Gestion des impressions : comment maîtriser son budget ?

Votre service d’impression professionnelle génère-t-il un coût élevé ? La réduction des coûts figure parmi les points cruciaux d’une bonne gestion des impressions. La question est : « comment faire ? ». Apprenez quelques astuces pour réduire les coûts liés au travail d’impression de votre société ou organisation.

Identifiez les sources de dépenses

Les sources de dépenses dans un service d’impression sont multiples dont certaines ne sont pas utiles à la société. En effet, les gaspillages des consommables d’impression, comme les papiers et les cartouches d’encre ou de toners, sont monnaie courante. Pour faire des économies, il est donc indispensable de faire un état des lieux. Contrôlez toutes les activités d’impression de votre société pour comprendre d’où proviennent les dépenses. À partir de cet audit, mettez en place des règles afin de rationaliser le processus d’impression. L’objectif est de faire correspondre le volume d’impression avec les besoins d’impression de la société. Pour réaliser un audit, équipez-vous d’un outil de gestion des impressions qui fournit des rapports détaillés.

Adoptez des pratiques d’impression économe

Même sans gaspillage, les services d’impression représentent un coût considérable. Voilà pourquoi, il est essentiel de réduire les travaux d’impression au strict minimum. Réservez l’impression couleur pour un usage externe avec des illustrations ou photos. Pour les usages en interne, privilégiez les documents numériques (fichier PDF). Imprimez en noir et blanc (monochrome) et en mode brouillon pour économiser les encres ou le toner. Pour les volumes d’impression conséquents, économisez le papier avec une impression recto-verso. Pour aller plus loin, revoyez le format des pages imprimées. Réduisez la taille des marges et choisissez  une police d’écriture plus économique.

Procurez-vous de bons matériels d’impression

Le choix du périphérique d’impression joue un rôle dans les dépenses. Il n’est pas seulement question du coût d’achat du matériel d’impression, mais aussi de son utilisation au quotidien. Si vous avez des imprimantes locales anciennes, il est recommandé d’acheter de nouveaux modèles. En plus d’améliorer la qualité d’impression, les imprimantes connectées actuelles sont peu énergivores. C’est notamment le cas des imprimantes professionnelles dotées d’une technologie d’impression à froid. En outre, pour réduire la consommation électrique, équipez-vous d’un appareil tout-en-un pour la numérisation, l’impression, la copie et la télécopie. Autrement dit, une imprimante multifonction (MFP ou MFC). Retenez que le choix des équipements d’impression fait partie des coûts cachés d’un parc d’imprimantes multifonctions.

Utilisez des consommables écologiques

Aujourd’hui, la protection de l’environnement fait également partie des priorités des entreprises avec comme objectif la réduction de l’empreinte carbone. Sachez qu’avec une bonne gestion des impressions, vous pouvez à la fois faire des économies et améliorer l’impact environnemental de votre société. Pour cela, optez pour l’utilisation de fournitures écologiques afin d’obtenir une impression éco-responsable. Vous trouverez sur le marché une large gamme de papiers recyclés, moins chers que les versions classiques et plus respectueux de l’environnement. Pour l’encre et le toner, intéressez-vous au nombre de pages imprimées par cartouche. L’objectif est de prolonger la durée de réapprovisionnement.

Externalisez la gestion des impressions

Une bonne gestion de l’impression n’est pas une tâche aisée, surtout si vous disposez d’un parc d’impression. En plus de la réduction des coûts d’impression, d’autres points sont à voir comme la sécurité des données d’impression et des documents imprimés. D’où l’intérêt de faire appel à des professionnels pour gérer l’impression. Cette solution vous permet de gagner du temps et d’augmenter la productivité de votre entreprise. Sur le long terme, cette supervision vous permet d’économiser de l’argent. Reste à voir quelle prestation choisir pour assurer la gestion centralisée de votre environnement de travail. Choisissez un prestataire fiable avec de l’expérience et un contrat de maintenance. Si vous hésitez encore, découvrez les avantages de l’externalisation d’un parc de périphériques d’impression.

Où trouver une solution de gestion des impressions ?

Vous cherchez un logiciel de gestion de flux d’impression ? Adressez-vous à BLUEMEGA, un fournisseur de solutions de gestion des documents électroniques et des impressions. Nous proposons aux professionnels de différents secteurs d’activité des solutions d’impression intuitives, riches en fonctionnalités et personnalisables en fonction des besoins. Nos solutions d’impression sont compatibles avec différents périphériques de différentes marques. Notre gamme de solutions permet de rationaliser les travaux d’impression pour éviter les gaspillages, réduire votre budget et effectuer une impression sécurisée. Aussi, n’attendez plus pour vous procurer chez BLUEMEGA une solution d’impression qui répond aux besoins des utilisateurs finaux.

Souhaitez-vous optimiser la gestion de l’impression dans votre société ou organisation ? Pour réduire les coûts liés aux travaux d’impression et gagner en productivité, l’adoption de certaines technologies et pratiques est recommandée. La question est : « quelles sont les tendances en gestion des impressions ? ». Découvrez-les à travers notre article.

Rationaliser la gestion des impressions avec une solution Cloud

Pour gagner du temps et optimiser la productivité de votre service d’impression, l’automatisation des processus métiers est capitale. Cela n’est possible que si vous utilisez un outil dédié à la gestion des impressions, soit un logiciel de gestion des documents (GED). Parmi les solutions d’impression disponible sur le marché, celles disposant d’une solution Cloud sont fortement recommandées. Et pour cause, la technologie Cloud présente de nombreux avantages, à commencer par l’impression à distance. Vous pouvez imprimer des documents depuis n’importe quel support (PC ou mobile), et ce, sans vous déplacer vers le parc d’impression. Ajoutez à cela l’optimisation de la sécurité des données et des documents imprimés via des fonctions de suivi et d’authentification des utilisateurs. Pour disposer d’une solution d’impression performante, adressez-vous à un fournisseur de solutions logicielles de confiance.

Pratique d’une activité d’impression éco-responsable

À une époque où l’impact environnemental est un enjeu majeur, les entreprises et organisations doivent réduire leur empreinte carbone. Pour cela, il faut adopter une activité d’impression visant le « zéro papier » ou « zéro déchet ». En d’autres mots, privilégiez l’utilisation des documents numérisés comme un fichier PDF, Google docs, TIFF, etc. Bien sûr, selon votre secteur d’activité, la dématérialisation de l’ensemble des documents d’entreprise peut s’avérer impossible. Dans ce cas, réduisez les activités d’impression à l’essentiel pour éviter le gaspillage des consommables (papiers, encres ou toner). Ajoutez dans votre politique d’impression des règles spécifiques comme l’impression recto verso en noir et blanc pour les usages internes. Pour en savoir plus sur le sujet, découvrez nos conseils pour une gestion des impressions éco-responsable.

L’achat de matériels d’impression basée sur le coût à la page

Le type de matériel d’impression que vous utilisez joue un rôle déterminant sur la performance du service et de votre budget. Autrefois, la question était : « imprimante jet d’encre ou imprimante laser ? ». Aujourd’hui, la question est plutôt : « quel coût génère ce périphérique d’impression ? ». Si vous voulez maîtriser votre budget d’impression, intéressez-vous au « coût à la page » de vos imprimantes et vos photocopieurs. Ce critère vous permet de déterminer le coût moyen de l’impression d’une page sur une imprimante locale. Il tient compte des coûts des fournitures (cartouches d’encre) ainsi que du coût de la maintenance (remplacement de têtes d’impression). Il détermine donc toutes les charges du périphérique d’impression sur le long terme. De nos jours, les constructeurs d’imprimantes multifonctions (MFP ou MFC) proposent un contrat de coût à la page ou CCP.

La pratique du BYOD et de l’impression mobile

Pour optimiser les performances de votre parc d’impression et de copie, la mobilité est un critère primordial. C’est dans cette optique que le concept du BYOD (Bring Your Own Device) est devenu monnaie courante dans le domaine professionnel. En permettant à vos collaborateurs d’imprimer des documents à partir d’appareils personnels, vous accroissez la productivité. Les collaborateurs sont à l’aise avec les outils, car ce sont des équipements familiers. Cela favorise également la satisfaction des utilisateurs avec des outils faciles à prendre en main et agréables à utiliser. En outre, l’impression mobile participe à la réduction des coûts en évitant l’achat de nouveaux outils pour les collaborateurs. Bien évidemment, pour sécuriser l’environnement d’impression, vous devez adopter les bonnes pratiques du BYOD.

Faire appel à un professionnel en MPS

Si l’impression ne constitue pas le cœur de votre métier, il est recommandé de déléguer la gestion des impressions. Laisser la gestion du parc de périphériques d’impression aux experts offre plusieurs avantages. C’est l’assurance que l’infrastructure est optimisée à tous les niveaux : qualité d’impression, efficacité et sécurité d’impression. Pour cela, adressez-vous à des prestataires proposant des « services de gestion d’impression » ou « Managed Print Services (MPS) ». Ce type de prestataire propose des solutions personnalisées en fonction des besoins de votre environnement d’impression. Cela va de la gestion des flux d’impression à la gestion des droits d’accès des utilisateurs en passant par la fourniture de consommables.

Qui contacter pour acheter des solutions de gestion des impressions ?

Vous cherchez une solution de gestion de l’impression pour maîtriser votre parc d’imprimantes et de copieurs ? Faites appel à BLUEMEGA, un fournisseur fiable et de confiance, expert en logiciels de gestion documentaire et de gestion de l’impression. Nos solutions logicielles s’adressent à tous les professionnels à la recherche d’un outil de gestion des impressions sur mesure. Riches en fonctionnalités et personnalisables, les solutions d’impression proposées s’adaptent aux besoins de chaque structure (entreprise privée, administration, collectivité territoriale). Commandez chez BLUEMEGA la solution d’impression qui répond à vos objectifs et à vos besoins en impression.

Quels sont les défis de la dématérialisation des documents ?

Vous procédez à la dématérialisation des documents votre entreprise ? Peu importe la taille ou le secteur d’activité, ce type de projet représente un défi pour votre entreprise. Plusieurs facteurs sont à prendre en compte pour assurer la réussite de la transformation digitale. À cet effet, découvrez les défis à relever dans une démarche de dématérialisation des documents.

Les moyens techniques et les ressources financiers

Pour mener à bien votre projet de dématérialisation des documents, vous devez mobiliser des ressources matérielles et financières conséquentes. Cela représente un défi de taille que vous soyez une PME ou un grand groupe.

Les problèmes d’équipement de dématérialisation des documents

Pour dématérialiser vos documents, vous avez besoin d’un périphérique de scan. Il peut s’agir d’un copieur multifonction ou d’un scanner. Sans une maintenance et un entretien régulier, ces équipements peuvent présenter des dysfonctionnements ou des pannes à n’importe quel moment. Pour éviter cela, prenez soin de vos équipements tant sur l’aspect « hardware » que « software ». Si vous dématérialisez l’ensemble des documents d’entreprise (zéro papier), il est recommandé de s’équiper d’un nouvel équipement. Pour utiliser n’importe quel périphérique, utilisez un logiciel de dématérialisation des documents multi-constructeur.

L’investissement dans les outils informatiques performants

Ensuite, pour sécuriser et gérer vos documents électroniques, vous avez besoin d’un outil informatique performant. Or, sachez que la performance a un coût élevé. En d’autres mots, un projet de dématérialisation des documents nécessite un budget conséquent. Cela comprend notamment le coût de la solution de dématérialisation. Ce type d’outil est disponible en open source et en mode SaaS avec un abonnement mensuel ou annuel. Prenez donc le temps d’étudier en amont du projet le coût global du projet de dématérialisation des documents.

La sensibilisation et la formation des utilisateurs

Le second défi à prendre en compte pour un projet de dématérialisation des documents est le changement des méthodes de travail. Pour faire face à ce changement, mettez les collaborateurs au cœur du processus de dématérialisation.

L’importance de la sensibilisation

Passer du format papier au format numérique va changer les habitudes de travail des collaborateurs. Face à cette situation, certains collaborateurs peuvent être réticents à votre projet de numérisation. Vous aurez droit à des phrases comme : « pourquoi changer les habitudes ? » ou « nous avons toujours fait comme cela ». Pour rassurer vos collaborateurs sur cette transition numérique, mettez en avant les avantages de la dématérialisation des documents. Il y a la simplification de la recherche de documents et l’automatisation des tâches chronophages. La gestion électronique des documents assure donc le gain de temps et la productivité.

La nécessité de la formation des utilisateurs

Certes, l’utilisation des documents dématérialisés va permettre à votre entreprise de gagner du temps dans l’accomplissement des tâches chronophages. Mais cela n’est possible que si les utilisateurs sont formés. En effet, vos collaborateurs doivent d’abord se familiariser avec les nouvelles méthodologies de travail et les nouveaux outils. Aussi, prévoyez un apprentissage avec des experts. Mais attention, il faut bien délimiter la période dédiée à cette formation. Rester trop longtemps inactif peut nuire à votre entreprise. Ainsi, pour garantir la réussite de la dématérialisation des processus métiers, sensibilisez et formez vos collaborateurs.

La sécurisation des données sensibles

Les documents numérisés facilitent le partage des informations, optimisent le travail collaboratif et préviennent les risques de fraude. Toutefois, la sécurité des fichiers électroniques reste un défi pour toutes les entreprises.

Le piratage informatique

Le piratage informatique représente une véritable menace pour les professionnels. Des personnes malveillantes peuvent se connecter à votre réseau local pour voler des données sensibles et confidentielles. Il est donc primordial d’adopter les bonnes pratiques de sécurité internet pour prévenir les dangers. Ajoutez à cela l’utilisation d’outils permettant de sécuriser les documents sensibles. Optez pour une solution d’archivage électronique avec un contrôle de droits d’accès aux documents. On cite des outils comme un logiciel de GED, un SAE ou un coffre-fort numérique. Pour protéger vos documents numériques et sauvegarder leur valeur probante, ajoutez un cryptage et une signature électronique.

Les erreurs humaines

En plus des menaces extérieures, prenez garde aux erreurs humaines. Effectivement, les manipulations erronées peuvent causer la destruction ou la perte de données essentielles. Ajoutez à cela l’intrusion d’un logiciel malveillant (virus ou logiciel-espion) via les équipements personnels. Afin de limiter ou d’éliminer ces erreurs, instaurez une politique de sécurité stricte et exhaustive. Si vous autorisez l’utilisation d’équipement personnel (BYOD), encadrez les utilisations. Il est préférable de fournir les appareils mobiles pour limiter les risques.

Où trouver des solutions de dématérialisation des documents ?

Vous cherchez des logiciels pour dématérialiser vos documents d’entreprise ? Adressez-vous à Bluemega, un fournisseur de solutions logicielles à destination des entreprises et des organisations professionnelles. Nos solutions logicielles sont intuitives, riches en fonctionnalités et personnalisables selon vos besoins. Elles permettent de numériser tous types de documents comme les factures, les bulletins de paie, les contrats et autres. Nos services s’adressent à tous les types de structures comme les entreprises privées, les administrations, les collectivités territoriales et bien d’autres encore. N’attendez plus pour vous procurer chez Bluemega, la solution de dématérialisation et de gestion de documents adaptée à vos besoins et objectifs.

Votre entreprise effectue-t-elle une démarche de dématérialisation des documents ? Le choix de la solution d’archivage numérique est capital pour sécuriser les données sensibles et confidentielles. La question étant : « logiciel d’archivage de documents utiliser ? ». Focus sur les outils dédiés à la conservation des documents d’entreprise.

Rappel : différence entre le stockage et l’archivage numérique

Avant d’évoquer les solutions de stockage et d’archivage, il convient en premier lieu de bien différencier ces deux notions. Le stockage numérique fait référence à l’entreposage de documents électroniques dans un espace dédié comme un disque dur. En revanche, l’archivage numérique englobe des métadonnées sur le fichier électronique. Parmi ces métadonnées, il y a notamment les indications sur la nature du document, son auteur et son destinataire. Ces éléments permettent de faciliter la recherche des fichiers et d’en assurer la sécurité. Ainsi, l’archivage numérique préserve la valeur probante des documents numériques durant toute la durée de conservation.

Solution n° 1 : logiciel de GED ou Gestion électronique des documents

Lorsqu’il est question de gestion des documents d’entreprise, l’outil qui vient tout de suite en tête est un logiciel de GED. Il permet de numériser tous types de documents et d’en assurer la gestion durant tout le cycle de vie. Grâce à des fonctionnalités comme l’indexation (ajout de métadonnées), il permet d’organiser vos documents et de réaliser une recherche rapide. Avec ce type de processus métier, l’entreprise optimise sa productivité. Concernant la sécurité des documents, il offre un système d’authentification des utilisateurs avec un login et un mot de passe. Ainsi, seules les personnes autorisées ont un droit d’accès aux documents sensibles et confidentiels. Pour disposer d’une solution de GED sur mesure, contactez un bon fournisseur de solutions logicielles.

Solution n° 2 : SAE ou Système d’archivage électronique

Un SAE est une solution d’archivage numérique à moyen et à long terme. Cet outil permet de regrouper, de classer et d’archiver tous types de documents d’entreprise. Il est essentiel pour conserver des documents numériques ayant une valeur légale et juridique, en particulier les documents comptables et les documents RH. L’avantage du SAE réside dans le respect des principes de la sécurité informatique (disponibilité, authenticité, intégrité et confidentialité). Notez qu’un logiciel de GED et un SAE sont complémentaires. L’un assure la gestion et le travail collaboratif et l’autre assure la conservation et la sécurité des données.

Solution n° 3 : CFN ou Coffre-fort numérique

Le coffre-fort électronique est un espace de stockage sécurisé accessible en ligne. Il s’agit d’une version moderne du SAE qui offre une solution d’archivage électronique plus personnelle. En effet, chaque utilisateur (collaborateur) dispose de son propre coffre fort électronique accessible avec un login et un mot de passe. Cet outil propose un haut niveau de sécurité (scellement numérique) tout en offrant la simplicité dans l’utilisation. Ainsi, vous pouvez avoir accès à vos documents (ex : fiches de paie) à partir de n’importe quel support et à tout moment. Notez que tout comme le SAE, le CFN peut également se compléter avec une solution GED.

Où trouver des solutions de dématérialisation des documents ?

Vous cherchez une solution de dématérialisation de documents d’entreprise ? Contactez Bluemega, le fournisseur de solutions logicielles à destination des professionnels (entreprises privées, administrations, collectivités territoriales, etc.). Nous vous proposons un large choix de solutions logicielles adaptées à tous les types de structures. Nos solutions de dématérialisation sont riches en fonctionnalités et personnalisables selon vos besoins. Elles permettent de dématérialiser l’ensemble des documents d’entreprise. On cite notamment les documents comptables (factures clients et fournisseurs) et les documents RH (bulletins de paie et contrats). Aussi, n’attendez plus pour contacter Bluemega et dénicher la solution logicielle adaptée à votre projet de dématérialisation des documents.

Votre service RH (ressources humaines) gère-t-il trop de paperasse ? Optimisez la gestion documentaire de votre entreprise ou de votre organisation en dématérialisant vos documents administratifs. À l’ère du numérique, utiliser les documents dématérialisés est à la fois une obligation et un avantage. Découvrez pourquoi procéder à la dématérialisation des documents RH est essentiel.

Contexte de la dématérialisation RH

Que ce soit dans le secteur public ou dans le secteur privé, les ressources humaines font partie des services qui consomment le plus de papiers. Il faut dire que les documents RH sont multiples : bulletins de paie, contrats de travail, attestations et certificats divers, etc. Or, sur le long terme, ce volume de paperasse peut s’avérer coûteux pour l’entreprise. Qui plus est, la gestion des documents peut s’avérer complexe sans une organisation et un classement efficients. C’est dans ce contexte que la dématérialisation ou la digitalisation des documents RH s’impose comme une nécessité.

Qu’est-ce que la dématérialisation RH ?

Qu’est-ce que la dématérialisation RH ? Pour simplifier, c’est un processus consistant à remplacer les documents papier par des fichiers numériques. Cette transition numérique se fait en deux temps : la dématérialisation des documents et la dématérialisation des processus métier.

La dématérialisation des documents RH

Quand on parle de dématérialiser les documents RH, on parle à proprement-dit de convertir le document papier en fichier numérique. Cette étape est aussi connue sous le nom de numérisation de documents. En pratique, on utilise un appareil doté d’un scanner (ex : photocopieur multifonction) pour procéder à la transformation numérique. Selon la nature et l’utilité du document, vous pouvez le numériser sous différents formats : DOCX, PDF, TIFF, etc. À noter que le logiciel de numérisation intégré des appareils d’impression est limité. Pour disposer de fonctionnalités avancées, équipez-vous d’un logiciel dédié à cette tâche. Autrement dit, une solution de dématérialisation de documents.

La dématérialisation des processus

Contrairement aux idées reçues, la dématérialisation ne consiste pas uniquement à transformer la paperasse en données numériques. En procédant à cette transition numérique, votre entreprise doit aussi revoir sa manière de traiter les données RH. Cela implique d’utiliser des technologies numériques pour organiser, stocker, gérer et partager le flux documentaire. Dans le jargon professionnel, ce système de gestion documentaire est appelé GED ou Gestion Électronique des Documents. Pour aller plus loin, lisez : dématérialisation des documents : les avantages du GED.

Que dit la loi sur la dématérialisation des documents RH ?

L’action de dématérialiser les documents RH est autorisée par la loi. Elle est même encouragée par l’État, car elle facilite la lutte contre les fraudes fiscales. En effet, les documents dématérialisés favorisent la traçabilité et l’auditabilité des données.

Le cas des documents RH numériques

En France, l’utilisation des documents RH au format numérique ne date pas d’hier. En effet, depuis 2009, le Code du travail autorise les entreprises à transmettre les fiches de paie et autres contrats par voie électronique. Mais c’est en 2016 que la remise d’un bulletin de paie électronique devient la norme via la loi du travail El Khomri.

Les exigences pour dématérialiser

Bien évidemment, la démarche de dématérialisation ne doit pas se faire n’importe comment. Il y a des réglementations qui encadrent le processus. De manière générale, les entreprises doivent se plier à la RGPD pour la dématérialisation de tous types de documents RH. La sécurité et la confidentialité des données sont au cœur de cette réglementation. La loi exige entre autres :

• Le respect de l’horodatage électronique.
• La présence de signature électronique certifiée.
• La conservation dans un coffre-fort numérique lié au CPA ( Compte Personnel d’Activité).

Remarque : Selon l’industrie, la juridiction et le pays, d’autres règles et normes spécifiques peuvent s’ajouter à la liste.

Pourquoi dématérialiser les documents RH ?

Documents RH ou autres, un projet de dématérialisation présente plusieurs avantages pour une entreprise, une administration ou une collectivité.

Le gain de temps

L’un des plus grands avantages de la dématérialisation des documents RH est le gain de temps. C’est un atout à la fois pour l’entreprise et le salarié. Pour l’entreprise, la dématérialisation diminue le temps passé sur des tâches chronophages à faible valeur ajoutée. Avec une solution de GED, vous pouvez automatiser les tâches comme la préparation des courriers. Pour le salarié, la numérisation facilite l’accès aux documents RH. Plus besoin de faire des allers-retours au département RH pour la signature de contrat ou autres procédures.

La sécurité des données

Par la nature de leur contenu, les documents RH sont considérés comme des documents sensibles et confidentiels. La conservation ne doit donc pas être prise à la légère. Il faut assurer la disponibilité des documents tout en préservant leur intégrité et leur confidentialité. En dématérialisant vos documents, vous optimisez la sécurité des données. Vous pouvez personnaliser les droits d’accès aux documents avec un système d’authentification pour les utilisateurs. Ainsi, seul le personnel autorisé a accès aux données sensibles et importantes.

La conformité aux normes en vigueur

En plus de faire gagner du temps et de sécuriser les données, la dématérialisation assure aussi la conformité aux normes. Comme cité précédemment, la manipulation des documents dématérialisés suit des règles strictes. Les documents RH sont d’ailleurs les plus concernés, car ils contiennent les données personnelles des salariés. En suivant correctement les étapes de la dématérialisation, vous assurez la conformité de votre entreprise aux règles en vigueur dans votre secteur d’activité. À l’instar des documents RH papier, les documents numériques doivent se plier à plusieurs lois. On cite le Code civil, le Code du commerce, le Code de la consommation, etc. Pour en savoir plus, procurez-vous notre guide de conformité RGPD.

Le dynamisme du service Ressources Humaines

Souvent négligé dans le domaine professionnel, le confort au travail est pourtant un facteur clé de la valorisation d’une société. Le passage au numérique peut, à bien des égards, participer à améliorer le cadre de vie de votre entreprise. Il modernise la communication et la transmission de documents entre l’entreprise et les salariés. Par la même occasion, votre entreprise gagne en attractivité. C’est un réel facteur pour attirer les nouveaux talents lors d’un recrutement. En plus de faciliter la gestion des flux de travail, la dématérialisation vous permet d’avoir un service RH innovant.

Dématérialisez avec les solutions de BLUEMEGA

Besoin d’un logiciel de dématérialisation des documents ? Adressez-vous à BLUEMEGA, fournisseur de solutions logicielles pour les professionnels. Nos solutions s’adressent à tous les types de structures : entreprises privées, administrations et collectivités territoriales. Nous proposons des solutions de dématérialisation performantes, riches en fonctionnalités et personnalisables selon vos besoins. Cela va de la capture de documents au traitement et à la distribution en interne et en externe. Multi supports, nos solutions sont compatibles avec un large choix de périphériques de différentes marques, des scanneurs de bureau aux multifonctions (MFP). N’attendez plus pour commander chez BLUEMEGA votre solution logicielle.

Vous lancez une impression, mais rien ne sort de l’imprimante. En revenant sur votre ordinateur, vous constatez que le document est bloqué dans la file d’attente avec le statut « Impression » ou « Paused – Spooling ». Ce phénomène est lié au spooling d’impression, aussi appelé spouleur d’impression ou parfois désigné lorsqu’un travail reste en file comme « spouler l’impression ».

Dans cet article, nous allons expliquer ce qu’est le spooling d’impression, comment il fonctionne et comment résoudre les blocages courants.

Qu’est-ce que le spooling d’impression ?

Le spooling d’impression est le processus par lequel un ordinateur prépare et gère l’envoi de documents à une imprimante. Concrètement, les tâches sont envoyées dans une **file d’attente (mémoire tampon)** avant d’être réellement prises en charge par le périphérique.

Ce mécanisme permet au système d’exploitation de continuer à fonctionner normalement, même si l’imprimante est occupée. Il est assuré par un logiciel interne, le spouleur d’impression, qui organise l’ordre des documents à imprimer.

Comment fonctionne le spouleur d’impression ?

Le spouleur d’impression est un service système qui se lance automatiquement, notamment sur les PC Windows. Il place en file d’attente tous les travaux d’impression que l’utilisateur envoie. Une fois que l’imprimante est prête, elle traite ces tâches en respectant l’ordre d’arrivée.

Chaque document est temporairement stocké puis traité par l’imprimante. Cela garantit que les documents plus anciens sont imprimés avant les plus récents, même si ces derniers ont été envoyés depuis une application différente.

Illustration du rôle du spouleur

Une bonne façon de visualiser le spooling est de penser aux spouleurs comme à un chef d’orchestre : ils indiquent quand chaque document doit être imprimé, empêchent deux impressions simultanées et maintiennent l’ordre logique des tâches.

Les avantages du spooling d’impression

• Permet d’envoyer plusieurs impressions sans attendre leur exécution
• Optimise l’ordre de traitement des travaux d’impression
• Améliore l’efficacité perçue lorsqu’on utilise plusieurs applications

Ce mécanisme est notamment utile dans les environnements où le parc d’imprimantes est géré à l’aide d’outils comme PaperCut MF, qui permet de suivre et contrôler les files d’impression, ou encore des solutions plus globales de gestion de parc telles que KPAX Manage. :contentReference[oaicite:1]{index=1}

Que signifie l’état “Spooling” ?

Lorsque l’imprimante indique l’état Spooling, cela signifie que le travail est en attente dans la file d’impression, généralement parce qu’un autre document est encore en cours de traitement ou qu’un élément du système d’impression ne répond pas correctement.

Ce comportement peut être causé par une connexion instable, un pilote obsolète ou une surcharge de la file d’attente. Dans ce cas, l’imprimante ne reçoit jamais correctement les données à imprimer.

Comment résoudre un blocage lié au spooling d’impression ?

Plusieurs méthodes permettent de corriger les erreurs de file d’impression :

• Redémarrer le service « Print Spooler » depuis les Services Windows
• Supprimer les tâches bloquées dans le dossier C:\Windows\System32\spool\PRINTERS
• Mettre à jour les pilotes d’imprimante
• Vérifier la connexion réseau entre l’ordinateur et l’imprimante

Dans un contexte professionnel, il peut être plus pertinent d’intégrer ces processus dans une solution de gestion d’impression centralisée comme PaperCut Hive, qui simplifie le déploiement et le suivi des files d’impression sur tous types d’appareils connectés. :contentReference[oaicite:2]{index=2}

Alternatives au spouleur Windows

Sur les systèmes non-Windows comme macOS ou Linux, le rôle de gestion des files d’impression peut être assuré par d’autres systèmes tels que CUPS (Common Unix Printing System), qui tire parti du protocole IPP pour gérer efficacement les tâches. :contentReference[oaicite:3]{index=3}

FAQ – Spooling d’impression

Pourquoi mon document reste-t-il en spooling sans s’imprimer ?

Un document peut rester en spooling parce que le service de spouleur est bloqué, la connexion entre l’ordinateur et l’imprimante est instable, ou la queue d’impression est saturée.

Comment vider une file d’impression bloquée ?

1. Ouvrir les Services Windows
2. Redémarrer le service « Print Spooler »
3. Supprimer les fichiers du dossier de spool

Le spooling ralentit-t-il l’impression ?

Non : dans la plupart des cas, le spooling optimise la gestion des travaux. En revanche, si le spouleur est corrompu ou surchargé, il peut provoquer des lenteurs ou blocages.

Existe-t-il une alternative au spouleur Windows ?

Oui : par exemple, CUPS est une alternative répandue sur macOS et Linux pour gérer efficacement les files d’impression. :contentReference[oaicite:4]{index=4}

La gestion de l’impression est la pratique commerciale consistant à surveiller et à suivre l’impression.

Elle englobe la manière dont les entreprises administrent et gèrent leurs imprimantes et copieurs. À un niveau granulaire, il s’agit de la manière dont le matériel d’impression de l’entreprise – imprimantes, copieurs, appareils multifonctions/imprimantes (MFD/MFP) – se connecte aux appareils compatibles avec l’impression – ordinateurs de bureau, ordinateurs portables, téléphones cellulaires, tablettes, etc.

L’impression ne se résume pas à des points sur une page. Les informaticiens doivent gérer les périphériques, les impressions, les coûts, la sécurité des informations et les comportements des utilisateurs finaux en matière d’impression.

En outre, les intégrations pour la numérisation, la copie, la télécopie et d’autres domaines de la gestion des documents font également partie des offres de services de certains fournisseurs de logiciels de gestion des impressions.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion d’impression ?

Certaines organisations sont constituées de vastes réseaux d’impressions comprenant des dizaines de périphériques et des centaines, voire des milliers d’utilisateurs. Cela représente une quantité importante de matériel, de volume d’impression et d’utilisateurs finaux à superviser pour les responsables informatiques et les administrateurs système.

Les logiciels de gestion de l’impression fournissent aux administrateurs système et aux responsables informatiques un outil centralisé permettant d’activer, de surveiller et de suivre l’impression au sein de leur organisation :

• Une activation d’impression simple : elle permet une impression rapide et simple à partir de n’importe quel périphérique ou système d’exploitation vers n’importe quelle marque ou fabricant d’imprimante.
• Sécurité d’impression : elle protège vos données numériques et papier aux trois étapes du cycle de vie des travaux d’impression, notamment par l’authentification et l’autorisation des utilisateurs.
• La réduction des déchets : elle permet de maintenir une impression réfléchie en éliminant le gaspillage de ressources telles que le papier, le toner et l’encre.
• Le contrôle des coûts : il permet d’économiser le budget et de récupérer les dépenses d’impression.

Comment fonctionne un logiciel de gestion des impressions ?

Tout d’abord, lorsque vous choisissez un fournisseur de logiciel de gestion des impressions, vous avez besoin d’une solution qui prenne en charge la marque de votre parc d’impression, ainsi que votre principale plate-forme de système d’exploitation (OS) : Apple, Windows, Linux, Android, Chromebooks, Google Cloud Platform, Amazon Web Services, Microsoft Azure, etc.

Les produits de gestion d’impression permettent une administration centralisée pour les administrateurs système/responsables informatiques de votre organisation. Les professionnels de l’informatique peuvent ainsi gérer des parcs d’impression de toutes tailles grâce à une solution de gestion d’impression puissante et riche en fonctionnalités.

Ils peuvent également déployer à distance des pilotes d’imprimante et des files d’attente d’impression, ainsi que d’autres fonctionnalités permettant une impression simple et sécurisée.

Quelle est la différence entre la gestion de l’impression et l’activation de l’impression ?

• Gestion de l’impression – Le suivi, la surveillance, l’administration et la gestion des périphériques, des dispositifs d’impression, des utilisateurs, des réseaux et de l’infrastructure informatique
• Mise en œuvre de l’impression – Permettre l’impression sur votre appareil. Déploiement de pilotes et de files d’attente sur les téléphones portables, les tablettes, les ordinateurs portables et les ordinateurs de bureau.

Il existe un logiciel autonome pour chacun d’eux, et certains fournisseurs de gestion d’impression proposent les deux fonctionnalités.

Quelle est la différence entre la gestion d’impression avec et sans serveur ?

• Gestion d’impression avec serveur – Votre impression est gérée par un serveur d’impression, un autre élément matériel de votre infrastructure
• Gestion d’impression sans serveur – Votre impression est gérée dans le nuage, soit en tant que solution SaaS auto-hébergée (mono-locataire) ou entièrement hébergée (multi-locataires)

Traditionnellement, un grand nombre d’imprimantes nécessitait un serveur d’impression pour les faire fonctionner. Mais avec l’avènement de l’informatique dans le cloud, la gestion de l’impression a commencé à passer d’un serveur à une solution cloud.

Le fait que votre entreprise ait besoin d’un serveur d’impression ou d’une gestion d’impression sans serveur dépend de l’environnement d’impression et des besoins de votre entreprise.

La gestion des impressions dans différents secteurs d’activité

L’impression, c’est l’impression. Mais les principaux problèmes de gestion des impressions diffèrent selon le secteur d’activité, même si ce n’est que légèrement.

La gestion de l’impression dans de grandes entreprises

Les grandes entreprises ont besoin d’une impression fiable et puissante qui soit fiable, évolutive et sécurisée. Les mesures de haute disponibilité pour un temps de fonctionnement maximal et une efficacité maximale sont une priorité pour les environnements d’impression qui comptent des centaines d’utilisateurs et de périphériques. Les entreprises ont également besoin de solutions évolutives qui protègent leurs données conformément aux normes de sécurité et de conformité du secteur.

Pour en savoir plus sur la gestion de l’impression en entreprise, regardez la vidéo de témoignage du client Google. Leur histoire : comment Google a résolu l’impression.

La gestion de l’impression dans les PME

Les petites et moyennes entreprises disposent de ressources et de temps limités. Elles ont besoin de solutions de gestion de l’impression qui libèrent le temps des administrateurs informatiques, permettent des flux de documents efficaces et réduisent les coûts et le gaspillage, tout en garantissant que les utilisateurs peuvent imprimer simplement sans alourdir la charge de travail de l’informatique. Chez AXENS par exemple,  PaperCut optimise les usages et de sécuriser l’accès aux multifonctions tout en simplifiant la méthode d’authentification.

La gestion des impressions dans l’enseignement

Les écoles primaires et secondaires et les grandes universités multicampus équipent leurs environnements d’impression d’un logiciel de gestion des impressions pour suivre, contrôler et récupérer les dépenses d’impression.

Pour les écoles primaires et secondaires, l’impression transparente est nécessaire pour permettre l’impression sur smartphone, tablette et Chromebook pour les étudiants, les enseignants et le personnel. Les établissements d’enseignement supérieur peuvent recouvrer les coûts directement avec un système de  » paiement à l’impression « , et employer des fonctions de sécurité pour protéger les informations sensibles et sauvegarder les données.

Pour en savoir plus sur la gestion des impressions dans le secteur de l’éducation, lisez notre témoignage client de SKEMA Business School.

SKEMA déploie PaperCut MF pour centraliser la gestion de ses impressions.

La gestion des impressions dans le secteur de la santé

La confidentialité des patients et la conformité aux réglementations sont de la plus haute importance. Les professionnels de la santé doivent protéger les informations sensibles des patients, en veillant à ce que leurs flux d’impression soient conformes aux organismes de réglementation. Le secteur de la santé exige également des intégrations informatiques uniques avec les systèmes de DME et les fournisseurs de services de fax.

Pour en savoir plus sur la gestion des impressions dans le secteur de la santé, lisez le témoignage du client de PaperCut Baptist Health Care.

La gestion des impressions dans le secteur juridique

Le recouvrement des coûts et la conformité sont essentiels pour le secteur juridique. Les cabinets d’avocats utilisent des logiciels de gestion des impressions pour le recouvrement des coûts facturables par les clients et pour respecter les exigences strictes de confidentialité de leur profession.

Les intégrations de numérisation et de copie avec les logiciels de gestion juridique offrent aux cabinets d’avocats une méthode efficace pour rationaliser les flux de travail pour les affaires et les dossiers.

Pour en savoir plus sur la gestion des impressions juridiques, lisez le témoignage client Platinum Lawyers.

Gérez l’impression avec un logiciel leader sur le marché

PaperCut crée des logiciels d’impression intelligents depuis plus de 20 ans. En 2021, nous avons été positionnés en tant que leader du secteur de la gestion des impressions dans l’étude IDC MarketScape :  » Worldwide Print Management Solutions Independent Software 2021 Vendor Assessment  » (Doc #US47348521 , décembre 2021).

Les solutions de gestion d’impression PaperCut sont traduites en 30 langues et utilisées par 139 millions d’utilisateurs dans 89 000 organisations réparties dans plus de 195 pays. Nous adoptons une approche multiplateforme et indépendante des fournisseurs pour tous nos produits afin de garantir la simplicité, la puissance et la sécurité de l’impression, quelles que soient les imprimantes, les périphériques ou les systèmes d’exploitation utilisés sur votre lieu de travail.

Ce n’est un secret pour personne, PaperCut a la main verte pour les environnements d’impression.

Nous avons travaillé d’arrache-pied sur des améliorations plus que variées pour notre 2022e version majeure.

Avec un peu d’amour et beaucoup de café, les développements suivants sont en train de fleurir :

• Impression responsable avec le programme PaperCut Grows qui permet aux clients finaux de communiquer en interne et en externe sur l’impact environnemental autour de l’impression.
• Amélioration de l’accessibilité
• Amélioration de la page de connexion de l’administrateur de PaperCut MF
• Options de compression pour la numérisation
• Périphériques embarqués pour Ricoh SmartSDK, Ricoh et Kyocera 4.3″
• Mises à jour de la livraison continue

Impression responsable avec le programme PaperCut Grows

PaperCut réduit les déchets d’impression depuis 20 ans et ce n’est pas fini… Cela empêche l’impression de 2,3 milliards de pages inutiles, ce qui équivaut à 280 451 arbres sauvés.

Mais la réduction des déchets n’est qu’une partie du problème.

Nous sommes en train de résoudre la deuxième partie de l’équation de l’impression : après avoir réduit les déchets, comment rendre à l’environnement ce qu’il lui a donné ?

Notre nouveau programme d’impression durable PaperCut Grows permet aux entreprises de planter plus d’arbres qu’elles n’en utilisent pour l’impression, transformant ainsi l’impact de l’impression en une force positive pour le renouvellement écologique.

PaperCut Grows permet avec la gestion de l’impression des entreprises d’investir directement dans les arbres et les forêts du monde, ainsi que de réduire les déchets d’impression.

PaperCut Grows est disponible dans la version 22.0 de PaperCut MF, ainsi que dans notre solution phare, PaperCut Hive.

Accessibilité améliorée

Dans le cadre de notre démarche visant à atteindre les normes WCAG 2.1 AA pour les interfaces d’utilisateur final, la version 22.0 contient une nouvelle interface Web d’utilisateur final avec une interface utilisateur réactive, accessible et fraîche. Elle offre une meilleure expérience utilisateur aux personnes ayant des exigences en matière d’accessibilité.

Amélioration de la page de connexion de l’administrateur de PaperCut MF

Il était temps que nous mettions à jour notre image de fond pour la page de connexion de l’administrateur de PaperCut MF. Mais nous avons fait plus qu’une nouvelle illustration. Nous avons rassemblé 22 histoires sur notre entreprise et les avons intégrées dans une œuvre d’art qui représente notre parcours de petite start-up. Et pour les fans de Where’s Wally, il y a beaucoup d’œufs de Pâques à retrouver.

Options de compression pour la numérisation

Vous êtes préoccupés par l’espace nécessaire au stockage de vos documents ? Dans la version 22.0, le traitement des documents permet désormais de sélectionner une compression élevée, moyenne ou faible lors de la configuration des actions de numérisation. Mais ce n’est pas seulement pour MF et NG, ces options de compression sont également disponibles dans PaperCut Hive.

Périphériques embarqués pour Ricoh SmartSDK, Ricoh et Kyocera 4.3″ : Numérisation vers le fax, numérisation au niveau de l’appareil et numérisation intégrée.

Pour les secteurs tels que la santé, nous avons ajouté la prise en charge de notre fonctionnalité « Scan to fax » pour Ricoh SmartSDK.

Ensuite, sur les plates-formes Ricoh, nous avons amélioré, dans la mesure du possible, la numérisation au niveau de l’appareil. Nous avons déplacé le traitement des tâches de numérisation en arrière-plan, pour permettre aux utilisateurs de l’appareil de passer plus rapidement à leur prochaine tâche. Vous pouvez également ajouter automatiquement l’icône PaperCut à l’écran d’accueil Ricoh après l’installation.

Enfin, la fonctionnalité de numérisation et de flux de travail de Integrated Scanning sera désormais prise en charge sur les modèles Kyocera dotés d’une interface plus petite de 4,3 pouces.

Des nouveautés en matière de livraison continue

En plus de tout ce qui précède, il existe un certain nombre de nouveautés en matière de livraison continue. Pour plus de détails, rendez-vous sur notre page https://www.bluemega.com/papercut-mf/

Contactez-nous sur notre formulaire de contact ou par téléphone au 01 69 35 46 46.

Inspiré et traduit de l’article de PaperCut https://www.papercut.com/blog/papercut-22-0/

Les pratiques pour une impression sécurisée des documents confidentiels

Votre société ou organisation traite-t-elle des données sensibles et confidentielles ? Si oui, la sécurité des données et documents d’entreprise doit être votre priorité. Prêtez en particulier attention à la sécurité des documents imprimés. La question étant : « comment faire pour sécuriser les données imprimées ? ». Pour faire une impression sécurisée, familiarisez-vous avec les bonnes pratiques.

Restreindre les utilisateurs finaux

Permettre à tous les collaborateurs de lancer une impression est une erreur qu’il faut absolument éviter. En effet, que faire si vous oubliez des documents confidentiels dans le bac de sortie de votre imprimante multifonction ? Ces derniers risquent de tomber entre les mains d’individus malveillants. De plus, sans restriction, vous laissez libre cours au gaspillage des consommables comme les cartouches d’encre ou de toner. D’où l’intérêt de restreindre les utilisateurs avec un système d’identification par badge, par mot de passe (code PIN) ou par empreinte digitale. Aussi, équipez d’une solution d’impression sécurisée avec un système d’authentification des utilisateurs.

Surveiller et contrôler le workflow documentaire

La gestion des flux d’impression est capitale pour plusieurs raisons comme la réduction des coûts d’impression et la productivité. Améliorer le niveau de sécurité fait également partie des bénéfices de cette pratique. Cela vous permet de disposer des informations essentielles pour rationaliser le travail d’impression. Vous pouvez connaître des détails importants sur votre service d’impression comme le nombre de pages imprimées au quotidien. De plus, des alertes techniques vous informent en temps réel lorsqu’un périphérique d’impression présente une panne ou un dysfonctionnement. Pour savoir de quelles fonctionnalités vous avez besoin, découvrez comment bien choisir votre logiciel de gestion de l’impression ?

Utiliser une solution de stockage et d’archivage sécurisée

Vous utilisez une connexion internet, comme une connexion wifi, pour partager vos données ? Sachez que le fait de diffuser et partager les données sensibles en ligne constitue un risque pour la sécurité des données. Aussi, avant d’imprimer des documents depuis une imprimante réseau, assurez-vous en premier lieu que les données d’impression soient sécurisées. Pour ce faire, équipez-vous d’une solution de stockage et d’archivage électronique avec cryptage ou chiffrement. L’objectif est que seules les personnes autorisées ont accès aux données d’impression. En pratique, optez pour un système d’archivage électronique (SAE) ou un coffre-fort numérique intégré à un logiciel de GED.

Sécuriser le réseau wifi de l’entreprise

À l’ère du digital, l’internet est devenu un outil indispensable dans le domaine professionnel. Toutefois, notez qu’un réseau wifi avec un niveau de sécurité faible peut compromettre la protection des données confidentielles. C’est pourquoi il est fortement recommandé de renforcer la sécurité internet de votre environnement de travail avec une politique d’impression stricte. De plus, n’oubliez pas de mettre à jour régulièrement les systèmes d’impression et les pilotes des imprimantes et copieurs. C’est essentiel pour prévenir les potentiels risques de failles de sécurité. Si vous utilisez l’impression mobile, familiarisez-vous avec les bonnes pratiques du BYOD.

S’équiper de matériels d’impression performante

Vos photocopieuses et imprimantes locales sont-elles anciennes ? Apprenez que la qualité du périphérique d’impression joue un rôle déterminant sur la sécurité des documents imprimés. En optant pour un modèle d’imprimantes modernes, vous profitez d’un matériel d’impression plus performant en tout point. Ce n’est pas seulement une question de qualité d’impression, mais aussi d’un meilleur niveau de sécurité. De plus, la large gamme d’imprimantes récentes vous évite les problèmes de compatibilité et de connectivité avec les solutions d’impression. Imprimez en toute sécurité avec un parc d’impression et des périphériques plus performants.

Où trouver une solution d’impression sécurisée ?

Besoin d’un outil pour gérer vos travaux d’impression ? Optez pour les solutions de gestion des impressions proposées par Bluemega. Nos solutions logicielles vous permettent de sécuriser vos activités d’impression avec plusieurs fonctionnalités à cet effet. Parmi ces fonctionnalités, il y a le système d’authentification qui limite l’accès aux données d’impression et à l’utilisation des périphériques. Ajoutez à cela le suivi et contrôle des travaux et les alertes en cas de problèmes au sein de l’environnement d’impression. Imprimantes, photocopieurs ou multifonctions (MFP), nos solutions sont compatibles avec toutes les marques de périphériques d’impression et copie sur le marché. Aussi, n’attendez plus pour contacter Bluemega et disposer de la solution de gestion de l’impression adaptée à vos besoins en sécurisation.