail, courrier postal, fax.

TRAITEMENT AUTOMATIQUE DU DOCUMENT

Depuis votre logiciel, vous lancez l’impression de vos documents, individuellement ou en masse, vers l’imprimante virtuelle Mintdoc en lieu et place de votre imprimante actuelle. A partir de là, sans aucune intervention de votre part, toutes les opérations s’enchaînent automatiquement :

  • Découpage du flux par destinataire
  • Fusion d’un fond de page et/ou de conditions générales de vente au verso
  • Association de pièces jointes
  • Enregistrement sur un espace disque du réseau ou impression locale pour classement
  • Envoi au centre éditique pour impression, mise sous pli et affranchissement
  • Remise à La Poste pour une distribution postale classique

La qualité de l’impression est conservée, la relation client est préservée. Au-delà des économies directes, vous pourrez sans doute économiser sur vos équipements d’impression, plieuses, affranchisseuses, etc…