Nos solutions par métier

La qualité de l’impression est conservée, la relation client est préservée. Au-delà des économies directes, vous pourrez sans doute économiser sur vos équipements d’impression, plieuses, affranchisseuses, etc…

Adaptez-vous facilement aux nouvelles demandes clients ou internes.

Mintdoc vous accompagne tout au long de l’évolution de vos besoins. Vous adaptez facilement les configurations de traitement en rajoutant, au choix :

• L’apposition d’une signature électronique
• La distribution par courriel en pièce jointe ou avec un lien de téléchargement
• L’archivage dans notre cloud privé, accessible via un portail web sécurisé
• L’envoi de fichiers XML à destination de votre applicatif métier ou de votre portail
• La mise en œuvre d’un workflow de validation avant envoi
• Etc…

Maîtrisez le circuit de distribution de vos factures
Grâce aux outils de configuration, vous contrôlez à tout moment les traitements associés aux factures. Vous pouvez créer autant de configurations que vous le souhaitez, pour s’adapter, par exemple, à un environnement multimarques, ou à des demandes client spécifiques. Le portail web sécurisé, vous permet de suivre et d’intervenir sur l’avancement des workflows associés à vos factures, de gérer les cessions et les droits des utilisateurs, de gérer le classement et les critères de recherche des factures archivées, et bien sûr de les consulter depuis tout lieu connecté à internet.

Depuis votre système de paie, vous lancez l’impression des bulletins en choisissant l’imprimante « Mintdoc». C’est tout ! Le système suivra les instructions qui auront été définies dans la configuration, à savoir :

• Association d’un fond de page
• Association de pièces jointes (feuilles de temps, attestations, notes internes, etc…)
• Extraction des métadonnées
• Apposition d’une signature électronique & cryptage
• Distribution par mail (pièce jointe ou téléchargement), courrier (via un centre éditique agréé ou manuelle)
• Stockage local et/ou archivage dans le cloud privé

Vous imprimez ces documents via l’imprimante virtuelle Mintdoc, et, si le document ne les contient pas, vous le complétez avec l’adresse mail et le numéro de téléphone mobile du signataire. Votre signature est ensuite automatiquement apposée puis le document est transmis à la plateforme de signature Mintdoc. Votre interlocuteur reçoit un mail avec un lien lui permettant de se connecter à la plateforme, consulter le document, refuser ou accepter de le signer. Dans ce dernier cas, il reçoit par SMS un code à saisir pour valider sa signature. Vous recevez le contrat signé que vous pouvez archiver dans votre système de gestion. Parallèlement, il est archivé auprès de la Caisse des Dépôts et Consignation pendant 10 ans, conservant, par le biais des signatures électroniques et de l’horodatage de l’acte, toute sa valeur probante.

• Signature de contrats : Qu’il s’agisse d’un mandat de gestion locative ou d’un bail locatif, vous pouvez grâce à Mintdoc signer par internet tout en conservant la valeur légale et probante des documents.
• Convocations et PV d’Assemblées Générales : Vous regroupez l’ensemble des pièces intégrant la convocation : ordre du jour, rapport de gestion, compte d’exploitation, devis, courrier, etc… en les dématérialisant, le cas échéant, grâce à l’imprimante virtuelle Mintdoc. Vous générez la convocation depuis votre applicatif via l’imprimante virtuelle Mintdoc qui associera de manière transparente, à chaque destinataire, l’ensemble des pièces.

Selon le traitement choisi par le copropriétaire, cette enveloppe sera acheminée :

• soit par voie postale, grâce au service d’impression, de mise sous pli et d’affranchissement en LRAR de notre Centre Editique.
• soit par voie dématérialisée, grâce à l’option Lettre Recommandée Électronique (LRE) offrant la même garantie légale et un suivi accru de votre courrier, avec plus de 50% d’économie.

Dans ce dernier cas, le copropriétaire reçoit un mail l’invitant à se connecter à la plateforme, où il pourra signer l’avis de réception. Grâce au code reçu par SMS il pourra valider sa signature, lui donnant alors accès à la convocation proprement dite et à l’ensemble des pièces qu’il pourra télécharger. De votre côté, l’ensemble des preuves (dépôt, réception, envoi) sont émises, signées, horodatées par des Tiers de Confiance, et archivées. Vous pouvez à tout moment justifier du respect de vos obligations.

•  Quittances, relances, notes… : Tout document issu de vos applicatifs « métier » ou de vos outils bureautiques peut être dématérialisé et transmis par e-mail à vos copropriétaires et locataires. Grâce à Mintdoc, vous n’êtes pas obligé de choisir, ou de vous souvenir du choix de vos interlocuteurs : tout est automatisé. En fonction des données contenues sur le document, Mintdoc choisira la mode de distribution prédéfini : e-mail, courrier postal, fax.